3.2. План рахунків. Настройка довідників.

План рахунків.

Перед обліком будь-яких господарських операцій в першу чергу визначається план рахунків, на основі якого буде вестися бухгалтерський облік на підприємстві. На підприємстві може використовуватися стандартний план рахунків, що встановлений норматвними документами, а також інші спеціальні плани рахунків.

Система рахунків залежить від облікової політики підприємства. Як правило, на підприємствах застосовують один план рахунків, але на деяких, наприклад таких як спільні, може використовуватися і декілька планів рахунків. В системі 1С:Підприємство передбачена можливість ведення необмеженої кількості плану рахунків.

Сам план рахунків створюється на етапі конфігурування. При цьому частина рахунків може бути введена на етапі конфігурації, всі інші вводяться вже прироботі з інформаційною базою.

Настройка бухгалтерських рахунків це, напевно, найбільш відповідальний етап підготовки системи до ведення обліку. Перед усім потрібно відкрити план рахунків і ознайомитися зі складом існуючих рахунків і настройок їх обліку.

За звичай план рахунків відкривається при виборі в головному меню “Операції” пункта “План рахунків”, або подвійним натисканням лівої клавіші “миші” на відповідну кнопку на панелі інструментів.

План рахунків являє собою таблицю, кожна строчка якої відображає відповідний рахунок чи субрахунок бухгалтерського обліку.

Рис. 3.3. Вікно вибору плану рахунків

В списку рахунків виводяться колонки, що відображають різноманітні дані рахунка:

Р ис. 3.4. Вікно плану рахунків

• Код - повний код рахунка,що включає всі коди вищестоячих рахунків.

• Найменування - найменування рахунка (субрахунка).

• Вал. - ознака ведення валютного обліку. Якщо по рахункну ведеться валютний облік то в графі “Вал.”ставиться знак “+”.

• Кол. - ознака ведення кількісного обліку. Якщо по рахункну ведеться кількісний облік то в графі “Вал.”ставиться знак “+”.

• Заб. - ознака забалансового рахунка. Якщо рахунок забалансовий, то в графі “Заб.” ставиться знак “+”.

• Акт. - ознака активності рахунка. Дана ознака може мати значення: “А”-активний, “П”-пасивний, “АП”-активно-пасивний.

• Субконто - види аналітики рахунка.

Сама ліва колонка є службовою і відображає стан рахунка:

- рахунок є групою;

- власне рахунок;

- помічений на видалення;

- рахунок заведений в інформаційній базі;

- рахунок заведений в конфігурації.

Як уже говорилося, до плану рахунків входять рахунки створені на етапі конфігурації. Такі рахунки недоступні для редагування в сеансі роботи користувача іх редагують або видаляють тільки в режимі конфігурування.

Довідники.

При заповненні бланка будь-якого документа часто потрібно вказувати інформацію, вибираючи значення із раніше заданого списка. Такий список і являє собою довідник. Довідник використовується в тих випадках, коли потрібно використовувати неодноразове введення інформації.

Система 1С:Підприємство дозволяє вести практично необмежену кількість довідників. Кожен довідник являє собою список однорідних об’єктів: співробітників, організацій, товарів і т.д. Кожен такий об’єкт будемо називати елементом довідника . В якості обов’язкових реквізитів кожен довідник має код і найменування. 1С:Підприємство представляє широкі можливості по роботі з кодами елементів довідника: автоматичне присвоювання кодів, автоматичний контроль унікальності коду та ін.

Список елементів довідника може бути багаторівневим. В даному випадку всі стрічки довідника будуть підрозділятись на два види: “просто” елементи довідника і групи довідника. Використання багаторівневих довідників дозволяє організувати введення інформації в довідник з потрібним рівним деталізації. Елементи і групи довідників в багаторівневих довідниках можна переносити із однієї групи в іншу.

Р обота із довідниками може здійснюватися в двох режимах: режим перегляду і редагування та режим вибору елемента довідника.

Рис. 3.5. Вікно вибору довідника.

В режимі перегляду і редагування форма довідника відкривається за допомогую головного меню програми, шляхом натискання кнопки панелі інструментів “Довідники” або пункту “Довідники” в меню “Операції”.

Після відкриття даного пункту на екрані буде виданий список існуючих в системі довідників.

В даних списках клавішами або “мишою” слід вибрати най менування потрібного довідника і натиснути кнопку “ОК” або клавішу ENTER.

З овнішній вид форми довідника повністю визначається в процесі настройки конфігурації задачі, однак існують декілька загальних елементів, які мають всі форми довідників.

Рис 3.6. Типова форма

довідника

Умовні позначення, що визначають тип рядка в довіднику мають слідуюче значення:

- строчка є елементом довідника;

- строчка відповідає групі елементів. Подвійне натискання лівої клавіші “миші” на даному значку відкриває доступ до елементів довідника, що входять в дану групу.

-строчка включає назву групи, відкритої для перегляду. Така строчка завжди розміщується у верхній частині таблиці, під назвою колонок довідника, і недоступна для коригування. Подвійне натискання лівої клавіші “миші” на даному значку закриває групу.

Крім того, в довіднику можуть бути “закреслені” умовні знаки, що означають про помічення на видалення елементів або групи довідника.

Вікно довідника може містити панель інструментів для швидкого доступу до найбільш часто використовуваних команд роботи з довідниками. Зазвичай вона розташовується у верхній частині вікна довідника, але після відповідної настройки параметрів інтерфейса вона може розташовуватись як і внизу, так і зліва чи справа, або зовсім прибрана.

В режимі вибору довідник відкривається тільки при введенні значень субконто, константи, реквізита документа чи, реквізита іншого документа натискання кнопки чи клавіші F4.

Відмінності між двома режимами полягає в тому, що в режимі вибору можливо встановити курсор на потрібний елемент довідника і при натисканні кнопки панелі інструментів або клавіш ENTER, SHIFT+ENTER. ввести поточний елемент як значення редагуємого об’єкта.

При використанні в процесі роботи системи в режимі 1С:Підприємство користувач зможе виконувати тільки коректування значень в довіднику. Добавлення нових, видалення непотрібних, зміна найменування існуючих довідників можливо виконувати лише в Конфігураторі.

В системі 1С використовуються наступні довідники.

Номенклатура (ТМЦ).

У довіднику ТМЦ (товарно-матеріальних цінностей) зберігається список ТМЦ (товарів, продукції, матеріалів тощо), а також інформація про послуги, що їх надають і отримують. Дані з цього довідника використовують для заповнення різноманітних документів та аналітичного обліку ТМЦ на рахунках обліку.

Необортні активи\Необоротные активы.

У даному довіднику зберігається спикок об’єктів основних засобів (ОЗ), нематеріальних активів тощо. Дані цього довідника використовують під час введення і редагування низки документів, а також для аналітичного обліку на рахунках 10, 11, 12, 13, 18, 01.

Складові продукції\Состав продукции.

Цей довідник підпорядкований довіднику ТМЦ. Для кожної ТМЦ, що є продукцією (задано відповідний реквізит), у довіднику складові продукції міститься список матеріалів та інших затрат, потрібних для виробництва конкретної ТМЦ.

Партії ТМЦ\Партии ТМЦ.

Цей довідник підпорядкований довіднику ТМЦ. Зміст цього довідника залежить від способу ведення обліку. У разі використання методу обліку “По партиям” записи довідника створюються автоматично під час проведення прибуткових документів. Якщо облік ТМЦ ведуть за середньою ціною, то в довіднику є одна партія – “Партия по умолчанию”, і облік проводять за нею.

Одиниці вимірювання\Единицы измерения.

Цей довідник підпорядкований довіднику ТМЦ. Наприклад, для обліку товару в штуках і в упаковках можна як базову одиницю задати “шт.”. Нехай в упаковці товару міститься 5 штук, тоді в довіднику Единицы измерения можна створити додаткову одиницю упаковки і задати для неї коефіцієнт перерахунку 5.

Валюти\Валюты.

Список валют і їхніх курсів зберігається в довіднику Валюти, який застосовують з метою формування бухгалтерських проведень між рахунками, для яких задано ознаку валютного обліку. Перш ніж почати роботу з програмою, треба перевірити, щоб у довідник було введено мінімум національну валюту (гривню).

Контрагенти\Контрагенты.

У довіднику міститься інформація про всіх постачальників, покупців та інших, тобто про всіх контрагентів підприємства (юридичних і фізичних осіб).

Грошові рахунки\Денежные счета.

Цей довідник підпорядкований довіднику Контрагенти, і об'єднує список рахунків контрагента, через які той проводить безготівкові платіжні розрахунки.

Місця зберігання\Места хранения.

Довідник використовують з метою веденя списку місць зберігання основних засобів, нематеріальних активів, матеріалів. Існує три типи місць зберігання: 1)матеріально-відповідальні особи; 2)склад; 3)магазин.

Рахунки нашої фірми\Счета нашей фирмы.

У даному довіднику зберігають список усіх місць, де може бути готівка і безготівкові грошові засоби підприємства, тобто інформацію про всі банківські рахунки і каси організації. (Запам'ятайти, що під час роботи валюту рахунка змінювати не можна).

Співробітники\Сотрудники.

Даний довідник містить інформацію про співробітників підприємства.

Валові прибутки/видатки\\Валовые доходы/расходы.

Цей довідник використовують для аналітичного обліку валових доходів і валових витрат. Якщо у документах правильно задані статті з цього довідника то регламентований звіт Декларація про прибуток.

Види затрат\Виды затрат

Даний довідник містить список видів затрат. Його використовують для аналітичного обліку наступних бухгалтерських рахунків 23, 39, 80-85, 91-93, 941, 944-949, 95, 96, 974-979, 98, 99.

Податки і відрахування\Налоги и отчисления

Список податків, відрахувань, зборів до різних цільових фондів розміщений у довіднику Податки і відрахування. Крім того, у довіднику є додаткові дані про кожен вид відрахувань і податків: ставка податку, її межа, організація-одержувач та її банківські реквізити, типовий зміст платежу, рахунок обліку розрахунків тощо. Якщо довідник заповнений правильно, то під час редагування документів програма обчислить суми податків і відрахувань автоматично.

Порада. Не змінюйте назви параметрів і текстові коди елементів довідника. Вони використані в алгоритмах типової конфігурації, тому їхня модифікація призведе до некоректних розрахунків сум тих чи інших податків або відрахувань.

Цінні папери\Ценные бумаги.

У довіднику зберігають список цінних паперів, що належать організації. Довідник використовують для аналітичного обліку на бухгалтерських рахунках 331, 332, 34, 51, 62 та ін.

Бланки суворої звітності\Бланки строгой отчетности.

Даний довідник застосовують для аналітичного обліку на позабалансовому рахунку 08.

Інвестиції\Инвестиции.

У цьому довіднику зберігають список об’єктів капітального будівництва, капітальних вкладень, інвестування, видів довготермінових фінасових вкладень тощо. Його використовують для аналітичного обліку на рахунках 14, 15, 35.

Банки\Банки.

Даний довідник призначений для зберігання списку банків України.

Доходи майбутніх періодів\Доходы будущих периодов.

Довыдник призначений для ведення списку видів доходів, отриманих у звітному періоді, які стосуються майбутніх звітних періодів. В системі довідник використовують для аналітичного обліку на рахунку 69.

Кредити\Кредиты.

У цьому довіднику зберігається перелік наданих організації кредитів та інших позичених коштів, а також відкладених платежів до бюджету (різних боргових зобов’язань організації).

Гарантії\Гарантии.

Довідник об’єднує перелік виданих і отриманих організацією гарантій виконання зобов’язань і платежів. Призначений для аналітичного обліку на позабалансових рахунках 05 і 06.

Контрактні зобов’язання\Контрактные обязательства.

У довіднику міститься список зобов’язань організації за укладеними контрактами. Головне призначення довідника – ведення аналітичного обліку на позабалансовому рахунку 03 Контрактні зобов’язання.

Робота з довідниками

• П ошук. Для шуканя елемента у довіднику найзручніше застосовувати кнопку на панелі інструментів головного вікна програми, однак можна використати і команду з меню “Действие”.

П ошук

Поле введеня рядка Прямий пошук Зворотній

для пошуку пошук

Рис. 3.7. Елементи керування пошуком на панелі інструментів.

Рис. 3.8. Вікно пошуку.

• Сортування.Під час роботи з довідником великого значення набуває сортування його елементів. Програми 1С надають користувачу три способи сортування довідника: за кодом, за назвою і за параметром.

Спосіб сортування можна змінити за допомогою пункту меню Действие – сортировка. Кожному зі способів сортування відповідає певна комбінація клавіш:

за кодом – Ctrl+1

за назвою – Ctrl+2

за параметром – Ctrl+3