Тема 7. Конфлікт інтересів посадових осіб акціонерного товариства. Інформація з обмеженим доступом

7.1 Сутність конфлікту інтересів посадових осіб.

7.2 Послідовність дій в разі конфлікту інтересів.

7.3 Інформація з обмеженим доступом.

7.1 Сутність конфлікту інтересів посадових осіб.

Конфлікт інтересів – це ситуація, в якій посадова особа органу управління АТ має особисту зацікавленість (пряму, опосередковану чи потенційну), що перевищує загальноприйняту зацікавленість у результатах виконуваної роботи. Як правило, така зацікавленість не відповідає, а у більшості випадків навіть суперечить інтересам, діловій репутації чи діяльності АТ. Конфлікт виникає у однієї особи між двома її інтересами: як посадової особи, що має діяти в найкращих інтересах компанії, та як приватної особи (особистий інтерес).

Така суперечність може виражатися в тому, що:

1) посадова особа матиме зиск від ситуації, що склалася (укладення угоди, затвердження проекту тощо);

2) внаслідок дій посадової особи Товариство не зможе досягнути результату, що більш за все відповідає інтересам Товариства;

3) внаслідок дій посадової особи постраждає ділова репутація Товариства або честь та гідність самої посадової особи чи інших посадових осіб Товариства. Саме тому така ситуація і отримала назву “конфлікт інтересів”.

Основне, що лежить в основі конфлікту інтересів – зацікавленість посадової особи. Конфлікт інтересів виникає, якщо має місце підвищена зацікавленість, тобто така, що виходить за рамки звичайного інтересу до справи, обумовленого займаною посадою. Оскільки важко визначити, чи перевищує зацікавленість звичайну, чи ні – вводиться поняття зацікавлених осіб, що значно спрощує ситуацію.

Конфлікт інтересів - це ще не злочин. Однак, якщо проаналізувати наслідки, до яких може призвести його існування - можна зробити висновок, що конфлікт є першим кроком до злочину. Існування конфлікту інтересів не є злочином. Це ситуація, виникнення якої іноді навіть не залежить від волі особи. Головним принципом при виникненні конфлікту інтересів є розкриття інформації про його існування.

7.2 Послідовність дій в разі конфлікту інтересів.

Послідовність дій при виникненні конфлікту інтересів наступна:

Виникнення - Повідомлення - Розкриття інформації - Обговорення - Ухвалення рішення - Реалізація справи.

Виникнення. Конфлікт інтересів може виникнути на будь-якому етапі, а саме:

• До моменту призначення чи обрання посадової особи;

• До моменту першого обговорення справи (угоди, проекту);

• Після призначення чи обрання посадової особи;

• Після обговорення справи (угоди, проекту);

• Після ухвалення рішення по справі (угоді, проекту).

Повідомлення. Посадова особа, у якої виникла підвищена зацікавленість у справі (угоді, проекті) повинна повідомити відповідний орган управління. Не можна повідомляти якусь окрему посадову особу, наприклад, секретаря чи голову органу управління. Необхідно, щоб повідомлення було зроблено офіційно та відкрито на першому ж засіданні після виникнення конфлікту інтересів. Повідомлення робиться письмово або ж усно, але з занесенням відповідної інформації до протоколу засідання органу управління. Іноді особа може мати сумнів щодо того, чи існує конфлікт інтересів чи ні. Такі випадки дуже розповсюджені. У такому разі посадовій особі рекомендується повідомити Спостережну раду та отримати відповідне рішення.

Розкриття. Розкриття інформації тісно пов'язане з етапом повідомлення. Розкриття здійснюється на засіданні відповідного органу управління. Особа, що має зацікавленість, повинна надати повну та вичерпну інформацію іншим посадовим особам та пояснити, у чому саме полягає конфлікт інтересів та відповісти на всі запитання. При цьому можлива ситуація, коли посадова особа муситиме розкрити інформацію приватного, тобто конфіденційного характеру про себе чи своїх близьких родичів. Орган управління повинен вжити всіх необхідних заходів щодо збереження такої інформації.

Обговорення. Цей етап не є обговоренням справи (угоди, проекту) по суті. Це етап обговорення того, чи допускає товариство існування конкретного конфлікту інтересів. Під час обговорення посадова особа може бути присутньою та надавати відповідні аргументи та інформацію.

Ухвалення рішення. Рішення складається з двох частин: висновок органу про те, чи є конфлікт інтересів та яким чином мають діяти особи та товариство у ситуації, що склалася. Рішення органу повинно бути мотивованим та зваженим. В голосуванні не беруть участь особи, що мають зацікавленість. Рішення ухвалюється більшістю незацікавлених членів органу.

Реалізація. Реалізація справи, у якій є конфлікт інтересів - це не кінець проблеми, а лише її початок. Ситуації, коли товариство допускає існування конфлікту інтересів, дуже рідко трапляються у практиці. Однак, якщо товариство вирішило, що справа є вигідною для товариства та може бути реалізованою навіть при існуванні конфлікту інтересів - необхідно пам'ятати про основні принципи реалізації такої справи: зацікавлена особа не повинна втручатися на жодному з етапів реалізації справи, якщо у справу входять треті особи - інформація про існування конфлікту інтересів та факт узгодження з товариством повинні розкриватися.

Питання конфлікту інтересів є новим для українських акціонерних товариств. Тому його важливо правильно врегулювати у внутрішніх документах товариства (таблиця 3).

Таблиця 3 - Документи АТ, регулюючі конфлікт інтересів

Документи	Принципи регулювання
Статут	Основні принципи щодо конфлікту інтересів.
Положення про Спостережну раду, Правління, Ревізійну комісію.	Основні принципи поведінки посадових осіб зазначених органів управління, принцип розкриття інформації про існування конфлікту інтересів на етапі обрання.
Положення про посадових осіб	Основні терміни та визначення поняття конфлікту інтересів, загальні принципи поведінки посадових осіб, їх права та обов'язки щодо товариства, загальні засади відповідальності, порядок притягнення до відповідальності.
Договір з посадовою особою	Обов'язок конкретної посадової особи щодо дотримання положень про конфлікт інтересів.
Зобов'язання посадової особи щодо конфлікту інтересів	підписаний посадовою особою документ, що підтверджує її обізнаність з політикою товариства щодо конфлікту інтересів та згоду посадової особи дотримуватись такої політики.

7.3 Інформація з обмеженим доступом.

Питання одержання, використання, поширення та збереження інформації у товаристві набувають все більшого значення. Від того, як товариство використовує та захищає інформацію залежить його діяльність. Розглянемо основні групи та категорії інформації та особливості її надання у кожній з таких груп.

За режимом доступу інформація поділяється на дві групи - відкрита інформація та інформація з обмеженим доступом, яка в свою чергу поділяється на конфіденційну та таємну.

Відкрита інформація - це відомості, які призначені для вільного поширення серед необмеженого кола осіб.

Поширення відкритої інформації може бути ініційоване декількома суб'єктами: державою, власником, зацікавленою особою. Відповідно, відкриту інформацію можна поділити на групи за цією ознакою:

• ініційовані державою. Чинне законодавство містить ряд норм, які зобов'язують товариство поширювати інформацію про себе. Наприклад, Закон "Про цінні папери і фондову біржу" встановлює обов'язкову систематичну публікацію річного звіту та надання інформації до ДКЦПФР, Закон "Про господарські товариства" зобов'язує товариство публікувати повідомлення про скликання загальних зборів та персонально повідомляти про це держателів іменних акцій.

• ініційована власником. В такому випадку товариство як власник інформації саме вирішує, яку інформацію та яким способом поширювати. Це може бути публікація квартальних звітів, інформація про продукцію товариства.

• ініційована зацікавленими особами. Будь-яка особа має право на отримання інформації про діяльність товариства. Іноді такому праву кореспондує обов'язок товариства надавати інформацію на запит зацікавленої особи. Наприклад, Закон "Про господарські товариства" зобов'язує товариство на вимогу акціонера надавати йому для ознайомлення річні баланси, звіти товариства про його діяльність, протоколи зборів, документи, пов'язані з порядком денним зборів, книги протоколів засідань правління тощо.

Інформація може поширюватися різними шляхами, а саме:

• публікація в офіційних друкованих виданнях. Закон України "Про цінні папери і фондову біржу", наприклад, зобов'язує товариство не менше одного разу на рік інформувати громадськість про своє господарсько-фінансове становище і публікувати річні звіти у встановлені терміни.

• поширення через засоби комунікації. До цього виду поширення інформації належить, наприклад, персональне повідомлення акціонерів про скликання загальних зборів, надання якого передбачено Законом України "Про господарські товариства".

• безпосереднього надання на запит зацікавлених осіб. Це найбільш розповсюджений спосіб поширення інформації. Прикладом його застосування може бути надання акціонеру копій протоколів засідань правління або інших внутрішніх нормативних документів товариства.

Як вже зазначалося, інформація з обмеженим доступом поділяється на конфіденційну та таємну.

Конфіденційна інформація - це відомості, які:

• знаходяться у володінні, користуванні чи розпорядженні особи

• поширюються за її бажанням та

• відповідно до встановлених нею умов та правил.

Таємна інформація - це відомості, які:

• становлять державну та іншу передбачену законом таємницю та

• їх розголошення завдає шкоди особі, суспільству, державі.

До таємної інформації може належати, наприклад, лікарська таємниця, таємниця банківського вкладу, комерційна таємниця, таємниця листування тощо.

Комерційна таємниця товариства - це відомості:

• пов'язані з виробництвом, технологічною інформацією, управлінням, фінансами та іншою діяльністю підприємства, що

• не є державною таємницею, та

• розголошення (передача, витік) яких може завдати шкоди його інтересам. (Ст. 30 Закону "Про підприємства в Україні").

Держава визначає:

• перелік відомостей, які не можуть становити комерційної таємниці (КМ);

• відповідальність за розголошення відомостей, які становлять комерційну таємницю підприємства (ВР);

• порядок охорони відомостей, які становлять комерційну таємницю (ВР).

• Згідно з Постановою Кабінету Міністрів України "Про перелік відомостей, що не становлять комерційної таємниці" від 9 серпня 1993 р. № 611, комерційну таємницю не становлять:

• установчі документи, документи, що дозволяють займатися підприємницькою діяльністю та її окремими видами;

• інформація за всіма встановленими формами державної звітності;

• дані, необхідні для перевірки обчислення і сплати податків та інших обов'язкових платежів;

• відомості про чисельність і склад працюючих, їхню заробітну плату в цілому та за професіями і посадами, а також наявність вільних робочих місць;

• документи про сплату податків і обов'язкових платежів;

• інформація про забруднення навколишнього природного середовища, недотримання безпечних умов праці, реалізацію продукції, що завдає шкоди здоров'ю, а також інші порушення законодавства України та розміри заподіяних при цьому збитків;

• документи про платоспроможність;

• відомості про участь посадових осіб підприємства в кооперативах, малих підприємствах, спілках, об'єднаннях та інших організаціях, які займаються підприємницькою діяльністю;

• відомості, що відповідно до чинного законодавства підлягають оголошенню.

Чинним законодавством встановлено кримінальну та адміністративну відповідальність за розголошення комерційної таємниці та конфіденційної інформації. Крім того, товариствам надано можливість притягати посадових осіб до відповідальності, передбаченої установчими документами товариства.

Стосовно інформації з обмеженим доступом Товариство у своїх внутрішніх нормативних документах визначає:

• перелік інформації, віднесеної до категорій конфіденційної та таємної (склад і обсяг відомостей);

• перелік осіб, що мають право доступу до інформації кожної з категорій;

• перелік осіб, які мають право класифікувати інформацію за режимом доступу;

• правила доступу до інформації кожної з категорій та порядок користування носіями інформації;

• права та обов'язки посадових осіб щодо отримання, користування, розповсюдження та зберігання інформації з обмеженим доступом;

• порядок проведення внутрішніх розслідувань по фактах порушення режиму доступу до інформації з обмеженим доступом;

• відповідальність за забезпечення збереження інформації з обмеженим доступом.

Таким чином, товариство повинно врегулювати у своїх внутрішніх документах питання отримання, поширення, використання та збереження інформації (таблиця 4).

Таблиця 4 - Документи АТ, регулюючі інформацію з обмеженим доступом

Документи АТ	Характеристика
Статут	визначає основні принципи діяльності товариства - відкритість та прозорість, право акціонерів на отримання відкритої інформації про товариство, обов'язок акціонерів та посадових осіб товариства щодо збереження інформації з обмеженим доступом
Положення про посадових осіб	визначають обов'язки посадових осіб органів управління товариства щодо сумлінного виконання покладених на них обов'язків та основні принципи поведінки посадових осіб, пов'язані з інформацією з обмеженим доступом; основні засади відповідальності посадових осіб за неналежне виконання посадових обов'язків; порядок притягнення посадових осіб до відповідальності
Положення про інформацію у ВАТ та порядок її надання	містять класифікацію інформації; основні вимоги до оформлення запиту про надання відкритої інформації; порядок та строки розгляду запитів та порядок надання відкритої інформації; загальний перелік відомостей, що є відкритими для ознайомлення; перелік осіб, які мають право класифікувати інформацію за режимом доступу; підстави відповідальності посадових осіб за ненадання або несвоєчасне надання інформації
Договір з посадовою особою	містить обов'язок конкретної посадової особи щодо нерозголошення інформації з обмеженим доступом
Зобов'язання посадової особи щодо інформації з обмеженим доступом	являють собою підписаний посадовою особою документ, що підтверджує її обізнаність з політикою товариства щодо інформації з обмеженим доступом та згоду посадової особи дотримуватись такої політики
Інші документи	Перелік конфіденційної інформації Перелік таємної інформації Перелік осіб, що мають право доступу до конфіденційної інформації Перелік осіб, що мають право доступу до таємної інформації Журнали обліку інформації з обмеженим доступом Інструкція з діловодства щодо інформації з обмеженим доступом