Rozrachunki z pracownikami

Rozrachunki z pracownikami obejmują należności z tytułu różnych świadczeń jednostki gospodarczej na rzecz pracowników oraz zobowiązania wobec pracowników z tytułu pracy świadczonej przez nich na rzecz danej jednostki. Ogół rozrachunków z pracownikami można podzielić na dwie grupy rodzajowe:

1) rozrachunki z tytułu wynagrodzeń;

2) inne rozrachunki z pracownikami.

Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń dotyczą należności i zobowiązań z tytułu wynagrodzeń za pracę wykonywaną przez pracowników w ramach umów o pracę lub innych umów. Wynagrodzenia zawierają ogół wynagrodzeń pieniężnych oraz wartość świadczeń w naturze (deputatów) lub ich ekwiwalentów zaliczanych zgodnie z przepisami do wynagrodzeń osób fizycznych. Wynagrodzenia stanowią ekwiwalent za zużytą pracę pracowników na rzecz danej jednostki gospodarczej.

Wynagrodzenia występujące w jednostkach gospodarczych obejmują dwie podstawowe pozycje:

1) wynagrodzenia osobowe, wypłacane pracownikom stale zatrudnionym w danej jednostce na podstawie umowy o pracę, na które składają się wynagrodzenia zasadnicze oraz wynagrodzenia dodatkowe i uzupełniające oraz deputaty;

2) wynagrodzenia bezosobowe, wypłacane osobom fizycznym na podstawie umowy-zlecenia, umowy o dzieło oraz umowy agencyjnej.

Najważniejszą pozycją wynagrodzeń są wynagrodzenia zasadnicze. Wynikają one ze stosunku pracy oraz z obowiązującego w danej jednostce gospodarczej systemu wynagradzania. Występują przy tym dwa podstawowe systemy wynagradzania:

1) system czasowy, tj. za czas pracy;

2) system akordowy, tj. za efekty pracy.

Podstawą ustalania wynagrodzenia w systemie czasowym jest czas pracy efektywnie przepracowany lub czas umowny. W systemie tym wyróżnia się:

– system czasowo-prosty, przy którym wynagrodzenie jest ustalane jako iloczyn czasu pracy oraz stawki za jednostkę czasu;

– system czasowo-premiowy, przy którym wynagrodzenie jest ustalane jako suma wynagrodzenia wynikającego z systemu czasowo-prostego oraz z premii uzależnionej od efektów pracy – jej wydajności i jakości.

W akordowym systemie wynagradzania wysokość wynagrodzenia pracownika jest uzależniona od efektów pracy. System akordowy może przyjąć postać:

– akordu prostego, przy którym wysokość wynagrodzenia jest ustalana jako iloczyn ilości wykonanej produkcji oraz stawki za jednostkę produkcji;

– akordu progresywnego, przy którym wysokość wynagrodzenia ustala się podobnie jak przy akordzie prostym, z tym że stawka za jednostkę produkcji wzrasta po przekroczeniu określonej normy ilościowej;

– akordu premiowego, przy którym wysokość wynagrodzenia stanowi sumę wynagrodzenia ustalonego według zasad akordu prostego oraz premii uzależnionej od efektów pracy (za przekroczenie norm lub osiągnięcie wyższej jakości pracy).

Wynagrodzenia dodatkowe są wypłacane pracownikom za przepracowanie dodatkowego czasu pracy oraz za pracę w warunkach szkodliwych dla zdrowia. Z kolei wynagrodzenia uzupełniające obejmują takie elementy wynagrodzenia, które nie są związane z czasem efektywnie przepracowanym, jak dodatki stażowe, premie jubileuszowe, wynagrodzenie za czas urlopu, zasiłki chorobowe pokrywane przez zakład pracy.

Do ewidencji należności i zobowiązań z tytułu wynagrodzeń pracowników wykorzystuje się konto syntetyczne “Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”. Po stronie Debet tego konta księguje się sumy wypłaconych wynagrodzeń netto i zaliczek na wynagrodzenia, wartość wypłaconych deputatów i innych świadczeń w naturze zaliczonych do wynagrodzeń, potrącenia dokonane w liście płacy oraz przedawnione zobowiązania z tytułu wynagrodzeń. Po stronie Credit konta “Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” ujmuje się wysokość wynagrodzeń brutto wynikających z list płac oraz przedawnione i umorzone należności z tytułu wynagrodzeń.

Zasady ewidencji operacji gospodarczych dotyczących rozrachunków z pracownikami z tytułu wynagrodzeń są przedstawione na schemacie 6.2.

Schemat 6.2. Ewidencja rozrachunków z tytułu wynagrodzeń

Objaśnienia:

1. Zestawienie wynagrodzeń brutto według list płac:

1. wynagrodzenia obciążające koszty działalności operacyjnej;

2. wynagrodzenia obciążające koszty budowy środków trwałych;

3. wynagrodzenia obciążające fundusze specjalne;

4. nagrody i premie wypłacane z zysku netto.

2. Wypłata gotówką wynagrodzeń netto oraz zaliczek na wynagrodzenia.

3. Przelew na rachunki pracowników wynagrodzeń netto.

2. Potrącenia z listy płac zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych i składek ZUS.

5. Wydanie pracownikom świadczeń w naturze zaliczanych do wynagrodzeń:

1. wartość w koszcie wytworzenia lub w cenie nabycia;

2. należny podatek VAT.

6. Potrącenia o charakterze dobrowolnym lub karno-sądowym.

7. Odpisanie przedawnionych zobowiązań z tytułu wynagrodzeń.

8. Odpisanie przedawnionych należności z tytułu nadpłaconych wynagrodzeń.

Konto “Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” może wykazywać zarówno saldo debetowe, jak i kredytowe. Saldo debetowe oznacza stan należności od pracowników z tytułu wynagrodzeń, natomiast saldo kredytowe – stan zobowiązań wobec pracowników z tytułu wynagrodzeń.

Do konta “Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” jest prowadzona ewidencja szczegółowa. Dotyczy ona rozrachunków z poszczególnymi pracownikami jednostki.

W jednostkach gospodarczych oprócz rozrachunków z tytułu wynagrodzeń występuje wiele innych rozrachunków z pracownikami. Są to należności i zobowiązania z takich tytułów, jak:

• wypłacone pracownikom sumy do rozliczenia na pokrycie kosztów podróży służbowych, opłacenie mniejszych zakupów lub pokrycie wydatków na cele administracyjne;

• udzielone pracownikom pożyczki z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;

• odpłatne świadczenia na rzecz pracowników (sprzedaż towarów, materiałów i usług);

• obciążenia pracowników za powierzone im składniki majątkowe;

• wypłaty za odszkodowania, odprawy pośmiertne, ekwiwalenty za zużytą odzież, nagrody za zastosowane projekty wynalazcze.

Ewidencja syntetyczna wymienionych rozrachunków z pracownikami jest prowadzona na koncie “Inne rozrachunki z pracownikami”. Po stronie Debet tego konta księguje się zatem wszelkie wypłaty pracownikom oraz należności od pracowników nie związane z wynagrodzeniami. Po stronie Credit ujmuje się wszelkie wpłaty pracowników, a także zobowiązania wobec nich poza tymi, które dotyczą wynagrodzeń.

Konto “Inne rozrachunki z pracownikami” może wykazywać zarówno saldo debetowe, jak i kredytowe. Saldo debetowe oznacza stan należności od pracowników z różnych tytułów, poza wynagrodzeniami. Z kolei saldo kredytowe wyraża stan nie związanych z wynagrodzeniami zobowiązań wobec pracowników.

Do konta “Inne rozrachunki z pracownikami” jest prowadzona ewidencja analityczna. Dotyczy ona rozrachunków z poszczególnymi pracownikami i z poszczególnych tytułów powstania tych rozrachunków.

Typowe operacje gospodarcze ewidencjonowane na koncie “Inne rozrachunki z pracownikami” są przedstawione na schemacie 6.3.

Schemat 6.3. Ewidencja innych rozrachunków z pracownikami

Objaśnienia:

1. Wypłacone pracownikom sumy do rozliczenia.

2. Udzielone pracownikom pożyczki z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

3. Należności od pracowników z tytułu sprzedanych wyrobów i odpłatnego świadczenia usług:

1. wartość sprzedaży netto;

2. należny podatek VAT.

4. Obciążenie pracowników za powierzone im składniki majątkowe.

5. Odpisanie przedawnionych zobowiązań wobec pracowników z innych tytułów niż wynagrodzenia.

6. Zwrot przez pracowników nie wykorzystanych zaliczek.

7. Zobowiązania wobec pracowników z tytułu odszkodowań.

8. Zobowiązania wobec pracowników z tytułu odpraw pośmiertnych.

9. Zobowiązania wobec pracowników z tytułu ekwiwalentów za zużytą odzież.

10. Zakup przez pracowników materiałów biurowych.

10. Odpisanie przedawnionych należności od pracowników z innych tytułów niż wynagrodzenia.

 