1.4.4. Задачи, которые позволяют решать компьютерные сети.

Объединение компьютеров в сеть позволяет получить дополнительные удобства в работе с компьютером и снизить себестоимость выполнения ряда работ. Отметим следующие достоинства сетевых технологий:

1. Сеть позволяет нескольким пользователям работать с одним файлом, хранящемся на центральном сервере или какой-либо из рабочих станций. (Разделение файлов).

2. Сеть дает возможность быстро копировать информацию с одной машины на другую без использования дискет, компакт дисков и др. носителей информации.

3. Сеть позволяет запускать программы на выполнение с любой из рабочих станций сети. Наличие в составе сети одного высокопроизводительного сервера значительно повышает эксплуатационные возможности всех остальных компьютеров, объединенных в сеть.

4. ЛВС позволяют нескольким пользователям использовать одну и ту же копию прикладной программы, что уменьшает стоимость программного обеспечения, закупаемого организацией.

5. Сетевые прикладные программы позволяют нескольким пользователям одновременно вводить данные, необходимые для работы программы.

6. Сеть позволяет нескольким пользователям использовать совместно использовать внешние устройства - принтеры, сканеры и пр.

7. В сети возможно организовать почтовую службу для рассылки сообщений другим пользователям, а также создать Интернет представительство организации.

Последние возможности наиболее важны для связей с общественностью и будут более подробно рассмотрены в гл. 5.

Тема 2. Информационные и компьютерные технологий

2.1. Компьютерные и информационные технологии в связях с общественностью.

2.1.1. Компьютер в связях с общественностью.

Приведем еще несколько определений, важных для понимания сути вопроса. И начнем с повторения нескольких базовых вопросов, рассматриваемых при подготовке специалистов по специальности 350400 «Что такое связи с общественностью?», «Каковы основные сферы деятельности специалистов в области PR?».

Ну а «попутно» попробуем рассмотреть вопрос «Чем может помочь компьютер в реализации того или иного PR проекта?».

Связи с общественностью (PR - Паблик Рилейшенз) - самостоятельная функция менеджмента организации по установлению и поддержанию коммуникаций между организацией и общественностью. В ходе реализации этой функции персонал организации оценивает отношения с общественностью, идентифицирует политику и действия индивидуума или организации с общественными интересами и реализует программу действии для обретения общественного понимания и принятия действий организации.

Основная цель ведения деятельности связей с общественностью в организации – это создание внешней и внутренней социально – политико-психологической среды, благоприятствующей успеху предприятия, и обеспечение необходимого поведения это среды в отношении фирмы. Деятельность коммуникации в организации может вестись по нескольким направлениям, ориентированным на различные группы общественности (широкую или местную общественность) или на достижение конкретных целей.

Основными сферами деятельности PR являются:

• работа со средствами массовой информации (отношения с широкой общественностью):

1. предоставление материалов для печати, на основе которых готовятся статьи, репортажи,

2. ответы на запросы прессы и предложения информационных услуг,

3. мониторинг – сбор информации о своей компании, а также подборка информации из СМИ о других компаниях, анализ и оценка сообщений печати, радио и телевиденья. Принятие мер по исправлению ошибок в сообщениях и выступление с опровержениями,

4. работа пресс-службы:

• оперативное распространение информации о деятельности организации,

• организация оперативного взаимодействия организации с СМИ,

• информационно-аналитическое обеспечение менеджеров и занятых в организации по вопросам, затрагивающих интересы организации,

• создание информационного банка данных отражающих деятельность организации,

• организация пресс конференций,

• оперативный сбор и анализ материалов печати, имеющих отношение к организации,

• подготовка интервью должностных лиц в организации для СМИ.

• работа с потребителями:

• социологические опросы,

• рекламные компании.

• работа с партнерами:

• совещания, конференции, семинары.

• работа с местной общественностью:

• презентации, выставки, музеи предприятия.

• работа с персоналом:

• собрания трудового коллектива.

• работа с государством и местными органами управления,

• работа с инвесторами:

• работа с финансовыми аналитиками.

• подготовка писем к акционерам, затрагивающих такие вопросу, как:

• отчет о достижениях прошедшего года,

• обсуждение макро- и отраслевой среды, в которой компания вела операции в истекшем году и будет вести в будущем,

• обсуждение стратегий роста, общей философии ведения операций в будущем, планы выпуска новой продукции и использования капитала,

общие цели увеличения реализации и возврата инвестиций.

Как видим, даже приведенный весьма неполный список основных сфер деятельности специалистов по связям с общественностью обширен, а виды деятельности достаточно разнообразны. И все же попробуем выделить некоторые общие «технологические» особенности представленных выше сфер деятельности.

Большей частью мы имеем дело с документами. Будь то предоставление материалов для печати, подготовка писем к акционерам или доклада на совещании вряд ли стоит ограничиваться написанием рукописи в изначальном смысле этого слова. В современном офисе компьютер и принтер обосновались прочно и надежно, а подготовка документов на компьютере с их распечаткой и тиражированием во многих случаях является основной технологической операцией, занимающей основную часть рабочего времени специалистов. Таким образом, знание компьютерных технологий обработки текстовой и графической информации – это первый из нужных в работе технологических приемов.

Работа по статистической обработке результатов социологических исследований, финансовый анализ деятельности предприятия, подготовка отчета о работе организации и многое другое неизменно предполагают проведение некоторых вычислений. И здесь совершенно уместно вспомнить об изначальном значении слова компьютер – «вычислитель» и его первоначальном назначении. Наиболее универсальным программным обеспечением для проведения расчетов можно считать программы работы с электронными таблицами или табличные редакторы, поэтому умение создавать и настраивать электронные таблицы также является необходимым элементом системы знаний и навыков специалиста. А что делать, если решение стоящих перед организацией задач требует разработки специального программного обеспечения? И в этом случае специалист должен уметь грамотно сформулировать техническое задание на разработку программного обеспечения для программистов и системных администраторов, то есть представлять себе технологический цикл создания программного продукта и видеть свое место в этом цикле.

Связи с общественностью невозможны без проведения совещаний и конференций, выставок, брифингов и других массовых мероприятий, которые, пусть простят нам ценители четких классификаций, объединим одним понятием – презентация. Элемент презентации есть в любом воздействии на любую аудиторию и умение сделать компьютер своим помощником при проведении презентаций также является необходимым элементом профессиональной подготовки специалиста по связям с общественностью. Мультимедийный проектор, отображающий на большом экране графики и диаграммы, фотографии и видеоролики становится, наряду с трибуной и микрофоном, постоянным «участником» совещаний и конференций. Специалист должен уметь создавать электронные файлы презентаций, быстро редактировать их при необходимости и грамотно использовать эти технические возможности для воздействия на аудиторию.

Создание информационного банка данных, отражающих деятельность организации, а также многие другие работы требуют знакомства с технологиями создания, информационного наполнения, редактирования баз данных. Все возрастающие возможности компьютера по хранению больших объемов информации требуют навыков как создания баз данных, так и управления ими.

Ну и наконец, сбор информации о своей компании, распространение информации о деятельности организации, переписка с инвесторами и акционерами требуют знания сетевых технологий: умения найти нужное в информационных ресурсах сети, работать с электронной почтой, создать представительство своей организации в сети Интернет и использовать уже имеющиеся ресурсы сети (электронные доски объявлений, сетевые конференции и пр.) в своей профессиональной деятельности.