4.2. Документування операцій з обліку запасів

Для ведення складського обліку виробничих запасів використовуються за­тверджені наказом Мінстату України від 21.06.96 р. №193 „Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини та матеріалів" такі типові форми первинного обліку запасів:

М-1 „Журнал обліку вантажів, що надійшли";

М-2а „Акт списання бланків довіреностей";

М-4 „Прибутковий ордер";

М-7 „Акт про приймання матеріалів";

М-8 „Лімітно-забірна картка";

М-9 „Лімітно-забірна картка";

М-10 „Акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів";

М-11 „Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів";

М-12 ,.Картка складського обліку матеріалів";

М-13 „Реєстр приймання-здавання документів";

М-14 „Відомість обліку залишків матеріалів на складі";

М-15 „Акт про приймання устаткування";

М-15а „Акт приймання-передачі устаткування до монтажу";

М-16 „Матеріальний ярлик";

М-17 „Акт про виявлені дефекти устаткування";

М-18 „Сигнальна довідка про відхилення фактичного залишку мат* від установлених норм запасу";

М-19 „Матеріальний звіт";

М-21 „Інвентаризаційний опис";

М-23 „Акт про витрату давальницьких матеріалів";

М-26 „Картка обліку устаткування для встановлення";

М-28 „Ліміті і о-забірна картка";

М-28а „Лімітно-забірна картка".

При оформленні запасів, які надійшли на підприємство від постачальників підзвітних осіб, власних виробничих підрозділів, складається „Прибутковий ордер" (ф. М-4) в одному примірнику.

При отриманні запасів безпосередньо від постачальників, доставлений транспортом або транспортом сторонньої організації, оформляється „То транспортна накладна" (ф. №1-ТН).

У випадку надходження запасів із кількісними чи якісними відхиленні даних, вказаних у договорі та супроводжувальних документах, складається про приймання матеріалів" (ф. М-7). Для оприбуткування таких запасів за наказом керівника створюється спеціальна комісія, в яку обов'язково мають в представники постачальника, а у разі виникнення суперечливих питань з з'ясування непорозумінь можна залучати відповідних спеціалістів-експерті ( юристів, аудиторів). Акт складається у двох примірниках і підписується член; місії, після чого затверджується підписом керівника підприємства. Перші мірник акта передається в бухгалтерію, а другий — в юридичний від складання листа-претензії.

На складі комірник на кожний номенклатурний номер запасу має оформлювати „Матеріальний ярлик" (ф. М-16). Цей документ містить найменував мер і повну характеристику кожного виду запасу. Ярлик розміщується безпосередньо на запасі або поблизу нього.

Для обліку запасів за їх видами комірник веде окремі документи за М-12 „Картка складського обліку матеріалів". В ній проводяться записи ним фактом надходження та вибуття запасів. Підставою для запису в і є „Прибутковий ордер" (ф. М-4), „Акт про приймання матеріалів" „Товарно-транспортна накладна" (ф. 1-ТН) — по надходженню, а по вид Лімітно-забірні картки (фф. М-К, М-9, М-28а), „Акт-вимога па заміну (д вий відпуск) матеріалів" (ф. М-10), „Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів" (ф.М-11), „Акт приймання-передачі обладнання у монтаж" (М-15а), „Акт про витрату давальницьких матеріалів"(ф.М-23) і ,Д транспортна накладна" (ф. 1-ТН).

Тільки після того, як запаси оприбутковані, допускається їх відпуск із складу. Відпуск цінностей із складу може здійснюватися тільки уповноважені особами. Список цих працівників складається і затверджується керівником підприємства та головним бухгалтером. Підставою для відпуску матеріалів із складу у виробничі цехи, дільниці є: для одноразового відпуску — накладна вимога (М-11), а для систематичного відпуску цінностей виробничим одиницям — ліміт­но-забірні картки (фф. М-8, М-9, М-28, М-28а). Ліміт встановлюється для кожно­го підрозділу на підставі розрахунків бухгалтерії підприємства і затверджується керівником.

Для багаторазового відпуску запасів протягом місяця використовують „Лімітно-забірну картку" (ф. М-8). У випадку, коли матеріали відпускаються для виробництва чотири рази протягом місяця, складається „Лімітно-забірна картка" (ф. М-9). Підставою для відпуску комірником запасів на об'єкти будівництва є „Лімітно-забірна картка" (ф. М-28), яка представлена матеріально відповідаль­ною особою-забудовником. Водночас комірник веде в себе облік відпущених на будову матеріальних цінностей у „Лімітно-забірній картці" (ф. М-28а). В момент відпуску матеріалів па об'єкти будівництва комірник ставить свій підпис у лімітно-забірній картці (ф. М-28) виконавця будівельних робіт, а той в свою чергу підтверджує факт відпуску комірником запасів своїм підписом у лімітно-забірній картці форми (ф. М-28а).

Відпускаючи запаси із складу на підставі лімітно-забірної картки, комірник зобов'язаний слідкувати за встановленим лімітом. Перевищення ліміту допуска­ється тільки з дозволу керівника. В цьому випадку складається „Акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів (ф. М-10) у двох примірниках, один з яких залишається у замовника, а інший — у комірника.

Наприкінці місяця на підставі даних карток складського обліку матеріалів (ф. М-12) комірником складається „Відомість обліку залишків матеріалів на складі" (ф. М-14). Підсумкові дані по цій відомості порівнюються комірником із встановленими на підприємстві нормами забезпечення запасами. Якщо залишок наявних запасів є меншим за розраховані норми, то комірник, з мстою запобіган­ня можливим неплановим простоям виробництва, зобов'язаний подати відповідну інформацію керівництву. Для цього складається „Сигнальна довідка про відхи­лення фактичного залишку матеріалів від установлених норм запасу" (ф. М-18), Після закінчення облікового періоду комірник, як і всі матеріально відпові­дальні особи, має скласти „Матеріальний звіт" (ф. М-19), який містить інформа­цію про надходження та вибуття товарно-матеріальних цінностей за весь період. Цей звіт, разом із документами, які підтверджують надходження та вибуття запа­сів, фіксується у „Реєстрі приймання-здавання документів" (ф. М-13). Всі вони передаються в бухгалтерію.

Документообіг на підприємстві має бути організований так, щоб забезпечу­вати вчасне надходження необхідної інформації до бухгалтерії. Первинні доку­менти, які надходять до бухгалтерії, підлягають перевірці за змістом операції і за правильністю їх оформлення. Особливу увагу слід звернути на законність прове­дення операцій.

В бухгалтерії узагальнюється отримана від комірників аналітична інформа­ція про рух запасів. При цьому використовуються рахунки бухгалтерського облі­ку та бухгалтерські реєстри (журнали-ордери та відомості). Станом на перше число місяця в бухгалтерії підприємства, у спеціальній оборотно-сальдовій відомості проводиться залишок запасів по кожному рахунку.