1.5. Выделение объектов электронной таблицы

При работе с электронной таблицей все действия выполняются над выделенным объектом. Выделение объекта выполняется следующим образом:

• ячейка — щелчком левой кнопки мыши на ячейке или с помощью клавиш управления курсором;

• строка — щелчком левой кнопки мыши на заголовке (номере) строки;

• столбец — щелчком левой кнопки мыши на заголовке столбца;

• диапазон строк, столбцов, смежных ячеек — протягиванием мыши при нажатой левой кнопке или с помощью клавиш управления курсором при нажатой клавише Shift;

• несмежные ячейки — выделяется ячейка или диапазон ячеек одним из описанных способов, а затем каждый следующий диапазон выделяется при нажатой клавише Ctrl;

• весь лист — щелчком левой кнопки мыши по кнопке Выделить все, находящейся в левом верхнем углу листа на пересечении заголовков строк и столбцов таблицы, или нажатием клавиш Ctrl + Shift + Пробел.

При выделении любого объекта: строки, столбца, диапазона ячеек или всего листа в поле имени (слева от строки формул) указывается выделенное число строк и столбцов, например, 6R  3C (6 строк и 3 столбца). Эти значения отражаются в поле имени, пока нажата кнопка мыши или клавиша Shift, если выделение проводится с помощью клавиш управления курсором.

В Excel можно выделять группы ячеек по заданным критериям: константы, формулы, пустые ячейки и т.п. Для выбора критериев надо вызвать команду: Главная  группа Редактирование  кнопка Найти и выделить  Выделить группы ячеек и в диалоговом окне Выделение группы ячеек установить нужные переключатели.

Выделить фрагмент содержимого ячейки можно двумя способами:

• непосредственно перейти к режиму редактирования, дважды щелкнув по требуемой ячейке или нажав клавишу F2, и выделить в ячейке нужный фрагмент;

• сделать ячейку активной и выделить нужный фрагмент в строке формул.

Отменить выделение ячейки или диапазона можно щелчком мыши на любой другой ячейке или нажатием клавиши управления курсором.

1.6. Ввод и редактирование данных

Для ввода информации в ячейку нужно щелкнуть левой кнопкой мыши для выделения этой ячейки и начать ввод. С этого момента для ячейки устанавливается режим ввода, что отображается в строке состояния словом Ввод. Изменяется также вид строки формул: появляются кнопки _ (Отмена) и _ (Ввод). Пока ячейка находится в режиме ввода, некоторые кнопки и команды меню становятся недоступными. Завершить ввод данных в активную ячейку можно нажатием:

• клавиши Enter — данные зафиксируются в текущей ячейке, и табличный курсор переместится на одну ячейку вниз;

• клавиши Tab — данные зафиксируются в текущей ячейке, и табличный курсор переходит на соседнюю ячейку вправо;

• кнопки _ (Ввод) в строке формул — данные зафиксируются в текущей ячейке, и табличный курсор останется в этой же ячейке;

• любой клавиши управления курсором — данные зафиксируются в текущей ячейке, и табличный курсор переместится в ячейку в направлении, указанном стрелкой на клавише;

• кнопки _ (Отмена) в строке формул или клавиши Esc — ввод данных будет отменен.

В ячейки рабочего листа можно вводить данные двух видов: константы и формулы. Константы — это значения, которые не изменяются до тех пор, пока их не изменят преднамеренно. Константы могут быть следующих типов: числовые, текстовые, даты и времени суток, а также двух специальных типов — логические и ошибочные значения. При вводе чисел дробная часть отделяется от целой части запятой. Если требуется изменить десятичный разделитель на точку, надо вызвать команду: кнопка Пуск  Настройка  Панель управления  Язык и региональные стандарты  кнопка Настройка  вкладка Числа и выбрать другой знак. Числа, заключенные в круглые скобки, интерпретируются как отрицательные, например, (5) воспринимается как -5. Символ Е или е используется при вводе чисел в экспоненциальном представлении, например, 1Е6 интерпретируется как 1 000 000. Если ввод числа завершить знаком %, то к ячейке будет применен процентный формат. Перед вводом рациональной дроби следует ввести 0 и пробел, для того чтобы Excel не интерпретировал ее как дату, например, ¾ ввести как 0 3/4.

Обычно ввод чисел осуществляется в общем числовом формате. В соответствии с ним числа в ячейке отображаются в привычном виде. Если длина числа не превышает ширину ячейки, то оно отображается в том виде, в котором вводится, если превышает, то число будет выведено в экспоненциальной форме. Если значение числа превышает допустимое по формату значение, то ячейка имеет вид: #### . Для отображения содержимого такой ячейки необходимо изменить формат числа или увеличить ширину столбца. По умолчанию числа выравниваются по правому краю ячейки.

Ввод текста аналогичен вводу числовых значений. Текст — произвольная последовательность символов, не воспринимаемая как число, дата или формула. Если длина введенного в ячейку текста превышает ширину ячейки, то после ввода текст будет полностью представлен в таблице, закрывая собой незаполненные соседние ячейки, либо будет урезан по правому краю, но фактическое содержание ячейки всегда представлено в строке формул. Длинный текст в ячейке можно увидеть, расширив столбец двойным щелчком мыши на границе столбца в его заголовке или вызвав команду: Главная  группа Ячейки  Формат  Автоподбор ширины столбца. Облегчить чтение длинных текстовых значений может также перенос текста. Этот режим позволяет вводить длинные текстовые значения с переносом на следующие строки без наложения текста на другие ячейки. При этом Excel увеличивает высоту строки таблицы, которая содержит ячейку с дополнительными строками символов. Для переноса текста на другую строку внутри ячейки следует установить флажок Переносить по словам на вкладке Выравнивание диалогового окна Формат ячеек, вызываемого командой: Главная  группа Ячейки  Формат  Формат ячеек или выполнить команду: Главная  группа Выравнивание  кнопка Перенос текста. Разделить строки в одной ячейке также можно с помощью комбинации клавиш Alt + Enter.

В Excel дата и время суток интерпретируются как числа. Основной единицей измерения времени являются сутки. Они представляются последовательными числовыми значениями от 1 до 2 958 465. Базовая дата, представляемая числом 1, — это воскресенье, 1 января 1900 г. Максимальное десятичное значение даты 2 958 465 представляет 31 декабря 9999 г. При вводе даты Excel сохраняет ее в виде десятичного числа, которое равно количеству дней между заданной и базовой датой. Внешнее представление в ячейках рабочего листа зависит от формата, назначенного ячейке. В форматах даты и времени используются разделители: «.», «/», «-» — для даты и «:» — для времени. Двузначное число, обозначающее определенный год, Excel интерпретирует следующим образом: числа от 00 до 29 — годы XXI столетия (2000–2029), числа от 30 до 99 — годы ХХ столетия (1930–1999). Например, 10.06.99, 25/10/1917, 15-01-04. По умолчанию в Excel время отображается в 24-часовом представлении. Например, 10 часов утра и 10 часов вечера будут выглядеть следующим образом: 10:00 и 22:00 соответственно. Можно использовать 12-часовое представление времени, но тогда после числа надо вводить буквосочетание АМ (до полудня) и РМ (после полудня). Например, введенное время 10:00 АМ и 10:00 РМ означает соответственно 10 часов утра и 10 часов вечера. Допускается ввод не только часов и минут, но и секунд, например, 17:30:15. Для ввода текущей даты надо нажать клавиши Ctrl + ж, а для ввода текущего времени — клавиши Ctrl + Shift + ж. Данные типа даты и времени могут участвовать в вычислениях.

Для ввода одинаковых данных в несколько ячеек одновременно надо выделить ячейки (не обязательно смежные), ввести данные в активную ячейку и нажать клавиши Ctrl + Enter. В результате все выделенные ячейки будут содержать одинаковое значение.

При заполнении рабочего листа часто полезно контролировать соответствие вводимых данных определенным требованиям. Проверка данных MS Excel позволяет установить для ячейки или диапазона ячеек допустимый тип значений и/или другие условия проверки. При этом можно подключать вывод различных сообщений. Указанная возможность позволяет облегчить работу и уменьшить число ошибок, возникающих при вводе данных. Чтобы установить проверку вводимых значений, следует выделить ячейки, на которые будут накладываться ограничения, затем нажать кнопку Проверка данных в группе Работа с данными вкладки Данные. Вкладка Параметры открывшегося диалогового окна Проверка вводимых значений в полях Тип и Значение позволяет определить допустимые данные для ввода в ячейки. На вкладке Сообщение для ввода можно установить отображение подсказки для текущей ячейки. Вывод сообщения об ошибке определяется на вкладке Сообщение об ошибке, где также имеется возможность выбора значка предупреждения, отображаемого в окне сообщения. Если надо проверить, нет ли ошибок в уже введенных данных, следует выбрать команду: Данные  группа Работа с данными  кнопка Проверка данных  Обвести неверные данные. После этого все значения, которые не отвечают правилу отбора, выделяются.

В любой ячейке рабочего листа можно создать примечание, например для пояснения содержимого ячейки. Для создания примечания надо выбрать команду: Рецензирование  группа Примечания  Создать примечание или команду Вставить примечание из контекстного меню. В появившуюся текстовую область надо ввести текст примечания и щелкнуть на какой-либо другой ячейке листа. В верхнем правом углу ячейки с примечанием появится небольшой треугольник красного цвета. Для того чтобы прочитать примечание, надо поместить указатель мыши над соответствующей ячейкой. В группе Примечания вкладки Рецензирование собраны команды, предназначенные для изменения, удаления, скрытия и показа примечаний.

Для редактирования содержимого ячейки нужно активизировать ячейку, нажать клавишу F2 или щелкнуть мышью в строке формул (активизировать строковое поле), внести в данные необходимые изменения, зафиксировать ввод. Двойной щелчок по ячейке позволяет произвести редактирование непосредственно в активной ячейке. В любом из этих случаев устанавливается режим Правка, о чем появляется сообщение в строке состояния. Начало ввода после одинарного щелчка приводит к уничтожению содержимого ячейки, в ячейке появляется текстовый курсор и вместо редактирования текста его приходится набирать заново.