1.9. Использование встроенных функций Excel

Excel содержит более 300 встроенных функций. Функции представляют собой программы с уникальными именами. Это заранее определенные формулы, которые выполняют операции над заданными значениями и возвращают результат. Значения, над которыми функция выполняет операции, называются аргументами. В качестве аргументов могут выступать числа, текст, логические значения, ссылки, другие функции. Структура любой функции одинакова и состоит из имени и аргументов: = ИМЯ(аргумент1; аргумент2; …), например =СУММ(В3:В7;С5;Е6:Е10). Скобки являются обязательной принадлежностью функции, даже, если у нее нет аргументов, например, функции: =ПИ( ), =СЕГОДНЯ( ). Для извлечения квадратного корня из числа, записанного в ячейке С5, можно воспользоваться функцией =КОРЕНЬ(С5), а для извлечения корня третьей степени — функцией =СТЕПЕНЬ(С5;1/3). Функции могут иметь до 255 аргументов. Помимо обязательных, формулы часто содержат необязательные аргументы, служащие для уточнения действий, выполняемых функциями. Функции, в которых в качестве аргумента используется другая функция, называются вложенными. В одной формуле разрешается использовать вложение функций до 64-го уровня.

Для того чтобы вставить функцию в ячейку или другую формулу, достаточно ввести ее с помощью клавиатуры, воспользовавшись функ­цией автозавершения формул. При вводе первых букв имени функции открывается дополнительное окно с подсказкой, в котором не только перечислены функции, начинающиеся с этих букв, но и дано их краткое описание. Например, в ячейку Н10 может быть введена формула: =СРЗНАЧ(В3;В6;С7:С11). Эта формула вычисляет среднее арифметическое значений, записанных в ячейках В3, В6 и С7:С11.

Для упрощения поиска нужной функции в Excel предусмотрено специальное программное средство — Мастер функций. Для вставки в ячейку рабочего листа любой из встроенных функций, надо выполнить следующие действия:

• активизировать ячейку, в которую надо вставить функцию;

• щелкнуть мышью на кнопке fx (Вставить функцию) в строке формул либо на одноименной кнопке вкладки Формулы. На экране появится диалоговое окно Мастер функций — шаг 1 из 2 с перечнем встроенных функций;

• в раскрывающемся списке Категория необходимо выбрать нужную категорию или Полный алфавитный перечень;

• в списке Выберите функцию надо щелкнуть на имени определенной функции, при этом в нижней части окна появляется ее краткое описание. При нажатии на кнопку ОК происходит переход к диалоговому окну Аргументы функции, в котором отображаются имя функции, все ее аргументы, описание функции и каждого аргумента;

• в текстовые поля этого окна надо ввести значения аргументов или ссылки на ячейки, содержащие значения аргументов, и щелкнуть на кнопке ОК. Справа от каждого поля для ввода аргументов имеется кнопка свертывания/развертывания. Эта кнопка позволяет сворачивать (а затем разворачивать) диалоговое окно в тех случаях, когда для ввода аргументов нужно выделять ячейки, закрытые окном.

При записи вложенных функций следует, находясь в поле ввода аргумента внешней функции выбрать имя внутренней функции из раскрывающегося списка в поле функций (в левой части строки формул) и выполнить действия, предписываемые Мастером функций. Завершив ввод аргументов внутренней функции, щелкнуть мышью на имени внешней функции, закончить ввод ее аргументов и нажать кнопку ОК.

Суммирование значений, введенных в ячейки рабочего листа, — это одна из наиболее часто используемых операций. Для того чтобы упростить ее, в Excel предусмотрено специальное программное сред­ство Автосумма. Комбинированная кнопка  (Автосумма) находится в группе Редактирование вкладки Главная и в группе Библиотека функций вкладки Формулы. Технология работы с командой ав­тосуммирования следующая: выделить ячейку, в которой должен быть итог, щелкнуть по кнопке Автосумма и нажать клавишу Enter, если предложенный диапазон для суммирования (он окружен подвижной рамкой) верен. В ином случае следует выделить нужный диапазон (ячейка, смежные ячейки, несмежные ячейки — в любой комбинации) и нажать клавишу Enter. При щелчке на стрелке, расположенной в правой части кнопки Автосумма, становятся доступны и другие часто используемые функции: Среднее, Число, Максимум, Минимум.

По умолчанию в строке состояния отображается среднее значение, количество и сумма значений выделенного в данный момент диапазона ячеек. Это результат работы средства Автовычисления, с помощью которого можно быстро суммировать любые значения рабочего листа без использования формул или калькулятора. Помимо указанных выше, в строке состояния можно отображать минимальное и максимальное значения в выделенном диапазоне значений, а также ряд других данных вспомогательного характера. Для этого надо щелкнуть в строке состояния правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню установить флажок слева от нужной команды.