2. Компоненты базы данных:

Основными компонентами базы данных являются

• таблицы,

• формы,

• запросы,

• отчеты.

При этом число компонентов в одной базе данных может быть любым.

4.1.2.1.Таблицы.

Любая база данных должна содержать не менее 1 таблицы. В реляционных базах данных используется несколько взаимосвязанных таблиц.

Столбцы таблицы называют полями, строки – записями.

Необходимое условие при проектировании таблиц – это использование одного из полей (как правило, первого поля) для уникальной идентификации каждой записи в создаваемой таблице. Это поле может затем служить первичным ключом таблицы. Ключевое поле таблицы должно быть создано разработчиком базы данных. Если в процессе создания таблиц базы данных ключевое поле не будет задано, то программа выдаст соответствующие сообщения и может создать ключевое поле самостоятельно.

Таблицы в Microsoft Access можно создавать в двух режимах – режиме конструктора и режиме таблицы.

Правила именования полей. Имена полей в Access могут быть до 64 символов длиной и содержать буквы, цифры и пробелы. Нельзя использовать для имен полей символы точки и восклицательного знака. Не рекомендуется также использовать специальные символы ($,#,%).

Типы данных полей и форматы. Типы данных:

• Текстовый. Текст или числа длиной до 255 символов (числа не будут использоваться в вычислениях)

• Поле МЕМО. Текст длиной более 255 символов.

• Числовой. Числовые данные, используемые для проведения вычислений.

• Дата/время. Значения даты и времени.

• Денежный. Числа, отформатированные как денежные значения.

• Счетчик. Последовательно нумерует каждую запись. В таблице может содержаться только одно поле с типом данных счетчик, которое используется как ключевое.

• Логический. Позволяет задавать поля с логическим типом данных, то есть содержащих значения типа истина/ложь.

• Поле объекта OLE. Рисунок, электронная таблица или иной объект из другого приложения.

• Гиперссылка. Связь с другим файлом или местом на Web-странице.

• Мастер подстановок. Создает поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы.

Свойства форматирования варьируются в зависимости от типа данных поля. Например:

• Размер поля – максимальное количество символов, которое пользователь может ввести в это поле (применяется только к текстовым полям),

• Число десятичных знаков – количество десятичных знаков после запятой, которые будут отображаться по умолчанию (применяется к числовым полям).

• Значение по умолчанию – значение, появляющееся в каждой новой записи. Может быть затем изменено прямо в таблице или форме.

• Обязательное поле – поле, которое должно быть обязательно заполнено в каждой записи.

Для ввода данных в таблицу предпочтительнее использовать формы, однако ввод данных может производиться и в режиме работы с таблицами. В этом случае программа предоставляет возможность сокрытия/отображения полей, закрепления/освобождения столбца, редактирования и форматирования (изменение размеров полей, стилей и размеров шрифтов и пр.), использования средств проверки орфографии и пр.

Межтабличные связи.

Наилучший путь проектирования базы данных – создание таблиц, которые хранили бы дискретные типы информации.

Например, одна таблица может содержать информацию об избирателях, проживающих в избирательном округе, другая о наказах этих избирателей, зарегистрированных агитаторами и членами участковой избирательной комиссии.

Первичным ключом для таблицы «Избиратели» будет «Код Избирателя», для таблицы «Наказы» - «Код Наказа». Если поле «Код Избирателя» будет содержать и таблица «Наказы», то можно говорить, что установлены отношения между таблицами базы данных. В рассматриваемом случае устанавливается отношение «один ко многим», поскольку один избиратель может давать сколько угодно наказов.

Выделяют три основных вида отношений между таблицами:

• Один к одному;

• Многие к одному (один ко многим);

• Многие ко многим.

Таблицы с отношением «один к одному» редки, поскольку всю информацию можно включить в одну исходную таблицу. Однако, в некоторых случаях, редко используемую информацию имеет смысл хранить в одной таблице (таблице детализации), а часто используемую информацию – в другой.

Тип отношений «Многие к одному» означает, что могут существовать многократные ссылки к данным в таблице детализации. Такой подход к построению БД полезен, потому что данные не дублируются (объем информации и место на диске), а изменение данных в одном месте воздействует на все ссылки.

Связи типа «Многие ко многим» часто реализуются с помощью промежуточной таблицы, содержащей внешние ключи, связанные с каждой из основных таблиц.

Пример. Студенты обучаются по нескольким предметам. На лекции по какому либо предмету приходит группа студентов. Следовательно, между студентами и учебными предметами имеется связь: «многие ко многим».

Внешний ключ – поле, не являющееся первичным ключом в данной таблице, но дублирующее поле первичного ключа из другой таблицы, которое используется для связи этих таблиц.

Некоторые правила работы с БД.

Связываемые поля должны иметь одинаковый тип данных (числовой, текстовый и пр.). Можно связывать поле с типом данных «Счетчик» с полем с типом данных «Числовой». Поля счетчика считаются числовыми полями типа «длинное целое».

Обеспечение целостности данных. Целостность данных означает, что данные, введенные в поле, которое используется для связи двух таблиц, должны совпадать в одной и другой таблицах.

Если в нашем примере с избирателями и их наказами в таблице наказы (вторичная таблица) будет введен несуществующий в другой (первичной) таблице код избирателя, программа выдаст сообщение об ошибке.

Каскадное обновление связанных полей производит изменения в связанных полях вторичных таблиц, если эти изменения вносятся в связанные поля первичной таблицы.

Каскадное удаление связанных записей удаляет все записи во вторичных таблицах, содержащие в связанных полях значение, удаляемое в первичной таблице.

4.1.2.2. Формы.

Формы используются для ввода данных. Они позволяют вводить по одной записи за один раз. Сложные формы можно сконструировать так, чтобы вводить информацию в более чем одну таблицу. Достоинством форм является то, что они не обязаны содержать все поля из определенной таблицы. Использование форм является более удобным в тех случаях, когда запись не умещается на экране в режиме таблицы. Также формы рекомендуется создавать для разграничения возможностей доступа к информации разными пользователями базы данных. В этом случае пользователь сможет увидеть и изменить содержание только тех полей, которые включены в специально для него созданную форму.

При работе с таблицей работа ведется непосредственно с полями данных. В формах и отчетах работа ведется с элементами управления, которые отображают данные из полей, хранят информирующий текст (заголовки, надписи) или являются декоративными элементами (линии, прямоугольники и пр.)

Элементы управления:

• Поле. Предназначено для ввода информации.

• Список. Представляет собой список, из которого можно выбирать значения.

• Поле со списком. Позволяет вводить новые значения в дополнение к имеющимся в списке.

• Группа переключателей. Представляет различные типы элементов управления для ввода информации. Можно использовать переключатели, выключатели и флажки.

• Кнопка. Выполняет некоторую функцию после щелчка на ней, например, запускает другую программу, распечатывает отчет, сохраняет запись и пр.

Access предоставляет следующие типы кнопок, которые можно поместить на создаваемую форму:

• Переходы по записям. Можно добавить в форму кнопки, которые позволяют перемещаться к следующей, предыдущей, первой или последней записям.

• Обработка записей. Можно создать кнопки, которые будут удалять, дублировать, добавлять, печатать, сохранять или восстанавливать запись.

• Работа с формой. Кнопки, которые инициируют распечатку формы, открытие страницы в многостраничной форме, закрытие формы и др.

• Приложение. Кнопки, позволяющие выйти из Access или запустить некоторое другое приложение.

• Разное.

Способы создания форм в программе Microsoft Access.

Формы можно создать тремя способами:

1. Автоформы – создают общие формы, которые содержат све поля одной таблицы.

2. Мастер создания форм позволяет создавать форму в диалоговом режиме, предоставляя окна в которых можно выбирать требуемые поля и стиль оформления для формы.

3. Создание форм с нуля (в режиме конструктора формы) – путь, обеспечивающий наибольший контроль над процессом создания формы.