5.8. Інвентаризація та бухгалтерський облік об'єктів права інтелектуальної власності на підприємстві

5.8.1. Інвентаризація інтелектуальної власності

Основним завданням інвентаризації об'єктів права інтелектуа­льної власності є:

_ виявлення фактичної наявності прав на об'єкти права інтелек­туальної власності;

_ виявлення невикористовуваних об'єктів права інтелектуальної власності;

_ дотримання умов зберігання об'єктів права інтелектуальної власності;

- перевірка реальної вартості прав на об'єкти права інтелектуальної власності, що перебувають на балансі.

Обов'язкова інвентаризація здійснюється у випадках, що перед­бачені законодавством під час приватизації державних і муніципаль­них унітарних підприємств, реорганізації або ліквідації організацій.

Ініціативна інвентаризація здійснюється за рішенням власника майна або юридичної особи, що має це майно у власності, в цивіль­ному обороті або оперативному управлінні.

Для проведення інвентаризації наказом керівника установи створюється комісія з-поміж працівників установи за обов'язкової участі головного (старшого) бухгалтера. Інвентаризаційну комісію очолює керівник установи або його заступник. Наказом визнача­ються також терміни початку та завершення інвентаризації та по­рядок відбиття її результатів в обліку.

Інвентаризаційна комісія несе відповідальність за:

• своєчасність і дотримання порядку проведення інвентаризації відповідно до наказу керівника установи;

• повноту й достовірність внесення до інвентаризаційних описів даних про фактичні залишки нематеріальних активів;

• правильність і своєчасність оформлення матеріалів інвентари­зації відповідно до встановленого порядку [85].

З кожним членом інвентаризаційної комісії рекомендується укласти угоду про нерозголошення конфіденційної інформації.

Єдині вимоги до інвентаризації прав на ОШВ, як нематеріаль­них активів, наведено в інструкції [85]. Цією інструкцією затвер­джено періодичність проведення інвентаризації. Наприклад, інвен­таризація незавершених науково-дослідних робіт, що виконуються за договорами з підприємствами та організаціями, проводиться не раніше першого жовтня звітного року і, крім того, періодично в те­рміни, які встановлюють відповідні міністерства, інші центральні органи виконавчої влади, місцеві державні адміністрації, виконавчі органи місцевих рад. Відповідальність за організацію інвентариза­ції, правильне та своєчасне її проведення несе керівник установи.

Для проведення інвентаризації наказом керівника установи ство­рюється комісія з-поміж працівників установи за обов'язкової уча­сті головного (старшого) бухгалтера. Інвентаризаційну комісію очолює керівник установи або його заступник [85].

При інвентаризації об'єктів права інтелектуальної власності (нематеріальних активів) їх наявність установлюється або за доку­ментами, що були підставою для оприбуткування, або додатково за документами, якими оформлені (тобто підтверджуються) майнові права. До інвентаризаційного опису вписуються такі дані: назва, характеристика, первісна вартість, сума зносу, дата придбання, те­рмін корисного використання. При цьому перевіряється обґрунто­ваність сум. У разі виявлення надлишків об'єктів нематеріальних активів, інвентаризаційна комісія записує їх в інвентаризаційний опис із внесенням необхідних даних. Такі об'єкти оцінюються від­повідно до дійсної відновлювальної вартості й оформлюється відпо­відними актами.

Наказом Міністерства фінансів України №732 від 21.11.2004 затверджено Порядок застосування типових форм первинного облі­ку об'єктів права інтелектуальної власності в складі нематеріальних активів [86]. Цим наказом затверджено чотири типові форми й на­ведено інструкції щодо їх заповнення. Це:

• НА-1 «Акт введення в цивільний оборот об'єкта права інтелек­туальної власності у складі нематеріальних активів»;

• НА-2 «Інвентарна картка обліку об'єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів»;

• НА-3 «Акт вибуття (ліквідації) об'єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів»;

• НА-4 «Інвентаризаційний опис об'єктів права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів».

Інвентарна картка обліку об'єкта права інтелектуальної влас­ності в складі нематеріальних активів (форма НА-2) застосовується для аналітичного обліку об'єктів права інтелектуальної власності, а також для аналітичного обліку групи однотипних за призначенням та умовами використання об'єктів, що надійшли в одному календа­рному місяці до однієї відповідальної за їх використання особи.

Ця інвентарна картка ведеться в бухгалтерії на кожен об'єкт чи групу об'єктів права інтелектуальної власності, заповнюється в од­ному примірнику на основі «Акта введення в цивільний оборот об'єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів» (типова форма №НА-1).

В інвентарній картці вказується назва об'єкта права інтелекту­альної власності та назва документації, на підставі якої такий об'єкт введено в цивільний оборот підприємства (назва патенту, авторсь­кого свідоцтва, предмет ліцензійного договору тощо). Зазначається код субрахунку бухгалтерського обліку, наводяться основні прита­манні цьому об'єктові ознаки або властивості. У разі обліку групи об'єктів права інтелектуальної власності основні показники, що характеризують такі об'єкти, наводяться не за кожним об'єктом окремо, а загалом за всією групою об'єктів права інтелектуальної власності, що враховуються в інвентарній картці.

Підставою для відміток в інвентарній картці про вибуття об'єкта права інтелектуальної власності є «Акт вибуття (ліквідації) об'єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів» (типова форма №НА-3) [86].

Інвентаризаційний опис об'єктів права інтелектуальної власно­сті в складі нематеріальних активів (форма НА-4) складається в одному примірнику для оформлення даних інвентаризації окремо за кожним місцезнаходженням об'єкта права інтелектуальної влас­ності та за кожною особою, відповідальною за використання об'єктів права інтелектуальної власності. В інвентарний опис вмі­щується кожен окремий об'єкт права інтелектуальної власності.

Інвентаризаційний опис підписують усі члени інвентаризацій­ної комісії та особа, відповідальна за використання об'єктів права інтелектуальної власності. При цьому зазначена особа підтверджує, що перевірка цих об'єктів відбулася за її присутності, що вона не має до членів комісії жодних претензій та що вона приймає на від­повідальне зберігання перелічені в описі об'єкти права інтелектуа­льної власності.

Оформлений інвентаризаційний опис передається до бухгал­терської служби підприємства для заповнення даних про кількість, вартість об'єктів права інтелектуальної власності та суму накопиче­ної амортизації за даними бухгалтерського обліку.

Перед складанням звіряльної відомості та визначенням резуль­татів інвентаризації бухгалтерія підприємства перевіряє всі підра­хунки в інвентаризаційному описі. В описі робиться відповідна відмітка щодо перевірки даних опису за підписом особи, яка прово­дила перевірку. Виявлені помилки в підрахунках мають бути ви­правлені й завірені підписами всіх членів інвентаризаційної комісії Та особи, відповідальної за використання об'єктів права інтелектуа­льної власності.

У разі виявлення розходжень (нестач, надлишків) між даними бухгалтерського обліку й даними інвентаризаційних описів бухгал­тер підприємства складає звіряльну відомість. її підписують бухгал­тер підприємства та після перевірки інвентаризаційною комісією правильності складання звіряльної відомості керівник інвентари­заційної комісії, а також особа, відповідальна за використання об'єктів права інтелектуальної власності, яка ознайомлюється з ре­зультатами звіряння.

Відносно нестач і надлишків інвентаризаційна комісія додає до звіряльної відомості письмові пояснення осіб, відповідальних за використання й зберігання об'єктів права інтелектуальної власності. Результати інвентаризації оформляються протоколом, до якого вміщаються висновки та пропозиції щодо врегулювання інвентари­заційних розходжень.

Протокол інвентаризаційної комісії підлягає в п'ятиденний те­рмін від дати його оформлення розглядові керівником підприємства та прийняття ним рішення щодо висновків і пропозицій інвентари­заційної комісії. Звіряльна відомість разом з протоколом інвентари­заційної комісії та рішенням керівника підприємства передається до бухгалтерської служби, яка вносить до неї дані про прийняте рі­шення щодо врегулювання розходжень.

Неформальний підхід до інвентаризації полягає в тому, що об­ліковуються не тільки об'єкти права інтелектуальної власності, на які є охоронний документ — патент чи свідоцтво, але й результати інтелектуальної діяльності, що не мають такої охорони. До них на­лежать результати науково-технічної діяльності, що не є об'єктами виключних прав, а також потенційно охороноздатні результати на­уково-технічної діяльності.

Під час проведення інвентаризації виявляють такі результати науково-технічної діяльності, що не є об'єктами виключних прав:

• результати науково-технічної діяльності, що є об'єктами прав третіх осіб і використовувані в господарській діяльності органі­зації за договором або на інших законних підставах;

• результати науково-технічної діяльності, що є інформацією, зафіксованою на матеріальному носії з реквізитами, які дозво­ляють її ідентифікувати.

При проведенні інвентаризації виявляють такі потенційно охо­роноздатні результати науково-технічної діяльності:

• результати науково-технічної діяльності, на які може бути отримано захисний документ відповідно до законодавства України;

• результати науково-технічної діяльності, Що є технічною, орга­нізаційною або комерційною інформацією, яка становить ко­мерційну таємницю.

Ухвалення рішення про проведення обов'язкової інвентариза­ції прав на результати науково-технічної діяльності, а також визна­чення порядку й термінів її проведення здійснює орган, що прийн­яв рішення про приватизацію державного або муніципального уні­тарного підприємства, про реорганізацію або ліквідацію організації, одночасно з ухваленням рішення про проведення інвентаризації майна та зобов'язань.

Ухвалення рішення про проведення ініціативної інвентариза­ції прав на результати науково-технічної діяльності, а також визна­чення порядку й термінів її проведення здійснює власник майна або юридична особа, що має це майно у власності, в господарському веденні або оперативному керуванні.

Проведення інвентаризації містить складається з таких заходів:

• здійснення науково-технічного, правового й економічного ана­лізу результатів науково-технічної діяльності з метою виявлен­ня в них потенційно охороноздатних, які не є об'єктом виключ­них прав на результати науково-технічної діяльності;

• ідентифікація суб'єктів прав на виявлені результати;

• розроблення рекомендацій про одержання (оформлення) пра­вової охорони на виявлені результати та використання їх у ци­вільному обороті.

При проведенні інвентаризації прав на результати науково-технічної діяльності робоча інвентаризаційна комісія аналізує такі документи:

- документи, що підтверджують права правовласника, зокрема й захисні документи, договори про поступлення прав, ліцензійні договори, установчі документи, документи, пов'язані з виконанням науково-дослідних, дослідно-конструкторських і технологічних робіт;

- первинні облікові документи, що відбивають факт надходження або вибуття відповідних об'єктів обліку в організації. Метою науково-технічного аналізу є виявлення результатів науково-технічної діяльності. Метою правового аналізу є визначення

правовласника на кожен виявлений результат науково-технічної діяльності, зокрема й установлення чинності документів, що підтвер­джують права правовласника. Метою економічного аналізу є визна­чення комерційної цінності та перспектив комерційної реалізації виявлених результатів науково-технічної діяльності і прав на них.

Ідентифікація суб'єктів прав на виявлені результати науково-технічної діяльності здійснюється за результатами проведеного правового аналізу документів і відомостей.

На підставі проведеного науково-технічного, правового й еко­номічного аналізів, а також результатів проведеної ідентифікації суб'єктів прав на результати науково-технічної діяльності за кож­ним виявленим результатом науково-технічної діяльності інвента­ризаційна комісія готує рекомендації зі здійснення юридично зна­чущих дій для одержання охоронного документа або збереження інформації про виявлений результат науково-технічної діяльності в режимі комерційної таємниці для правомірного використання в цивільному обороті.

Облік виявлених при інвентаризації прав інтелектуальної вла­сності здійснюється відповідно до нормативно-правових актів про бухгалтерський облік і звітність, а також іншими нормативно-правовими актами, що визначають порядок обліку ОШВ.