91. Классификация информации и методы организации работы с документами в рф. Принципы организации документооборота.

Информация подразделяется по форме представления на 2 вида: 1) дискретная форма (количество дорожно-транспортных происшествий, количество тяжких преступлений и т.п.); 2) аналоговая (температура тела человека, скорость автомобиля на определенном участке пути и т.п.).

По области возникновения выделяют информацию: 1) элементарную (механическую), которая отражает процессы, явления неодушевленной природы; 2) биологическую, которая отражает процессы животного и растительного мира; 3) социальную, которая отражает процессы человеческого общества.

По способу передачи и восприятия различают следующие виды информации: 1) визуальную, передаваемую видимыми образами и символами; 2) аудиальную, передаваемую звуками; 3) тактильную, передаваемую ощущениями; 4) органолептическую, передаваемую запахами и вкусами; 5) машинную, выдаваемую и воспринимаемую средствами вычислительной техники.

Информацию, создаваемую и используемую человеком, по общественному назначению можно разбить на три вида: 1) личную; 2) массовую ; 3) специальную.

По способам кодирования выделяют следующие типы информации: 1) символьную; 2) текстовую; 3) графическую.

Документооборот- это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. На предприятии различают три основных потока документации: 1) входящие док-ты, поступающие из других организаций; 2) исходящие док-ты, отправляемые в другие организации; 3)внутренние док-ты, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе.

Все документы, поступающие на предприятие проходят: 1) первичную обработку, 2) предварительное рассмотрение, 3) регистрацию, 4) рассмотрение руководством, 5)передачу на исполнение.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) должна принимать к обработке документы, имеющие юридическую силу, в противном случае присланные документы возвращаются автору с сопроводительной запиской, где объясняется причина возврата.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном кол-ве экземпляров.

Документы, подлежащие отправке в другую организацию сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи.

Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставленная на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрация документов должна быть только однократной. Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:автор (корреспондент); название документа; дата документа; индекс документа; дата поступления документа (для входящих); индекс поступления документа (для входящих); заголовок документа или его краткое содержание; резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения; отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа); номер дела. В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен.

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль включает: 1) постановку документа на контроль; 2) проверку своевременного проведения документа до исполнителя; 2)проверку и регулирование хода исполнения; 3) учет и обобщение результатов контроля и исполнения документов, информирование руководителя.

Основная цель организации контроля исполнения - обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления.

Для долговременного хранения документов создается архив предприятия. В задачи архива входят: 1) прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством; 2) информационно-справочная работа по архивным документам предприятия; 3) организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве - 3 года. После истечения этого срока решается дальнейшая “судьба” документов: передать ли их в архив предприятия; уничтожить или оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве.

В управлении широко используются электронные средства создания и обработки документов, поэтому документооборот рассматривается как составная часть информационного обеспечения управления и включает в себя движение информационных потоков организации – их получение, обработку, переработку, использование. Какая бы технология обработки документов ни использовалась, организация документооборота должна основываться на определенных принципах, или правилах, обеспечивающих оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени. К таким принципам организации документооборота относятся следующие: 1) централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов; 2) максимальное сокращение числа инстанций прохождения и исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью; 3) маршрутизация отдельных видов документов; 4) однократность регистрации документов; 5) организация предварительного рассмотрения документов; 6) вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения; 7) исключение необоснованных согласований, организация параллельного согласования документов одновременно несколькими работниками; 8) снижение уровня подписания документов.