Rozliczenia niedoborów, szkód I nadwyżek

Niedobory lub nadwyżki składników aktywów mają miejsce wówczas, gdy występują różnice między rzeczywistym stanem składników aktywów a ich stanem wykazanym w księgach rachunkowych. Różnice te są ujawniane w trakcie przeprowadzania inwentaryzacji. Stwierdzone niedobory i nadwyżki powinny być odpowiednio rozliczone. Z tytułu stwierdzonych niedoborów i nadwyżek mogą wynikać rozrachunki z pracownikami lub innymi jednostkami, powstawać koszty lub przychody, straty nadzwyczajne lub zyski nadzwyczajne. Niedobór występuje wówczas, gdy rzeczywisty stan składnika aktywów jest mniejszy od stanu wykazanego w księgach rachunkowych. Sposób rozliczenia stwierdzonych niedoborów zależy od odpowiedzialności za powstały niedobór i przyczyny powstania niedoborów. Ze względu na odpowiedzialność za powstanie niedoborów wyróżnia się:

1. niedobory zawinione;

2. niedobory niezawinione.

Jako niedobory zawinione traktuje się niedobory spowodowane działalnością osób materialnie odpowiedzialnych. Niedobory zawinione są spowodowane takimi przyczynami, jak:

• niegospodarność;

• dokonanie obrotów składnikami aktywów niezgodnie z dokumentacją;

• przywłaszczanie przez osoby materialnie odpowiedzialne.

Wartość odpowiednio wycenionego zawinionego niedoboru składnika aktywów obciąża osobę materialnie odpowiedzialną.

Niedoborami niezawinionymi są niedobory nie spowodowane działalnością osób materialnie odpowiedzialnych.

Podstawowymi przyczynami powstawania niedoborów niezawinionych są:

• ubytki naturalne;

• zdarzenia losowe;

• błędy księgowe;

• błędy pomiarów przyjmowanych lub wydawanych składników aktywów.

Odmienny charakter w porównaniu z niedoborami mają szkody. Szkoda występuje wówczas, gdy następuje obniżenie jakości lub utrata wartości użytkowej składnika aktywów rzeczowych. Przy tym rzeczywista ilość składnika aktywów jest taka sama, jak stan wykazany w księgach rachunkowych. Równieź wśród szkód można wyróżnić szkody zawinione i szkody niezawinione. Wycena stwierdzonych niedoborów i szkód jest dokonywana według wartości przyjętej do ewidencji księgowej odpowiednich składników aktywów. Niedobory i szkody składników aktywów trwałych są przy tym wyceniane według wartości netto. Roszczenia wobec osób materialnie odpowiedzialnych z tytułu niedoborów zawinionych mogą być zwiększone do wartości rynkowej składników aktywów.

Sposób rozliczenia niedoborów i szkód zawinionych zależy od tego, czy osoby materialnie odpowiedzialne za składniki aktywów uznały te niedobory czy też nie. Jeśli osoba materialnie odpowiedzialna uznała na piśmie niedobór lub szkodę, to równowartość niedoboru stanowi należności od pracowników. Jeśli natomiast osoba materialnie odpowiedzialna nie uznała niedoboru czy też szkody, wówczas jednostka kieruje roszczenia z tytułu niedoboru (szkody) na drogę postępowania sądowego.

Równowartość niedoborów i szkód niezawinionych odciąża koszty lub straty nadzwyczajne, w zależności od przyczyn ich powstania.

W szczególnych przypadkach niedobory mogą być kompensowane z nadwyżkami. Może to mieć miejsce wówczas, gdy niedobór i nadwyżka dotyczą tej samej osoby materialnie odpowiedzialnej i zostały one ujawnione w trakcie tej samej inwentaryzacji. Jednocześnie niedobór i nadwyżka muszą dotyczyć takich samych lub podobnych składników aktywów, których cena jednostkowa nie wykazuje istotnych różnic.

Do ewidencji ujawnienia i rozliczenia niedoborów i szkód jest przeznaczone konto “Rozliczenie niedoborów”. Po stronie Debet tego konta wykazuje się wartość stwierdzonych niedoborów i szkód, po stronie Credit natomiast księguje się rozliczenia stwierdzonych niedoborów i szkód. Konto “Rozliczenie niedoborów” może pod koniec okresu sprawozdawczego wykazywać saldo debetowe. Na koniec roku obrotowego stwierdzone niedobory powinny być rozliczone.

Ewidencja typowych operacji gospodarczych dotyczących niedoborów i szkód jest przedstawiona na schemacie 6.7.

Schemat 6.7. Ewidencja niedoborów i szkód

Objaśnienia:

1. Ujawnienie niedoborów środków pieniężnych w kasie.

2. Ujawnienie niedoborów i szkód materiałów.

3. Ujawnienie niedoborów i szkód towarów.

4. Ujawnienie niedoborów i szkód produktów gotowych.

5. Ujawnienie niedoborów i szkód półproduktów.

6. Ujawnienie niedoborów i szkód produktów w toku.

7. Ujawnienie niedoborów i szkód środków trwałych.

8. Ujawnienie niedoborów i szkód środków trwałych w budowie.

9. Niedobory materiałów w granicach norm uznane za niezawinione.

10. Niedobory i szkody produktów uznane za niezawinione.

11. Niedobory i szkody spowodowane zdarzeniami losowymi.

12. Niedobory i szkody uznane przez osoby materialnie odpowiedzialne.

13. Niedobory i szkody zawinione, za które skierowano roszczenia do sądu.

14. Niedobory i szkody uznane za nieściągalne, umorzone.

15. Niedobory materiałów przekraczające normy, uznane za niezawinione.

16. Kompensata niedoborów z nadwyżkami.

Nadwyżka występuje wówczas, gdy rzeczywisty stan składnika aktywów jest większy od stanu wykazanego w księgach rachunkowych. Nadwyżka składnika aktywów może być spowodowana takimi przyczynami, jak:

• błędy pomiarów przyjmowanych lub wydawanych składników aktywów;

• dokonywanie obrotów składnikami aktywów niezgodnie z dokumentacją;

• stwierdzone omyłkowo w poprzedniej inwentaryzacji niedobory.

Wycena stwierdzonych nadwyżek jest dokonywana według wartości przyjętej do ewidencji księgowej odpowiednich składników aktywów. Nadwyżki składników aktywów trwałych są wykazywane na poziomie ich wartości brutto z jednoczesnym ustaleniem umorzenia tych nadwyżek.

Sposób rozliczenia stwierdzonych nadwyżek zależy od ich związku z procesami gospodarczymi przedsiębiorstw. Równowartość nadwyżek składników aktywów zmniejsza koszty działalności lub zwiększa przychody (pozostałe przychody operacyjne). Niekiedy nadwyżki mogą być kompensowane z niedoborami.

Do ewidencji ujawnienia i rozliczenia nadwyżek jest przeznaczone konto “Rozliczenie nadwyżek”. Po stronie Credit tego konta wykazuje się wartości stwierdzonych nadwyżek składników aktywów. Z kolei po stronie Debet księguje się rozliczenie stwierdzonych nadwyżek. Pod koniec okresu sprawozdawczego konto “Rozliczenie nadwyżek” może wykazywać saldo kredytowe, oznaczające stan rozliczonych nadwyżek. Pod koniec roku obrotowego ujawnione nadwyżki powinny być jednakże całkowicie rozliczone.

Ewidencja typowych operacji gospodarczych związanych z ujawnieniem i rozliczeniem nadwyżek jest przedstawiona na schemacie 6.8.

Schemat 6.8. Ewidencja nadwyżek

Objaśnienia:

1. Ujawnienie nadwyżki środków pieniężnych w kasie.

2. Ujawnienie nadwyżki materiałów.

3. Ujawnienie nadwyżki towarów.

4. Ujawnienie nadwyżki produktów gotowych.

5. Ujawnienie nadwyżki półproduktów.

6. Ujawnienie nadwyżki produktów w toku.

7. Ujawnienie nadwyżki środków trwałych.

8. Ujawnienie nadwyżki w budowie środków trwałych.

9. Nadwyżki wynikające z niedokładności pomiaru zużycia materiałów.

10. Kompensata nadwyżek z niedoborami.

11. Umorzenie nadwyżek środków trwałych.

12. Nadwyżki nie wyjaśnione.

 