4.1.2.3. Запросы.

Компоненты, рассмотренные выше, позволяют решать задачи ввода информации в память компьютера, или информационного заполнения базы данных. Во вторую группу задач входят задачи извлечения информации из памяти ПК, и вывода ее на экран или бумажные носители в требуемой пользователю форме. При этом необходимо помнить, что пользователю требуется не вся информация, хранящаяся в базе данных, а только информация, дающая ответ на интересующий его вопрос. «За кадром» должна, как правило, оставаться и служебная информация, хранящаяся в базе данных для организации связей между таблицами (значения внешних ключей), значения полей комментариев и пр.

Запрос – это вопрос, который прикладная программа задает базе данных и в ответ получает набор записей, отвечающих определенным в запросе критериям и содержащих информацию из выбранных полей.

Запросы позволяют управлять данными в таблицах базы данных. Они могут содержать (а могут и не содержать) условия выбора информации по определяемым пользователем критериям.

Типы запросов:

• Запрос на выборку. Используется для отбора определенных данных из таблицы или таблиц.

• Перекрестный запрос. Отображает итоговые значения, получаемые из заданных полей разных таблиц.

• Повторяющиеся записи. Запрос используется для сравнения двух таблиц и нахождения повторяющихся записей.

• Записи без подчиненных. Запрос сравнивает две таблицы и находит все записи первой таблицы, для которых не существуют связанные записи во второй таблице.

• Запрос на создание таблицы. Этот тип запроса подобен запросу на выборку, но берет данные, собираемые вместе, согласно определенному критерию, и создает новую таблицу для базы данных.

• Запрос на обновление. Обновляет информацию в группе записей.

• Запрос на добавление. Используется для копирования записей из одной таблицы в другую. (Пример: перенос записей из таблицы студентов в таблицу выпускников).

• Запрос на удаление. Используется для удаления записей из таблицы.

Вычисления в запросах производятся с помощью групповых операций.

Доступные в Access функции:

• Sum - суммирует значения, найденные в поле.

• Avg. – вычисляет среднее значение из величин, найденных в поле.

• Min – отображает минимальное значение, найденное в поле.

• Max - отображает максимальное значение, найденное в поле.

• Count – Вычисляет число вхождений информации в данном поле.

• StDev – Вычисляет среднеквадратичное отклонение для значений в поле.

Результатом работы запроса является выводимая на экран таблица, содержащая только требуемые пользователю поля, которые могут принадлежать различным таблицам базы данных, и только отвечающие его потребностям (сформулированным в запросе) записи. Для составления бумажного документа необходимо использовать Отчеты.

4.1.2.4. Отчеты.

Отчеты предназначения для печати информации из базы данных и распространения информации. Как и отчет о любой другой работе, данный документ должен быть максимально понятен любому, даже неподготовленному читателю, поэтому именно при работе с этим компонентом базы данных требуются наибольшие усилия по оформлению документа, выбору его дизайна и стиля представления информации. Как правило, ни один из автоматически генерируемых программой документов не обходится без редакторской правки, которую можно осуществить в режиме конструктора.

Режим конструктора. Этот режим предназначен для обеспечения наиболее полного доступа к возможностям программы при работе с любым из компонентов (объектов) базы данных. Он позволяет вводить имена полей, выбирать тип данных, которые будет содержать поле и настраивать свойства каждого поля таблиц базы данных и форм базы данных. Устанавливать критерии выбора информации из базы данных при составлении запросов. При создании (конструировании) шаблона отчета в этом режиме можно изменять размер, цвет и начертание шрифта, которым будет напечатана информация, менять расположение полей на странице, добавлять и редактировать заголовки и надписи. Этот же режим необходимо использовать и для того, чтобы задать требуемые действия по преобразованию информации, которые будет автоматически выполнять компьютер при ответе на запрос.

4.1.3. Действия с данными.

Просто перечислим только наиболее часто используемые при работе с базой данных действия, а также инициализирующие эти действия команды, предоставив читателю возможность самостоятельно ознакомиться с данными возможностями рассматриваемого программного обеспечения.

• Команда «Найти» – используется для нахождения нужной записи в таблицах и формах.

• Команда «Заменить» - используется для поиска информации и ее замены на другую информацию.

• Сортировка данных. Возможна как по возрастанию, так и по убыванию в режимах работы с формами и таблицами. Последний режим предпочтительнее, так как позволяет увидеть все записи таблицы в новом (отсортированном) порядке.

• Фильтрация данных. Позволяет выделить поднабор записей таблицы, основанный на определенном критерии отбора.

Способы применения фильтра:

• Фильтр по выделенному;

• Фильтр по форме;

• Расширенный фильтр.

Индексирование данных – операция, позволяющая ускорить процесс поиска, сортировки и фильтрации информации. Для первичного ключа индекс создается автоматически. Если поиск, сортировка и фильтрация проводятся по полю, отличному от ключевого, рекомендуется создавать индекс для этого поля.

Более полная информация о возможностях Microsoft Access может быть получена из многочисленных книг, посвященных описанию работы этой популярной программы.