5.9. Подведение итогов данных
Часто возникает необходимость сгруппировать данные и вычислить промежуточные и полные итоги.
Microsoft Excel предоставляет несколько возможных способов суммирования и анализа значений в списке:
Для расчета общего итога по столбцу или по строке может быть использовано автоматическое суммирование, позволяющее быстро создать формулу суммирования значений столбца или строки.
Имеется возможность автоматического расчета промежуточных итогов по значениям списка. Например, для списка, содержащего суммы продаж для представителей отдела продаж по разным регионам, можно рассчитать промежуточные итоги для каждого региона или для каждого представителя отдела продаж.
Для расчета итогового значения по строкам списка в соответствии с заданным условием можно воспользоваться командой Автофильтр, чтобы вывести строки, удовлетворяющие этому условию, а затем рассчитать сумму только по этим строкам с помощью автоматического суммирования.
Подведение промежуточных итогов
В большом списке для автоматического структурирования данных листа могут быть использованы промежуточные итоги. Для подведения промежуточных итогов:
Отсортируйте список по столбцу, для которого необходимо подвести промежуточный итог. Например, чтобы просуммировать единицы продукции, проданные каждым лицом в списке продавцов, объемы продаж и количество проданного, отсортируйте список по столбцу продавцов.
Укажите ячейку в этом списке.
Выберите команду Итогив менюДанные.
Выберите столбец, содержащий группы, по которым необходимо подвести итоги, из списка При каждом изменении в. Это должен быть тот столбец, по которому проводилась сортировка списка на шаге 1.
Выберите функцию, необходимую для подведения итогов, из списка Операция
Выберите столбцы, содержащие значения, по которым необходимо подвести итоги, в списке Добавить итоги по.
При выборе элементов, для которых создаются промежуточные итоги, лист представляется в виде структуры, что позволяет выбрать уровень детализации отображаемых данных. Можно скрывать или показывать столько деталей, сколько нужно.
Чтобы просмотреть:
детальные данные внутри группы, нажмите кнопку
;определенный уровень структуры, нажмите символ уровня
;все детальные данные в структуре, нажмите символ самого нижнего. Например, если существует три уровня, то нажмите кнопку
.
Чтобы скрыть:
детальные данные внутри группы, нажмите кнопку
;определенный уровень структуры, нажмите символ предыдущего уровня
;все детальные данные в структуре, нажмите символ первого уровня
.
Примечание. Если на листе отсутствуют символы структуры, то установите флажок Символы структурывкладкиВиддиалогового окнаПараметры(менюСервис).
5.10. Сводные таблицы
При работе со списком, содержащим полные данные, может возникнуть необходимость получить глобальную оценку, например проанализировать суммарные объемы продаж или получить ответ на вопрос, насколько успешно каждый товар продается определенными сотрудниками. Такую группировку данных можно осуществить с помощью динамических сводных таблиц.
Сводная таблица— это таблица, которая используется для быстрого подведения итогов или объединения больших объемов данных. Меняя местами строки и столбцы, можно создать новые итоги исходных данных. Отображая разные страницы, можно осуществить фильтрацию данных, а также отобразить детальные данные области.