5. Организация договорной работы

Договорная работа - это правовая деятельность корпораций, направленная на регулирование взаимоотношений с контрагентами с помощью договоров.

Договорная работа есть разновидность правовой деятельности, поскольку она осуществляется на основе норм права (централизованных и корпоративных).

Предмет договорной работы составляют хозяйственные договоры, через которые и реализуются результаты производственной коммерческой деятельности корпорации.

Субъект договорной работы - это различные корпорации, хозяйственные связи которых подлежат договорному оформлению.

Субъектов договорной работы характеризует способность от своего имени совершать действия, имеющие юридическое значение для формирования и исполнения договорных обязательств. С этой точки зрения субъекты договорной работы и стороны по хозяйственным договорам совпадают. И те и другие представляют собой предприятия, наделенные правами юридического лица. Юридическую базу участия корпораций в договорной работе составляют их право на совершение сделок, а также право на самостоятельное определение своих хозяйственных связей. Особое место среди субъектов хозяйственной договорной работы занимают коммерческие корпорации (производственные, торговые и т.п.). Их продукция, деятельность, с которой они намереваются получить прибыль, предназначаются для удовлетворения потребностей других (организаций, граждан). В меньшей мере договорная работа связана с некоммерческими корпорациями, выполняющими социально-культурные, социально-бытовые, управленческие функции. Эти корпорации проводят работу по договорам в основном с целью удовлетворения потребностей в приобретении материальных ценностей, обеспечивающих их деятельность.

Процесс использования корпорациями хозяйственных договоров протекает в последовательности, типичной для управленческой деятельности, и охватывает собой два цикла: заключение договоров (подготовка, оформление, согласование условий с контрагентами) и исполнение договоров (оперативные мероприятия, учет, контроль хода и результатов выполнения договорных обязательств). Эти два цикла договорной деятельности, самостоятельные и разъединенные во времени, все же едины по своей направленности, характеру и содержанию решаемых вопросов.

Иногда в литературе термин договорная работа применяют для обозначения только системы действий по заключению договоров, а мероприятия по обеспечению исполнения договоров выводят за рамки договорной работы, относят к иным по назначению видам правовой работы предприятия. Справедливым все же представляется мнение о комплексном понимании договорной работы. Такой подход не позволяет разъединить взаимообусловленные действия, направленные на использование предприятиями хозяйственного договора. Кроме того, узкое понимание договорной работы не воспринято и практикой.

В зависимости от задач, которые стоят перед корпорацией как участником разнообразных хозяйственных связей, следует различать:

1. договорную работу по реализации результатов собственного производства (договорная работа по заказам потребителя);

2. договорная работа по обеспечению собственных потребностей в работах, продукции, услугах «со стороны».

Если предприятие выполняет один вид деятельности и реализует его результаты другим, то его можно назвать однопрофильным. По профилю предприятия могут быть подразделены на следующие группы: промышленные, сельскохозяйственные, строительные, транспортные, торговые и т.п. В настоящее время предприятие может заниматься любым видом деятельности. На практике же, выполняя различные виды работ, оно все же делает какую- либо из них доминирующей, основной, определяющей его профиль.

Но есть множество предприятий, определить профиль которых затруднительно. Это вполне соответствует законодательству, представляющему корпорациям общую правоспособность.

Договорная работа, связанная с обеспечением предприятием своих потребностей, имеет сугубо конкретное содержание (обеспечение сырьем, материалами, оборудованием, энергией, транспортными услугами и т.п.).

Виды договорной работы учитываются при решении вопросов ее организации на предприятии. Договорное оформление и выполнение заказов потребителей, как правило, возлагаются на плановый отдел, отдел снабжения либо на специально образуемый договорной отдел. Договорная работа по обеспечению предприятия материальными ресурсами сосредоточена в службах, ответственных за материально-техническое снабжение, организацию капитального строительства, ремонта оборудования и т.п.

Виды договорной работы диктуют и содержание соответствующих корпоративных актов. Одни из них регулируют взаимоотношения работников корпорации с поставщиками и подрядчиками, а другие - вопросы реализации собственной продукции (услуг, работ). Названные критерии широко используются при определении направлений работы, специализации юристов на предприятии, распределении обязанностей между работниками юридического отдела.

Действия, составляющие содержание договорной работы, группируются по стадиям, на каждой из которых работниками корпорации решаются вопросы формирования и исполнения договорных обязательств.

Перечень вопросов, которые необходимо решить в процессе заключения и исполнения договоров, специфичен для каждой отдельной корпорации и различных хозяйственных связей. Вместе с тем, основные виды и направления договорной работы обычно включают следующие стадии.

Подготовка к заключению договоров. Порядок и сроки заключения договоров обусловлены порядком и сроками планирования корпорациями своей производственно-хозяйственной деятельности. Основная масса договоров заключается во второй половине календарного года, даже ближе к его завершению. В связи с этим появилось понятие договорной компании как работы по массовому оформлению договорных отношений на очередной год. Потребность в проведении таких компаний более ощутима у предприятий, заключающих значительное количество договоров. Подготовка требуется и для заключения отдельных договоров, сложных по характеру и по количеству согласовываемых сторонами вопросов либо по их субъективному составу.

В содержание подготовительной стадии договорной работы входят:

• преддоговорные контакты с будущими контрагентами;

• разработка основных условий;

• подготовка бланков договорной документации;

составление планов проведения договорной компании и др.

Опенка оснований заключения договоров имеет целью решение предприятием ключевого для него вопроса: заключать или не заключать договор. Оценка базируется главным образом на анализе производственной и коммерческой ситуации, в которой находится корпорация. Однако право предприятий выбирать контрагентов по договору на основе своего усмотрения нельзя абсолютизировать. Если принимается решение об отказе от заключения договора при наличии предварительного договора или договора о намерениях, то у корпорации возникает обязанность аргументировать свой отказ, причем сделать это нужно до того, как предполагаемый контрагент совершит определенные действия, связанные с материальными затратами.

Оформление договорных отношений (заключение договоров) может включать в себя следующие этапы:

а) работа над проектами договоров;

б) урегулирование разногласий;

в) конкретизация содержания заключенных договоров;

г) изменение или расторжение договоров.

Проекты договоров, как правило, разрабатываются службой, ответственной за ведение договорной работы. Результаты фиксируются в документах, выполненных в виде проекта договора, протокола разногласий или другой договорной документации. Эти документы подлежат всестороннему рассмотрению службами, которые отвечают за участки работы, связанные с техническим, производственным, материальным, финансовым и правовым обеспечением исполнения договоров. Традиционная форма проверки соответствия проектов договорной документации интересам предприятия - визирование.

Разработанные проекты договорных документов подлежат рассмотрению и подписанию руководителем или другими должностными лицами, уполномоченными на заключение договора от имени предприятия.

Информация о договоре (воля сторон) может фиксироваться традиционными способами (язык, специальные термины, таблицы для формулирования отдельных договорных условий), а также с помощью ЭВМ. Но все же документ до сих пор остается одним из главных носителей договора, ЭВМ применяется гораздо шире при ведении учета исполнения договоров.

Составленный проект договора передается контрагенту. Во многих случаях содержание договора вызывает возражения контрагента, и тогда требуется применение процедуры разрешения разногласий. Она регламентируется Положением о претензионном порядке урегулирования споров.

Работа, связанная с урегулированием разногласий, во многом сходна с работой над проектом договора: в обоих случаях стоит задача отыскать вариант, приемлемый для сторон и отвечающий их законным интересам.

Доведение содержания договоров до исполнителей. На практике распространены следующие формы такой информации:

• непосредственное ознакомление заинтересованных лиц с договорной

документацией, что обычно удостоверяется их подписью;

• передача подразделениям выписок из договоров (копий договорных документов);

• издание специально составленных документов, содержащих систематизированную информацию об основных условиях договоров (описи заказов, планы поставок и т.п.}.

Нарушение порядка доведения договорной информации до исполнителей должно рассматриваться как серьезное дисциплинарное нарушение, влекущее применение мер ответственности.

Контроль за исполнением договоров - это деятельность направленная на поддержание соответствия работы предприятия задачам достижения конечных результатов производства, установленным в договорах. Осуществляется он путем сравнения данных об условиях договоров с данными о ходе производства. Контроль может быть периодическим (за декаду, месяц, квартал и т.п.), выборочным, сплошным, постоянным. Применение ЭВМ позволяет наладить точный и постоянный контроль за процессом выполнения договорных обязательств.

Оценка результатов исполнения договоров. Ее содержание составляют:

• определение результатов исполнения договоров путем сравнения предусмотренных в договоре показателей с фактически достигнутыми;

• анализ результатов исполнения с точки зрения возможности применения мер стимулирования или санкций;

• разработка мероприятий, направленных на улучшение исполнения договоров, устранение причин их нарушения.

По итогам оценки результатов исполнения обязательств могут применяться меры поощрения или санкции, а также разрабатываются меры, направленные на устранение недостатков в организации производства, повышение уровня исполнительской дисциплины, предъявляются претензии к неисправным контрагентам.

Заключение крупных сделок и сделок, в отношении которых имеется заинтересованность

Договоры - это одна из разновидностей сделок. Наряду с договорами, являющимися результатом согласования воли субъектов, бывают сделки односторонние, т.е. такие, для совершения которых необходимо и достаточно выражения воли лишь одной стороны. Общие вопросы, связанные с заключением сделок, регулируются ГК РФ.

В деятельности акционерных обществ особую значимость приобретает заключение крупных сделок. Ведь в этом случае речь идет о распоряжении имуществом, принадлежащим многим и многим людям (акционерам), которым далеко не безразлично, как используются их деньги. Более того, они хотят получить на вложенные деньги дивиденды. Помимо всего прочего совершение крупных сделок (в том случае, если они не оправданы и слишком рискованны) может поставить под угрозу существование акционерного общества в целом, пи тогда вообще снимается вопрос о получении прибыли. Проблемным становится даже получение акционерами вложенных денег.

Вот почему вопрос о заключении крупных сделок законодатель счел необходимым урегулировать в Законе об акционерных обществах. Акционерные общества могут в своих корпоративных актах, посвященных порядку заключения сделок, связанных с приобретением или отчуждением обществом имущества, дополнять, развивать, конкретизировать законодательные установления. Именно это и делают многие акционерные общества, издавая на сей счет корпоративные нормативные акты, называемые обычно Положениями о сделках, связанных с приобретением или отчуждением обществом имущества.

Крупной признается сделка (или несколько взаимосвязанных сделок), совершенная с целью приобретения или отчуждения имущества, стоимость которого составляет более 25% балансовой стоимости активов общества, а также сделка (или несколько взаимосвязанных сделок), совершенная с целью размещения обыкновенных акций, составляющих более 25% ранее размещенных обществом обыкновенных акций.

Разрешение о сделках, стоимость которых не превышает 50% балансовой стоимости активов, должен принимать единогласно совет директоров, а если единогласие не достигнуто, то данный вопрос выносится на решение общего собрания.

Если стоимость сделки более 50% балансовой стоимости активов общества, то решение о ее заключении принимается общим собранием, причем квалифицированным большинством - в три четверти голосов акционеров - владельцев голосующих акций.

Совершение сделок, в отношении которых имеется заинтересованность, имеет ряд особенностей.

Заинтересованными лицами признаются:

• члены совета директоров общества;

• лица, занимающие должность в иных органах управления;

• акционер (акционеры), владеющий совместно со своим аффилированным лицом (лицами) 20 или более процентами голосующих акций.

Вышеуказанные лица не могут самостоятельно выступать стороной сделки (быть представителем или посредником при совершении такой сделки). Они обязаны довести это обстоятельство до сведения совета директоров, ревизионной комиссии и аудитора общества. В Законе об акционерных обществах подробно расписывается порядок принятия решений о заключении акционерным обществом сделок в случае заинтересованности.

Нормативная регламентация договорной работы

Ведение договорной работы на предприятии регламентируется его корпоративными актами. Они имеют различные названия: О ведении договорной работы на предприятии, Инструкция о порядке ведения договорной работы, Инструкция о порядке разработки и заключении договоров, Положение о порядке предъявлении претензий и исков за неисполнение обязательств, Положение о ведении претензионной работы на предприятии и т.п. Как видим, акты, регулирующие договорную работу, могут как носить комплексный характер, так и отражать всего лишь одну ее сторону, стадию, вид.

Однако в регулировании договорной работы есть предел, за которым ее нормирование теряет смысл. Нормальная регламентация часто «не срабатывает», поскольку в заранее установленных правилах трудно учесть своеобразие конкретной ситуации, и в итоге зачастую детализированные инструкции, положения не применяются теми, кому они адресованы. «Мертвые» правила, содержащиеся в значительном числе корпоративных актов, обязаны своим происхождением недооценке роли правовых знаний, повышения их квалификации, обмена опытом в этой сфере.

Корпоративные акты, регулирующие ведение договорной работы, имеют специальный характер, поэтому они в отличие, например, от корпоративных актов, регулирующих управление корпорацией, утверждаются руководителем предприятия, а не общим собранием или советом директоров. В то же время корпоративные акты о ведении договорной работы относятся к разряду весьма важных, и их утверждение на более низком уровне (заместителем руководителя или начальниками юридических служб или договорных отделов) нецелесообразно. Договоры - это документы, от которых может зависеть судьба корпорации в целом, а не только какого-либо структурного подразделения.

Определяя при составлении инструкции (положений) о порядке ведения договорной работы перечень и функции служб и подразделений предприятий, ответственных за те или иные участки договорной работы, сроки и порядок рассмотрения вопросов заключения и исполнения договоров, формы и схемы прохождения договорных документов, необходимо учитывать специфику корпорации. В корпоративных актах следует избегать воспроизведения норм законодательства. Попытки использовать корпоративные акты для систематизированного изложения норм о порядке заключения и исполнения договоров ведут к искажению смысла закона и к построению структуры и определению содержания корпоративных актов в отрыве от реального структурирования и содержания договорной работы в корпорации.

Корпоративные акты о договорной работе могут регулировать общие вопросы ее организаций, а также вопросы организации договорной работы на отдельных участках.

Общим вопросам посвящены корпоративные нормы, определяющие: основные задачи и направления договорной работы; перечень подразделений, ответственных за ее ведение на отдельных участках и стадиях; основные функции этих подразделений; перечень должностных лиц предприятия, наделенных правом подписания договоров и договорных документов; порядок осуществления методического руководства договорной работой со стороны юридической службы предприятия; порядок подготовки, утверждения и внедрения образцов договорной документации. Круг правил, общих для всех подразделений, расширяется при централизации выполнения связанных с договорной работой операций в одном подразделении или службе.

Корпоративные нормы могут устанавливаться применительно к отдельным участкам договорной работы на предприятии. На практике предприятия предусматривают специальные правила организации заключения и исполнения договоров на выполнение заказов потребителей и договоров, направленных на обеспечение своих потребностей. Среди этих специальных актов также могут быть выделены общие для данного участка договорной работы положения: функции подразделения (службы), ответственного за ведение договорной работы на соответствующем участке; порядок подготовки договорной компании, схема взаимоотношений подразделения, ответственного за ведение договорной работы с другими структурными подразделениями, участвующими в процессе заключения и исполнения договоров.

Порядок заключения и исполнения договоров может дифференцироваться в корпоративных актах по стадиям договорной работы. Принято регламентировать порядок оформления договорных отношений и осуществление контроля за исполнением договоров.

Потребность в обеспечении согласованности действий мелких подразделений обусловила разработку и утверждение на крупных предприятиях системы корпоративных актов по вопросам организации договорной работы. Построенная с учетом общих требований к порядку ведения договорной работы и особенностей организации заключения и исполнения договоров, эта система может включить в себя корпоративные акты, раздельно регулирующие и основные виды заключаемых корпорацией договоров. Специальными корпоративными актами могут также устанавливаться система материального поощрения и ответственность работников за результаты исполнения договоров. На средних и мелких предприятиях, однако, не всегда целесообразно создавать такие системы корпоративного регулирования. Вопросы организации договорной работы в необходимой мере позволяет регламентировать единый документ (положение, инструкция).