Підготовка до перевірки

Планову перевірку необхідно ретельно готувати за два-три місяці до її проведення. В процесі підготовки редагується алфавітний каталог, вибірково перевіряється, чи вилучені з нього картки на книги, вибулі між двома перевірками, а якщо їх декілька примірників, чи зроблені відповідні відмітки на картках і в старих інвентарних книгах. В тих випадках, коли виявляються пропуски, необхідно провести повторну суцільну перевірку актів і оформити списання належним чином. Ще раз звірити в ОКіО ЦБ дані обліку бібліотечного фонду. Потім треба проглянути формуляри читачів, документи, що засвідчують видачу книг в бібліотечні пункти, і ліквідовувати заборгованість. Якщо книги давно не обмінювалися, обміняти.

В результаті цієї роботи виникає необхідність в обліку книг, прийнятих від читачів замість загублених. Всю заміну, що є в бібліотеці, слід оформити.

Після цього необхідно проглянути фонд, перевірити правильність розстановки і далі ретельно стежити за порядком на полицях. Якщо перевірка близька до термінів, коли ЦБС проводить списання документів, вилучити ветху, дублетну літературу, оформити її актами, рівно як і книги, загублені читачами, з тим щоб встигнути передати акти і книги в ОКіО ЦБ, отримати затверджені акти назад і провести виключення вибулих видань.

Далі слід також навести лад в обліку книг, отриманих по МБА і внутрішньо-системному книгообміну: не потрібні читачам видання повернути, потрібні — перевірити по зошиту обліку замовлень і тримати окремо один від одного і від решти фонду.

Підставою для перевірки філіалу (відділу) служить наказ по ЦБС (а фонди ЦБ — наказ вищої організації), в якому вказано, в які терміни повинна здійснюватись перевірка, і визначений склад комісії. Головою її може бути або працівник ЦБ, або представник громадськості (при перевірці фонду самої ЦБ представник районного або міського відділу культури).

В завдання комісії входить складання календарного плану перевірки; підготовча робота до перевірки; знайомство з документацією; інструктаж учасників перевірки (як працівників бібліотеки, так і активістів-громадського діячів); проведення самої перевірки; підведення підсумків. Чим ретельніше проведені всі підготовчі заходи, тим буде вищою якість перевірки, тим менше труднощів і непорозумінь буде при підведенні її підсумків.

На час перевірки філіал, як правило, припиняє видачу і лише приймає книги, що повертаються читачам. На видному місці комісія вивішує оголошення з вказівкою, коли філіал закривається на перевірку і коли він відновить свою роботу. В період підготовки до перевірки і підведення підсумків філіал може функціонувати нормально і видавати книги читачам.

Перевірка фонду

Перевірка фонду здійснюється за допомогою контрольних талонів. Суть її полягає в такому: на кожний примірник книги виписують талон; на ньому вказують інвентарний номер, прізвище автора або (коли прізвище автора відсутнє) перше слово заголовка (розмір талона— '/2 каталожної картки). Далі контрольний талон вкладають в кишеньку.

Після того, як талони на весь фонд складені, члени комісії виймають їх з книг, попутно перевіряючи правильність записів. На форзаці книги роблять відмітку про перевірку, використовуючи при цьому спеціальний штемпель, або пишуть від руки рік (1992; 92). Після цього талони складають в наперед підготовлені ящики. ... Стелажі, де книги перевірені і талони з них вийняті, підписують «Перевірено». Це дає можливість бачити перевірену і неперевірену частини фонду, виключає розстановку неперевірених виданні в перевірену частину, забезпечує гарантію того, що ні один стелаж при перевірці не був пропущений., Зразкові норми робіт по перевірці на одну людину такі: написання контрольних талонів за 8-годинний робочий день — 480; підбір контрольних талонів по інвентарних номерах —2200; звірення їх з інвентарною книгою або іншою формою індивідуального обліку-1920. На всі ці види робіт можна направити одночасно велику кількість співробітників.

Далі виписують контрольні талони на книги, що числяться за читачами і бібліотечними пунктами. Книги, прийняті від читачів, не ставлять на полиці, а відкладають в спеціально відведене місце і перевіряють тільки тоді, коли перевірений весь наявний фонд .

Дуже важливо також прослідкувати, щоб де-небудь не залишилися пачки неперевірених книг (відкладених в ремонт, приготованих до списання і т. п.).

Потім контрольні талони розставляють в порядку інвентарних номерів і звіряють їх з інвентарними книгами, алфавітним каталогом або іншими формами індивідуального обліку, роблячи в них відмітки про перевірку («галочки»). Перевірені картки при цьому ставлять у вертикальне положення (картки, що залишилися в горизонтальному положенні, — це картки на книги, що не пройшли перевірку).

При перевірці можуть виникнути різного роду непорозуміння:

1) під даним номером в документації записано інше видання;

2. книга під названим інвентарним номером відзначена як вибула; 3) на книзі не знайдено інвентарного номера. Такі контрольні талони разом з книгами треба відкласти на спеціально звільнені полиці (кожний випадок — окремо) і зробити на полицях відповідні написи: «Книги з неправильно вказаними номерами», «Книги без інвентарних номерів». Розбиратися з ними потрібно буде до кінця перевірки.