К. П. Шереметьев. «Феноменальный интеллект. Искусство думать эффективно»
•Какой эффект они принесли?
•Можно ли сделать их по-другому?
Очень интересно, кстати, анализировать те дела, которые вы постоянно откладываете. Потому что они позволяют увидеть, что из них ваше, а что – нет.
Если вы откладываете какое-то дело месяц за месяцем, рекомендую вам решить – а стоит ли вам вообще им заниматься. Практика показывает, что дела, которые человеку неприятны, делаются плохо, поэтому чаще всего все заканчивается провалом.
Другой вариант – если задача все-таки важная, но заниматься ею вы не хотите, можно нанять человека, который ее сделает. Лучше всего, когда каждый занимается своим делом. Выберите то, что вы делаете лучше всех. В этом становитесь экспертом, а прочие дела передавайте другим.
Когда вы завершаете большое дело, то ответьте себе на вопросы:
•Что я планировал получить?
•За какой срок?
•Что я получил?
•Какие шаги были наиболее удачны?
Но самое главное – после завершения большого дела завершить его и в подсознании. Для этого нужно убрать с глаз долой все бумаги, записи, материалы. Все ненужное выбросить, остальное сдать в архив.
Чек-листы
Одним из самых эффективных приемов повышения эффективности являются чеклисты.
Чек-лист (от англ. check list – контрольный список) – это список действий по пунктам, которые отмечаются после выполнения.
57
К. П. Шереметьев. «Феноменальный интеллект. Искусство думать эффективно»
Чек-лист
Главное достоинство чек-листа в том, что работа с ним всегда выполняется качественно, единообразно и с гарантированным результатом.
Но у чек-листа есть и другие достоинства:
•вы никогда не забудете важные детали;
•вам не нужно помнить порядок выполнения. Вы спокойно делаете и отмечаете пункт за пунктом;
•вы можете прерваться и потом продолжить с нужного места;
•после выполнения работы у вас не будет мучений по поводу того, что вы якобы чтото забыли.
Для эффективной работы с чек-листами необходимо придерживаться следующих пра-
вил:
•пункты чек-листа должны быть краткими и описывать одно действие;
•действия должны быть описаны конкретно и единообразно;
•каждый пункт должен начинаться с глагола в неопределенной форме (нажать, открыть, включить…);
•для продолжительных работ указывать время выполнения.
Например, вы хотите написать чек-лист для проверки, можно ли заказать товар на сайте.
58
К. П. Шереметьев. «Феноменальный интеллект. Искусство думать эффективно»
Лучше всего начинать с любого, даже самого примитивного чек-листа, а по мере использования добавлять необходимые пункты.
Чек-листы не нужно делать длинными. Лучше всего, когда чек-лист на работу помещается на одной странице. Если работа большая, удобнее делать отдельные чек-листы на каждую операцию.
Чек-листы отлично структурируют мышление, поэтому старайтесь их заводить на все повторяющиеся действия в вашей жизни. Примеры полезных чек-листов:
•ежемесячная оплата услуг (плата за квартиру, за телефон, за Интернет и т. п.);
•планирование поездки (покупка билетов, бронирование гостиницы);
•сбор вещей в дорогу;
•план тренировки;
•переустановка программного обеспечения на компьютере;
•плановое техобслуживание автомобиля (заказ времени, список вопросов к мастеру, наличие гарантийной книжки).
Чек-листы хорошо освобождают голову от необходимости помнить множество деталей. По мере того как вы начнете пользоваться чек-листами, вы почувствуете, насколько спокойнее станет ваша жизнь. Уйдет много суеты. Суета – это следствие попытки помнить все. Поскольку помнить все невозможно, вы постоянно что-то забываете, возвращаетесь, переделываете, нервничаете.
Контрольные чек-листы
Есть полезная разновидность чек-листов – контрольные чек-листы. Они используются
втом случае, когда вы не делаете работу, а проверяете ее.
Вэтом случае требования к чек-листу немного меняются:
•пункты контрольного чек-листа описывают требуемый результат;
•каждый пункт включает глагол в прошедшем времени (проверен, открыт, выклю-
чен…).
Например, если вы вызывали сантехника, то контрольный чек-лист может выглядеть
так:
Удобнее, когда этот чек-лист есть у вас в телефоне. Тогда после того, как сантехник скажет, что все готово, вы достанете телефон и быстро проверите каждый пункт.
59
К. П. Шереметьев. «Феноменальный интеллект. Искусство думать эффективно»
Порядок на рабочем столе
Структурировать можно любую область вашей жизни. Важно помнить, что ваш рабочий стол оказывает сильное влияние на производительность работы. Если стол завален бумагами и вы каждый раз вынуждены что-то искать, то львиную долю времени вы будете тратить впустую.
В моей практике был случай, когда главный бухгалтер навела порядок на столе и обнаружила… давно пропавшую пишущую машинку.
Если вам нужно навести на столе порядок, не нужно принимать решение по каждой мелочи отдельно. Вы делаете некоторую классификацию, например «канцелярия, расходники, сувениры», и принимаете решение о связях по группе сразу. Например, канцелярия нужна под рукой, поэтому все, что относится к канцелярии, на столе остается. Расходники убираются в шкаф. Сувениры не нужны, их можно выбросить.
Если у вас что-то кончается, не бегите сразу это покупать. Заведите файлик с названием «Канцелярия». Видите, что бумага кончается, – запишите: «Купить бумагу». Потом видите, что скрепок маловато, – добавьте запись про скрепки. А потом сразу закупите все, что написано в листке.
60