Тема 3.Основи структурування документних потоків та масивів

Структура (від лат. “structura” будова, розташування) – сукупність стійких зв’язків об’єкта, що забезпечують його цілісність, збереження основних властивостей . Структурування – це визначення внутрішньої будови об’єкта вивчення, встановлення зв’язків та співвідношень між його складовими.

Основи структурування ДП та М – це базисні положення раціонального впорядкування документів у потоках та масивах, що сприяє створенню оптимальних моделей їх функціонування. Активне збільшення нових видів документів та розширення їх репертуару потребують різних підходів до побудови систем упорядкування ДП та М, оскільки у єдиній сукупності ними складно керувати.

Структурувати ДП та М можна за різними ознаками: змістовними і формальними. До змістовних належать ті ознаки структурування, що відбивають семантичні та тематико-типологічні особливості ДП та М.

Семантична структура ДП та М відбиває смислові зв’язки між документами, кількісну розповсюдженість документів однієї тематики. Семантична структура ДП та М виявляє себе через посилання на попередні роботи в текстах документів, пристатейні та прикнижкові списки літератури та ін. Вивчення семантичної структури ДП та М сприяє визначенню міждисциплінарних зв’язків, тенденцій розвитку комунікативних процесів у науці, фактів зародження нових дослідних напрямів.

Тематична структура – це відносна поширеність документів певної тематики у ДП та М. Моделлю тематичної структури ДП та М можуть служити класифікаційні схеми: Універсальна десяткова класифікація, міжнародна класифікація винаходів та ін.

Семантичну та тематичну структури ДП та М не можна ототожнювати: перша означає зв’язок не лише за тематикою, але й за іншими змістовними зв’язками – за методами дослідження, термінологією, фактичним матеріалом. Семантична структура ДП та М постійно змінюється, оскільки кожен новий документ змінює змістовні зв’язки між попередніми документами та їх значимість для користувача, а тематична структура ДП та М є відносно стабільною.

Типологічна структура ДП та М – це розповсюдженість та к5ількісне співвідношення документів певних типів або жанрів. При динамічному моніторингу за розвитком типологічної структури ДП та М є можливість визначити актуальні проблеми або тенденції функціонування конкретних сфер і галузей. Наприклад, різке зменшення у потоці кількості наукових свідчить про нестабільність та кризовий стан розвитку науки. Сучасну типологічну структуру видавничого ДП відбивають покажчики державної статистики друку: у 1998 р. в Україні було видано 286 од. Офіційних видань, що становить 5,1% загального ДП; 919 друк. од. Наукових видань (16,6%); 493 науково-популярних видань (8,9%); 1507 друк. од. навчальних видань(27,1%); 393 друк. од. довідкових видань (7,1%); 764 друк. од. літературно-художніх видань (13,8%) та ін.

Інші ознаки структурування ДП та М належить до формальних і відбивають видові, мовні, географічні, видавничі характеристики документів, технологічні особливості носіїв інформації та її документування.

Видова структура – це співвідношення у ДП та М документів різних видів. Наприклад, у 1998 р. видова структура ДП видань України мала такі особливості: авторефератів дисертацій – 2601 назва, що становить 25,8% ДП некнижкових видань; образотворчих видань – 222 назви (2,2%); нотних видань – 26 назв (0,2%); 844 журналів та продовжуваних видань (8,4%); 2509 газет (24,9%).

Мовна структура ДП та М – це співвідношення кількості документів, опублікованих певними мовами. Так, у вітчизняному ДП книг політичної тематики у 1998 р. видання українською мовою склали 85,2%, російською мовою – 13,9%, англійською мовою – 0,3%, двома мовами – російсько-українською -0,6%.

Географічна структура ДП та М – це розподіл документів за місцем видання. Наприклад, географічна структура вітчизняного ДП політичної тематики за 1998 р. представлена 20 містами України. Майже 905 складають документи, що видані у Києві (70,9%), Львові (11%) та Харкові (4,8%). Аналіз показників географічної структури ДП книг і брошур України за 1998 р. дозволяє зробити висновок, що книговидавнича діяльність найрозвиненіша у Київській (там видано 50,3% загального ДП), Харківській (9,7;) та Донецькій (8,6%) областях. Одночасно в кризовому становищі перебувають книговидавці Херсонської (видано 0,02% річного обсягу загального ДП книг і брошур) та Миколаївської (0,03%) областей.

Видавнича структура ДП та М – це кількісне співвідношення документів за ознакою належності до видавничих установ, до яких входять державні й приватні видавництва, органи державної влади та управління, вищі навчальні заклади, науково-дослідні установи та ін. уміння орієнтуватися в сукупності видавничих установ та їх продукції дозволяє правильно, оперативно, повно комплектувати документні фонди, розшукувати потрібні користувачам рові видання.

Так, аналізуючи видавничу структуру ДП друкованої продукції України 1998 року, можна констатувати, що найактивнішими були видавництва та видавничі організації недержавних форм власності (ними видано 3266 назв, тобто59% ДП книг і брошур загальним тиражем 23958,4 тис. прим.; міністерства та відомства, що видають книги поза видавництвами, видали 1634 назви (29,5%) книг і брошур загальним тиражем 5732,5 тис. прим.; державні видавництва видали 636 назв(11,4%) книг і брошур загальним тиражем 10881,4 тис. прим. Серед державних видавництв на першому місці за обсягом друкованої продукції видавництво „Освіта” – 159 друк. од. (25% ДП, що аналізується), на другому – „Основа” – 52 друк. од. (8,1%), на третьому – „Наукова думка” – 41 друк. од. (6,4%).

Авторська структура ДП та М – це співвідношення документів за ознакою наукових колективів чи індивідуальних авторів. В залежності від основного профілю розробок первинні наукові колективи (кафедри, лабораторії, відділи, інститути та ін.) поділяються на дві групи: перша – профільні колективи, тобто ті, чия діяльність повністю укладається в межі комплексної наукової проблеми; друга – непрофільні які крім даної проблеми проводять свої основні дослідження і розробки по інших напрямах. Вивчення організаційно-фірменої та авторської структури результативне, тому що дозволяє визначити коло наукових шкіл та їх лідерів, перелік авторів, яких найчастіше цитують та ін.

Хронологічна структура ДП та М – це співвідношення документів за роком видання. Її вивчення результативне при встановлені рівня та швидкості оновлення або старіння документів у документних системах.

ДП та М можна структурувати за будь-якими формальними ознаками документних класифікацій, визначаючи співвідношення документів, що відрізняються знаковою природою інформації, способом документування, матеріальною конструкцією документів, призначеністю для сприйняття інформації користувачем та ін. Так, останнім часом у ДП та М зростає питома вага електронних документів, що свідчить про активне впровадження новітніх інформаційних технологій у сферу документних комунікацій.

У документалістиці поширені інші ознаки структурування ДП: за рівнями та спрямованістю функціонування вістю напрямів. ДП поділяють на два види: симплексний (спрямований від одного створювача до одного користувача) та мультиплексний (від кількох створювачів до одного або кількох користувачів).

Таким чином, ДП та М як системні об’єкти мають структуру, що відображає концентрацію та розсіювання документів, їх кількісне зростання і старіння залежно від конкретних ознак: належності документів конкретним авторам, темам, місцю та року видання тощо. З появою нових наукових напрямів, носіїв, засобів документування інформації та ін. інновацій, що відбуваються в інфосфері, структура ДП та М змінюється. Наприклад, у розвинутих країнах світу в 1990-х рр. електронні форми інформування про нові публікації та доставки їх копій користувачам змінили співвідношення основних видів наукових документів у потоці: швидко зростає кількість наукових журналів на оптичних носіях, збільшується питома вага публікацій з проблем нових інформаційних технологій та ін.

Стеження за змінами структури ДП та М дозволяє прогнозувати закономірності розвитку документних комунікацій суспільства, здійснювати науково обґрунтоване управління документ ними системами.