Преобразование таблицы в текст

MS Word позволяет преобразовать содержимое таблицы в абзацы обычного текста, разделенные запятыми, знаками табуляции, маркерами абзацев или другими символами-разделителями. Для этого необходимо выделить строки, которые предполагается преобразовать в текст, или всю таблицу. Выбрать команду Таблица –> Преобразовать в текст. На экране появится окно диалогаПреобразовать в текст.

Выбор разделителей текста не ограничивается предопределенными символами, можно по своему усмотрению установить любой одиночный символ.

Преобразование текста в таблицу

При преобразовании текста в таблицу можно использовать текст, уже содержащий символы-разделители (запятые, знаки табуляции или маркеры абзаца), или добавить их перед выделением текста, который требуется преобразовать. Для преобразования существующего текста в таблицу выполнить следующие действия:

1. Если в исходном тексте отсутствуют символы-разделители, добавить их:

Символ-разделитель	Позволяет
Запятые или знаки табуляции	Отделить содержимое ячеек в одной строке
Маркеры абзаца	Пометить концы строк

2. Выделить текст, который предполагается преобразовать в таблицу.

3. Выбрать команду Таблица –> Преобразовать в таблицу, в результате чего на экране появится окно диалогаПреобразовать в таблицу .

4. Ввести в соответствующем поле требуемое число столбцов или указать его с помощью кнопок, расположенных в правой части поля.

5. Ввести требуемое количество строк в соответствующем поле.

6. Если нужно изменить символ-разделитель, предложенный MS Word, необходимо выбрать требуемую опцию в разделе Разделительи нажать кнопкуОК.

4.10. Шаблоны

Деятельность любого учреждения невозможна без канцелярской работы, которая всегда, даже при наличии компьютерной техники, существенно облегчающей канцелярский труд, сопровождается огромным количеством формуляров, справок, служебных записок и т. д. Все эти формы создаются по определенным правилам, имеют свои особенности. Создать любой документ просто, если имеется шаблонэтой формы.

Понятие шаблонаявляется одним из фундаментальных понятий MS Word. Итак,шаблон– это совокупность параметров документа, предназначенных для многократного использования.

По умолчанию все документы основаны на обычном шаблоне, который содержит определенный набор установок: стандартная настройка меню, клавиатуры панелей инструментов, стандартные встроенные стили. Шаблон Обычныйявляется общим шаблоном, так как он лежит в основе не только любого документа, но и любого шаблона. Создав документ, внеся в него установки форматирования, элементы автоматизации, можно в дальнейшем сделать его шаблоном. Если созданный шаблон используется для какого-то определенного типа документов, то такой шаблон называетсяспециальным.

Приступая к работе с шаблонами необходимо ознакомиться со всеми встроенными в MS Word шаблонами. Если среди множества шаблонов найдется сходный с требуемым документом, то внеся в него некоторые изменения и дополнения, можно получить новый шаблон.

Иногда большое значение имеет не содержимое документа, а его оформление. Для каждого типа документов существует специальный шаблон, позволяющий оформить его так, как того требует его назначение. Если изменить шаблон, то получится новый документ, хотя содержание может оставаться тем же.

Для замены шаблона необходимо выполнить следующее:

1. Выбрать команду Сервис –> Шаблоны и надстройки. Откроется окно диалогаШаблоны и надстройки.

2. Нажать кнопку Присоединить, откроется окно диалогаПрисоединение шаблона.

3. Выбрать нужную папку, а в папке – название требуемого шаблона. Нажать Открыть. Снова будет открыто окно диалогаШаблоны и надстройки.

4. Установить флажок Автоматически обновлять стили документа. НажатьОК.

В активном документе используемые стили будут изменены на стили из присоединенного шаблона.

MS Word позволяет использовать несколько шаблонов одновременно. Такая необходимость может возникать, когда из одного шаблона надо позаимствовать, например, форматирование страницы, из другого – стили, из третьего – оперативные клавиши. В таких случаях можно скопировать нужные элементы из разных шаблонов через окно диалога Организатор. В качестве альтернативного способа можно подключить несколько шаблонов одновременно.

При использовании нескольких шаблонов с одинаковыми именами стилей могут возникнуть проблемы, связанные с совпадением имен. Поэтому при использовании нескольких шаблонов задача усложняется необходимостью скопировать шаблон и заменить совпадающие имена стилей.

При работе с документом, построенным на основе какого-то шаблона, может возникнуть необходимость внести в шаблон изменения. Обычно это касается стилей и параметров форматирования страницы. При этом можно непосредственно видоизменять сам шаблон, а можно вносить изменения в документ, основанный на этом шаблоне, и затем сохранить внесенные изменения в шаблоне.

Внося изменения в шаблон, необходимо обязательно копировать его, с тем, чтобы исходный шаблон не был поврежден.

Можно внести изменения в шаблон через документ. Смысл этой процедуры сводится к изменению параметров форматирования документа, при этом также можно пользоваться окном диалога Организатор(рис. 4.37) для копирования стилей из других шаблонов. В заключение документ сохраняется в качестве шаблона.