1.10. Ошибки в формулах и отслеживание зависимостей

Если при наборе формулы были допущены ошибки, то в ячейку будет выведено значение ошибки. В Excel определены следующие типы сообщений об ошибках:

• #ДЕЛ/0! — попытка деления на 0. Эта ошибка обычно возникает, если в формуле делитель ссылается на пустую ячейку;

• #ИМЯ? — в формуле используется имя, отсутствующее в списке имен. Эта ошибка может быть также в том случае, если строка символов не заключена в кавычки;

• #ЗНАЧ! — выдается при указании аргумента или операнда недопустимого типа, например, в математической формуле введена ссылка на текстовое значение;

• #ССЫЛКА! — ссылка на несуществующую ячейку или диапазон ячеек;

• #ЧИСЛО! — использование числа, не входящего в диапазон допустимых значений; неверное значение аргумента, например, извлечение корня из отрицательного числа;

• #Н/Д — неопределенные данные; аргумент функции или операнд формулы является ссылкой на ячейку, не содержащую данных;

• #ПУСТО! — в формуле указано пересечение диапазонов, но эти диапазоны не имеют общих ячеек;

• ####### — столбец недостаточно широк или использованы отрицательные значения даты и времени.

В случае если в ячейке появилось значение ошибки, можно попробовать установить возможную причину с помощью команды: Формулы  группа Зависимости формул  Проверка наличия ошибок  Источник ошибки (стрелки укажут ячейки с ошибкой). Для отслеживания зависимостей, т.е. графического представления влияющих и зависимых ячеек, используют команды Влияющие ячейки и Зависимые ячейки группы Зависимости формул вкладки Формулы. В группе Зависимости формул находится кнопка Проверка наличия ошибок. После нажатия на эту кнопку программа автоматически выделит ячейку с ошибкой, ближайшую относительно ячейки, выделенной указателем. В появившемся диалоговом окне Контроль ошибок будет отражено, в какой ячейке имеется ошибка и тип ошибки. В этом окне также есть ряд кнопок, с помощью которых можно исправить данную ошибку:

• Справка по этой ошибке вызывает соответствующий пункт меню справки;

• Показать этапы вычисления открывает окно Вычисление формулы для выполнения пошагового вычисления формулы; оно особенно удобно в случае использования вложенных формул, т.е. та­ких формул, значения которых используются для расчета в других формулах;

• Пропустить ошибку осуществляет переход к следующей ячейке, содержащей ошибку;

• Изменить в строке формул позволяет устранить ошибку, внеся изменения в формулу;

• Назад и Далее указывают в каком порядке будет осуществляться поиск ячейки с ошибкой.

1.11. Режимы вычислений

По умолчанию в Excel действует автоматический режим вычислений. Он означает, что при вводе любого значения в любую ячейку таблицы происходит автоматический просмотр всей таблицы и пересчет всех содержащихся в ней формул. Такой режим очень удобен для пользователя, поскольку позволяет не думать о подобных пересчетах при изменении табличных данных, но данный режим замедляет работу при больших объемах таблиц. В таких случаях на момент ввода или исправления данных удобнее перейти в ручной режим пересчета. Для этого надо задать команду: Формулы  группа Вычисление  Параметры вычислений  переключатель Вручную. Вводимые при этом данные никак не будут сказываться на результатах вычислений по формулам. Для пересчета формул надо выполнить команду: Формулы  группа Вычисление  Пересчет или нажать клавишу F9. Чтобы отменить ручной режим вычислений, следует задать команду: Формулы  Вычисление  Параметры вычислений  переключатель Автоматически.

При округлении числовых данных (с использованием кнопки Уменьшить разрядность или форматов вкладки Число диалогового окна Формат ячеек) в памяти компьютера по-прежнему сохраняются неокругленные числа. В этом случае последующие вычисления (например, суммирование отформатированных данных) могут привести к кажущимся ошибкам, так как суммируются не данные, отображенные на экране, а хранящиеся в памяти числа. Данная проблема может быть решена так: кнопка Office  кнопка Параметры Excel  вкладка Дополнительно  область При пересчете этой книги  флажок Задать точность как на экране; в ответ на вопрос о потере точности данных нажать кнопку ОК.

Такое решение не может считаться универсальным, поскольку в ряде случаев потеря точности допустима, например, для вычисления сумм, но необходима полная точность, например, для расчета средневзвешенных величин (действие параметра Точность как на экране распространяется на данные всей книги). В этом случае для выполнения округления следует использовать не кнопку Уменьшить разрядность, а функцию ОКРУГЛ (число; количество десятичных разрядов).