2. Канали та засоби комунікацій.

Для менеджера доступними є два типи комунікацій: формальні та неформальні.

Формальні комунікації - передбачені організа­ційною структурою. Схема організаційної структури є ілюстрацією "проходження інформації каналами". Формальні комунікації поділя­ються на вертикальні, горизонтальні та діагональні.

До вертикальних комунікацій належать комунікації зверху вниз і знизу вгору.

Комунікації зверху вниз вирішують п'ять основних завдань:

• ознайомлення працівників з цілями організації для усвідомлення ни­ми важливості виконуваної роботи;

• викладення конкретних інструкцій щодо виконання робіт;

• забезпечення розуміння роботи та її зв'язку з іншими завданнями організації;

• надання інформації про процедури .і методи виконання роботи;

• забезпечення підлеглих інформацією зворотного зв'язку про ре­зультати діяльності організації.

Отже, комунікації зверху вниз допомагають пов'язувати різні рівні організації, координувати їх діяльність.

Поряд з тим комунікації зверху вниз мають ряд недоліків:

• створення передумов для формування авторитарної системи;

• значне завантаження підлеглих;

• постійні втрати інформації внаслідок викривлень, помилкової інтерпретації.

Горизонтальні комунікації здійснюються між особами, які знаходяться на одному рівні ієрархії. Такий обмін інформацією забезпечує координацію діяльності (наприклад, між віце-президентами з маркетингу, фінансів, виробництва).

Діагональні комунікації здійснюються між особами, які перебувають на різних рівнях ієрархії (наприклад, між лінійними та штабними підрозділами, Коли штабні служби керують виконанням певних функцій).

Неформальні комунікації - не передбачені організаційною структурою. Практика свідчить, що значна частина комунікацій здійснюється неформально, за допомогою незапланованих керівницт­вом способів. Особливо слід підкреслити, що неформаль­ними каналами комунікацій передається значна частина достовірної інформації. Неформальна інформація буває досить корисною для до­повнення інформації, отриманої через формальні канали комунікації. Ця інформація є цінною для керівника, однак не можна допускати, щоб система розповсюдження чуток виступала замінником формаль­них каналів комунікації. Неформальні канали, як і формальні, передають інформацію у чотирьох напрямах: вгору, вниз, горизонтально, по діагоналі.

Неформальні канали комунікацій мають певну логічну структу­ру. Курт Девіс, автор багатьох робіт з біхевіористики, вказував на такі типи комунікаційних ланцюгів, що використовуються в неформальних комунікаціях:

1) Одножильний ланцюг

2) Ланцюг „пліткаря”

3) „Імовірнісний” ланцюг

4) кластерний ланцюг використовується найчастіше. При цьому повідомлення надсипають одним особам і обходять інших. Кластерні ланцюги (аналогічно до математики, математичної статистики, факторного аналізу) характеризують вибірковість комунікацій і забезпечують оперативність передавання інформації.

Комунікації поділяються на два великих класи: письмові та. усні. Письмові комунікації виступають у формі планової та звітної документації, пам'ятних записок, доповідей, оголошень, довідників, фірмових газет тощо. Переваги таких комунікацій:

• добре збереження інформації;

• можливість вивчення, багаторазове перечитування інформації;

• ґрунтовність підготовки;

• можливість доведення до багатьох працівників.

Недоліки письмових комунікацій:

• складність поновлення;

• об'ємність інформації (особливо знизу вгору).

Усні комунікації - телефонні розмови, публічні виступи, наради, безпосереднє спілкування тощо). Позитивним аспектом таких ко­мунікацій є економія часу, забезпечення глибшого взаєморозуміння.

Вдосконалення письмових й усних комунікацій можна забезпе­чити використанням контрольного переліку „П'ять „С” комунікації”, який приводиться Р.Фалмером. Якщо повідомлення високо оцінюється за кожною з наступних категорій, то воно успішно перене­се ідеї від відправника до отримувача:

1. Ясність.

2. Повнота.

3. Лаконічність.

4. Конкретність.

5. Коректність

„П'ять „С” комунікації” корисні при оцінюванні будь-якого пові­домлення, і досвідчені менеджери вміло реалізують ці вимоги.