6.3. Розрахунки з підзвітними особами.
Підзвітними особами можуть бути тільки співробітники організації. тому передусім треба - заповнити довідник Сотрудннки/Співробітннкп.
Одержання підзвітними особами готівки з каси і повернення її до каси забезпечують документи Приходный кассовый ордер/Прибутковий касовий ордер і Расходный (кассовый ордер/Видатковий касовим ордер які відображені в журналі Касса/Каса.
Ці документи і журнал Касса/Каса » описано вище.
Проте, окрім видачі і повернення готівки, під час обліку розрахунків 3 підзвітними особами використовують ще й авансові звіти, якими підзвітні особи звітують за витрачені кошти. Для цього в типовій конфігурації передбачено однойменний документ, який не тільки дає змогу одержати друковану форму авансового звіту, а й автоматично формує проведення на підставі введених даних. Ці документи відображені в журналі Авансовые отчеты/Авансові звіти.
Рис.6.6. Журнал Авансові звіти.
Рис.6.7. Документ Авансовий звіт.
Розглянемо документ Авансовый отчет/Авансовий звіт (рис.6.7) детальніше. Це багатофункційний документ, оскільки за його допомогою можна оформити як операцію розрахунків з підзвітною особою, так, операцію оприбуткування від підзвітної особи товарно-матеріальних цінностей та інших матеріальних і нематеріальних активів, придбаних 3а національну валюту.
Потрібно зазначити про відмінність використання документа Приходная накладная/Прибуткова накладна з увімкненою можливістю Через подотчетное лицо/Через підзвітну особу і документа Авансовый отчет Авансовий звіт, який реєструє оприбуткування ТМЦ. Ці документи відображають дві різні господарські операції, які оформлюють різними наборами проводок. У випадку використання прибуткової накладної, крім списання сум з підзвітної особи, відбувається часткове або повне закриття взаєморозрахунків з постачальником, а в разі використання авансового звіту — лише списання сум з підзвітної особи.
Заголовну частину документа Авансовый отчет/Авансовий звіт треба заповнювати в такій послідовності:
Визначити підзвітну особу, для якої формують авансовий звіт. вибравши її з довідника Сотрудники/Співробітники;
задати валюту авансового звіту, в якій буде наведено суми витрат підзвітної особи. Якщо документ використовують для оприбуткування ТМЦ, то валютою повинна бути гривня;
увести курс валюти щодо гривні;
вибрати з довідника Налоги и отчисления/Податки і відрахування ставку ПДВ для документа;
визначити місце зберігання, куди будуть оприбутковані товарно-матеріальні цінності від підзвітної особи.
У табличній частині документа задають таку інформацію:
дати початку і кінця (їх використовують у друкованих формах звітів про видатки на відрядження);
рахунок, на який повинна бути зачислена поточна витрата;
аналітику вибраного рахунка. Це повинен бути елемент довідника ТМЦ, Виды затрат/Види затрат, Инвестиции/Інвестиції - для об'єктів основних фондів, інших необоротних активів;
довідкову інформацію: за що і за яким документом зроблені видатки (використовують у друкованій формі);
кількість оприбуткованих об’єктів (для затрат відредагувати цю графу неможливо, бо вона не досяжна);
ціну без ПДВ оприбуткованої ТМЦ (ОС, МБП, НМА) (у разі затрат це поле недосяжне для редагування);
суму без ПДП поточної затрати;
суму ІІДВ (у валютному авансовому звіті це поле не заповнюють):
загальну суму з ПДВ за видатком (вартість з ПДВ оприбуткованих об'єктів);
ознаку того, проводити рядок документа чи ні (треба вибрати елемент перерахування Да/Нет/Так/Ні у графі Проводить ?/Проводити ?);
ознаку зачислення поточної затрати до складу валовим видатків (для зачислення затрати до валових видатків у графі Валовые расходы/ Валові видатки треба вибрати Да/Так);
аналітику за валовими видатками.
Проведення документа Авансовий отчет/Авансовий звіт приведе до формування відповідного набору бухгалтерських проводок які відображають ухвалення видатків підзвітної особи або ж оприбуткування товарно-матеріальних цінностей через підзвітну особу. Друковану форму авансового звіту одержують за допомогою кнопки Печать/Друкувати.
Зведену інформацію про розрахунки з підзвітними особами можна отримати за допомогою стандартних звітів.