28. Оформлення сторінки документа. Рубрикація тексту.

Управлінські документи оформляють на папері формату А4 (297 х 210мм.) та А5 (148 х 210мм.). Для зручності з усіх боків сторінки залишають вільні поля: ліве - 35мм.; праве - не менше 8мм.; верхнє - 20мм.; нижнє -19мм. Якщо текст документа займає не одну сторінку, то на другу сторінку не можна переносити тільки підпис. Також не бажано: 1. відривати один рядок тексту чи слово від попереднього абзацу; 2. починати один рядок нового абзацу на сторінці, що закінчується, краще почати новий абзац на наступній сторінці; 3. переносити слово на межі сторінок, слід переносити це слово на нову сторінку. Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох або більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої. Якщо текст документа друкується з другого боку аркуша, то номери проставляються по середині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм. від краю. Слово «Сторінка» не пишеться, а також біля цифр не ставляться ніякі позначки.

Рубрикація – це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від ін., а також використ. заголовків, нумерації тощо. Найпростішою рубрикацією є поділ на абзаци. Членування тексту на абзаци часто поєднується з нумерацією(числовою і буквеною). Традиційна система нумер. базується на використ. знаків різних типів – римських і арабських цифр, малих і великих літер поєднуваних з абзацними відступами. Нова система ґрунтується на використ. арабських цифр: 1)кожна складова тексту, яка відповідає поняттям: частина, розділ, пункт одержує свій номер; ном. познач. лише араб. цифрою; після кожної цифри став. крапка; 2)номер кожної складової частини включ. всі номери відповідних склад. частин вищих ступенів поділу.

29.Способи викладу матеріалу в документах із низьким рівнем стандартизації.

За способом викладу матеріалу в документах із низьким рівнем стандартизації виділяють такі види текстів: розповідь, опис, міркування.

Розповідь - це такий спосіб викладу матеріалу, при якому події відтворюються в хронологічній послідовності. Розповідь використовується в автобіографіях, протоколах, звітах. Послідовність викладу в розповіді підпорядковується найчастіше саме хронологічному принципу, а не внутрішньому, причиново-наслідковому. Відступ від цього принципу можливий лише тоді, коли необхідно підкреслити залежність роз'єднаних у часі, але внутрішньо пов'язаних подій.

Опис - це принцип характеристики явища через перерахування ознак, властивостей та ін. Частини опису, які розкривають різнопланові риси предмета чи аспекти питання, називають елементами опису. Використовують такий спосіб викладу в актах, звітах, наказах, постановах.

Міркування - це спосіб викладу, при якому логічно послідовний ряд визначень, суджень і висновків розкриває внутрішній зв'язок явищ і, як правило, доводить певне положення через причиново-наслідкові зв'язки, через зіставлення, порівняння, розкриття змісту цих зв'язків. У міркуваннях найчастіше щось доводиться; такий спосіб ґрунтується на доказовості. Використовують такий спосіб у доповідних записках, актах, розпорядженнях.

Прямим називають виклад, коли на початку документа подаються обставини, що викликали його появу, або вказуються причини саме такої постановки питання, а в кінці повідомляється мета документа.

Зворотнім називають виклад, при якому мета документа оголошується на його початку, а вже потім даються пояснення, наводяться факти, розрахунки тощо.

Тож виклад матеріалу в будь-якому документі повинен вестись за чітко продуманим планом; уся система викладу повинна відповідати законам логіки.

Узагальнення

Таким чином, документи з високим та низьким рівнями стандартизації є важливими складовими писемного ділового мовлення, Засвоєння і правильне використання основних реквізитів сприятиме підвищенню культури писемного ділового мовлення, а також більш ефективному укладанню ділових паперів…