1 Назначение и область применения

Данный документ содержит методические рекомендации по обеспечению сохранности и доступности ЭД на стадии архивного хранения, т. е. после того, как они вышли из оперативного обращения. А для этого требуется, чтобы необходимые меры были приняты уже при проектировании или внедрении информационной технологии, автоматизированной системы или прикладного программного обеспечения¹, предназначенных для создания и обращения ЭД. Именно тогда должны быть определены требования к форматам файлов данных, передаваемых на хранение ЭД, и составу сопроводительных документов (метаданных), обеспечивающих учет, аутентификацию и воспроизведение ЭД.

Пользователями Рекомендаций могут быть предприятия, ведомства, учреждения и организации Республики Беларусь, создающие, использующие и передающие на государственное хранение ЭД, а также ведомственные и государственные архивы, осуществляющие их хранение.

Рекомендации разработаны Белорусским научно-исследовательским центром электронной документации (БелНИЦЭД), Государственным научно-производственным предприятием «Агат-Систем» (ГНПП «Агат-Систем») и Белорусским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (БелНИИДАД).

При разработке Рекомендаций использованы проектные решения ГНПП «Агат-Систем» по созданию автоматизированной информационной системы архива электронных документов и нормативно-методические документы, разработанные БелНИИДАД: “Примерная инструкция по работе с машиночитаемыми документами в организациях, на предприятиях и в ведомственных архивах Республики Беларусь" и “Правила учета и передачи электронных (машиночитаемых) документов на государственное хранение”, а также публикации, указанные в списке литературы.

При использовании материалов Рекомендаций ссылка на документ обязательна.

2 Особенности электронных документов

Электронные документы создаются в среде информационных технологий.

К наиболее распространенным информационным технологиям относятся:

• текстовые процессоры;

• графические редакторы;

• системы управления базами данных;

• электронные таблицы;

• гипертекстовые системы;

• системы записи и воспроизведения аудио и видео данных;

• мультимедиа системы и другие.

Информационные технологии поддерживают определенную инфраструктуру хранения данных на основе различных способов организации данных: текстовые и графические файлы, базы данных, электронные таблицы, аудио и видео данные, мультимедиа данные, гипертексты.

К специфическим характеристикам электронных документов, отличающим их от традиционных бумажных документов, можно отнести:

• кодирование информации и недоступность ее человеческому восприятию без специальных технических и программных средств, обеспечивающих ее воспроизведение;

• отсутствие жесткой привязки к определенному носителю информации и возможность быть зафиксированными на носителях различных типов;

• наличие физической и логической структуры;

• зависимость от информационных технологий, со временем технологически устаревающих и исчезающих из обращения по мере постоянно совершенствующихся и изменяющихся технических и программных средств, и связанная с этим вероятность утраты доступа к ЭД даже при сохранности физического носителя.