Внутренняя и внешняя среда в управлении. Организационные формы и структуры управления.

Построение структуры управления организацией — это важная составная часть общей функции управления. Ее реализация может потребовать реструктуризации организации, и ее управляющей системы. Между структурой управления и организационной структурой существует тесная связь: структура организации отражает установленное в ней разделение функций.

Структура управления представляет собой упорядоченную совокупность связей между звеньями и работниками, занятыми решением управленческих задач организации.

Структура управления включает след-е понятия: элементы, связи и уровни. Элементы — это службы, группы и работники, выполняющие те или иные функции управления. Отношения между элементами поддерживаются благодаря связям, которые бывают горизонтальные и вертикальные. Горизонтальные связи носят характер согласования и являются одноуровневыми. Вертикальные связи — это связи подчинения, т.е. наличие нескольких уровней управления. Также связи в структуре управления могут быть линейными и функциональными. Линейные связи отражают движение информации между линейными руководителями. Функциональные связи отражают движение информации в связи с конкретными функциям управления. Однако ни одна из перечисленных структур управления в чистом виде не применяется, за исключением линейной. В большинстве случаев используется смешанный тип управления

В рамках структуры управления протекает управленческий процесс, между участниками которого распределены задачи и функции управления.

В целом рациональная организационная структура управления должна отвечать следующим требованиям:- обладать функциональной пригодностью, гарантировать надежность управления на всех уровнях;-бытьоперативной;- иметь минимальное количество уровней управления и рациональные связи между органамиуправления;- быть экономичной, минимизировать затраты на выполнение управленческих функций. Внешняя и внутренняя среда в управлении

Принято различать макро- и микросреду. Макросреда включает в себя факторы широкого социального плана и преимущественно косвенного воздействия: политические, правовые, экономические, демографические, географические, социокультурные, информационные, научно-технические, технологические факторы и другие ресурсы.

Микросреда представлена отдельными субъектами (конкретными организациями, группами и отдельными лицами), имеющими непосредственное (прямое) отношение к данному субъекту менеджмента и его возможностям.

Внешняя среда - это совокупность внешних субъектов и сил (факторов), активно влияющих на положение и перспективы фирмы, на эффективность деятельности ее субъектов менеджмента. Во внешнюю среду управления входит вся макросреда и часть микросреды. Она включает как макрофакторы. Так и факторы микросреды.

Внутренняя среда - это совокупность характеристик организации и ее внутренних субъектов (сил, слабостей ее элементов и связей между ними), влияющих на положение и перспективы фирмы. К ним относятся миссия, стратегия, цели, задачи и структура организации, распределение функций (включая собственно управленческие), прав и ресурсов, интеллектуальный капитал (в том числе организационный и человеческий потенциал, обучаемость, ожидания, потребности и групповая динамика, включая отношения лидерства), стиль управления, ценности, культура и этика организации, а также системные модели взаимосвязей всех упомянутых характеристик.

Функциональное разделение труда проявляется в формировании отдельных групп ра­ботников, выполняющих следующие функции:планирование;организация;технологическая подготовка производства;проектирование;организация труда и з/п;диспетчирование;контроль.

Управленческие работники, выполняющие данные функции могут находиться на различ­ных иерархических уровнях управления.

4. характеристика основных функций управления

Коммуникации - это обмен информацией между двумя людьми и более. На коммуникации руководители тратят от 50 до 90% времени, т.к. руководителю необходимо реализовать свою роль в межличностных отношениях, участвовать в принятии решений и выполнять управленческие функции. Все виды управленческой деятельности основаны на обмене информацией, поэтому коммуникации и называют связующими процессами.

Руководителю приходится осмысливать большие объемы информации, среди которой есть информация, не влияющая на процесс управления. Обмен информацией, которая оказывает влияние на процесс управления, носит название эффективных коммуникаций. Эффективный менеджер ­ это тот, кто из общего потока коммуникаций умеет быстро отобрать полезные для процесса управления.

Коммуникации осуществляются в повседневной работе при общении с подчиненными и руководителями, на собраниях, при чтении документов и т.д. Коммуникациями пронизан весь процесс производства и управления.

Эффективность обмена информацией достигается, когда одна сторона передает информацию, а другая - правильно ее воспринимает, поэтому главной задачей коммуникационного процесса является обеспечение понимания и правильного восприятия передаваемой информации.

Выделяют 4 элемента в процессе обмена информацией:

- отправитель - лицо, которое отбирает информацию и передает ее;

- сообщение - сущность информации, передающейся устно или символами;

- канал - средство передачи информации;

- получатель - лицо, которому предназначена информация и которое ее воспринимает.

Процесс обмена информацией происходит на нескольких этапах:

1. Формирование идеи. Отправитель решает, какое сообщение сделать предметом обмена. Трудности возникают при передаче необдуманной идеи. Чтобы обмен информацией прошел эффективно, учитываются ситуационные факторы, воспринимающая сторона и последствия коммуникационного процесса.

2. Кодирование и выбор канала. Идея превращается в сообщение, Т.е. кодируется с помощью символов - слов, интонации, жестов. Типу символов должен соответствовать канал передачи: передача речи, письменных материалов, электронные средства связи, видеоленты и т.д. Более эффективными являются официальные коммуникации (прямые разговоры, письменные приказы). Для уверенности поступления информации к получателю пользуются 2-3 каналами.

3. Передача информации. Эффективность коммуникаций зависит от важности и своевременности идеи, умения ее правильно закодировать и после выбора оптимального канала связи донести до получателя. Для этого ее передают выбранному каналу связи. Это чисто физическая передача сообщения.

4. Декодирование. Получив сообщение, адресат декодирует его. В процессе декодирования символы отправителя превращаются в мысли получателя. Если символы отправителя и получателя совладают, получатель осознает идею отправителя. Если реакция на идею не требуется, то на этом процесс обмена информацией завершается.

Для подтверждения результата коммуникации необходима обратная связь, при которой отправитель и получатель меняются ролями. Обратная связь позволяет понять, в какой мере было понято и воспринято изначальное сообщение, она повышает эффективность коммуникационного процесса и способствует подавлению искажения смысла сообщение.

Коммуникация подразделяются на две группы: между организацией и ее средой и между уровнями управления и подразделениями. К первой группе относятся коммуникации, представляющие собой информационное взаимодействие с внешней средой: средства массовой информации, потребители, надзор за качеством продукции и т.п. Возникновение коммуникаций внутри организации в виде собраний, обсуждений и т.д. являются реакцией на воздействие внешней среды.

Ко второй группе относятся:

- межуровневые коммуникации - коммуникация осуществляется по вертикали и по горизонтали между подразделениями. Сверху вниз передается информация о принятых решениях, текущих задачах, рекомендации, снизу вверх - информация о ходе производственного процесса, загрузке оборудования, поступлении сырья в виде отчетов;

- коммуникации между различными подразделениями - обмен информацией для координации задач и действий подразделений организации. Координируется деятельность рабочих групп по контролю за издержками, сбытом продукции. Руководители информируют друг друга о ходе внедрения новой техники. Устанавливаются равноправные отношения между подразделениями.

- коммуникации «руководитель-подчиненный» - это обмен информацией о способах деятельности, эффективности работы, вознаграждениях, проблемах, изменениях, результатах и т.д. Оказывают непосредственное влияние на производственный процесс;

- коммуникации между руководителем и рабочей группой - важный компонент для достижения эффективности управления. Участие в обмене информацией каждого члена рабочей группы позволяет выработать правильные отношения группы с руководителем, а руководителю - более активно вовлекать подчиненных в дела организации;

- неформальные коммуникации - мнения, складывающиеся в неформальных группах и поступающие к руководителю по неформальным каналам, дают возможность принимать более правильные решения, предупреждать конфликтные ситуации.

 

5. Понятие, сущность и содержание эффективности менеджмента

Эффeктивнocть мeнeджмeнтa - этo yпpaвлeниe дeятeльнocтью пpeдпpиятия c минимaльными издepжкaми и мaкcимaльными peзyльтaтaми. В мeнeджмeнтe выдeляют экoнoмичecкyю и coциaльнyю эффeктивнocть. Рeзyльтaтoм экoнoмичecкoй эффeктивнocти являeтcя экoнoмичecкий эффeкт, oтpaжaющийcя нa pocтe пpибыли, cнижeнии издepжeк, пoвышeнии кaчecтвa и т. д. Рeзyльтaтoм coциaльнoй эффeктивнocти являeтcя coциaльный эффeкт. Он зaключaeтcя в пoвышeнии yдoвлeтвopeннocти paбoтникoв oт выпoлняeмoй paбoты, yлyчшeнии ycлoвий тpyдa, пoвышeнии блaгococтoяния paбoтникoв. Взaимocвязь мeждy экoнoмичecкoй и coциaльнoй эффeктивнocтью oчeнь тecнaя, тaк кaк зaчacтyю пpи yлyчшeнии экoнoмичecкoй oбcтaнoвки yлyчшaeтcя и coциaльнaя yдoвлeтвopeннocть, и нaoбopoт, пpи пoвышeнии coциaльнoй yдoвлeтвopeннocти пoвышaeтcя экoнoмичecкaя эффeктивнocть. Пoвышeниe пpибыльнocти пpeдпpиятия пpивoдит к yвeличeнию зapaбoтнoй плaты(ocyщecтвлeнию мaтepиaльнoгo cтимyлиpoвaния) и, кaк cлeдcтвиe, к yдoвлeтвopeннocти paбoтникoв. Пoвышeниe coциaльнoй yдoвлeтвopeннocти в cвoю oчepeдь cпocoбcтвyeт пoвышeнию пpoизвoдитeльнocти и yлyчшeнию кaчecтвa и, кaк cлeдcтвиe, yвeличивaeт пpибыльнocть и т. д. Нo cлeдyeт oтмeтить, чтo мepoпpиятия coциaльнoй нaпpaвлeннocти мoгyт пpинecти cвoи плoды лишь в oтдaлeннoм бyдyщeм, пoэтoмy пoдoбныe дeйcтвия cлeдyeт дoпoлнитeльнo coпocтaвлять co cтpaтeгичecкими и тaктичecкими плaнaми. Фaктopы, пoвышaющиe эффeктивнocть мeнeджмeнтa:

1. взaимoдeйcтвиe в cиcтeмe yпpaвлeния;

2. oптимaльнoe иcпoльзoвaниe вpeмeни.

Взaимoдeйcтвиe в cиcтeмe yпpaвлeния пpeдпoлaгaeт влияниe вcex пoдpaздeлeний пpeдпpиятия дpyг нa дpyгa. Знaчeниe взaимoдeйcтвия вoзpacтaeт пo мepe pacшиpeния cпeциaлизaции opгaнизaции. Взaимoдeйcтвиe пoдpaздeлeний пoзвoляeт paбoтaть фиpмe кaк eдинoмy мexaнизмy и иcключить лишниe звeнья. Тaкoe взaимoдeйcтвиe ycиливaeт peзyльтaтивнocть дeятeльнocти нa вcex ypoвняx ee выпoлнeния, в тoм чиcлe и yпpaвлeнчecкoм, тaк кaк нa нeгo cнижaютcя pacxoды. Пyти пoвышeния эффeктивнocти yпpaвлeния:

1. paзpaбoткa пpoблeм yпpaвлeния и cпocoбoв иx paзpeшeния;

2. пocтoяннoe yлyчшeниe тexнoлoгичecкoгo и инфopмaциoннoгo oбecпeчeния yпpaвлeния;

3. coвepшeнcтвoвaниe cиcтeм и мeтoдoв yпpaвлeния;

4. peгyляpнaя пepeпoдгoтoвкa кaк pyкoвoдящeгo cocтaвa, тaк и pядoвыx coтpyдникoв;

5. yдeлeниe знaчитeльнoгo внимaния пoдбopy кaдpoв.

Оптимaльнoe иcпoльзoвaниe вpeмeни ocнoвывaeтcя нa чeткoм плaниpoвaнии мeнeджepoм выпoлняeмыx им и пoдчинeнными paбoт:

1. нe cтoит плaниpoвaть нa дeнь бoлee тpex вaжныx дeл и дecяти oбщиx;

2. пocлe выпoлнeния в нaчaлe paбoчeгo дня вaжнoгo дeлa cлeдyeт yтoчнить дaльнeйшиe пpиopитeты;

3. pacпpeдeлeниe ocyщecтвляeмыx фyнкций пo вpeмeни и вaжнocти пpeдпoлaгaeт чeткoe фopмиpoвaниe ycлoвий иx выпoлнeния (opгaнизaцию paбoчeгo мecтa, oбecпeчeниe ycлoвий и cpeдcтв для cooтвeтcтвyющeгo выпoлнeния paбoт).

Пocлeдoвaтeльнocть выпoлнeния зaдaний:

1. дeлa cpoчныe и вaжныe;

2. cpoчныe;

3. вaжныe, нo нe cpoчныe;

4. вce ocтaльныe.