1.17. Примеры формирования табличных документов

Пример 1.1. Сформировать табличный документ (табл. 1.1).

Таблица 1.1

Анализ выполнения тематического плана выпуска литературы по числу изданий
Виды изданий	План	Отчет	Отклонение	% выполнения плана	Структура в % к итогу		Вывод: (план выполнен или нет)
					план	отчет
Книги	75	80
Журналы	44	47
Изопродукция	60	55
Всего

Выполнить вычисления, заполнив столбцы таблицы соответствующими формулами. Провести анализ полученных результатов по форме:

Максимальный процент выполнения плана составил … %.

План выполнен по … видам изданий.

Решение задачи можно разбить на три этапа: заполнение таблицы исходными данными, расчет и анализ итогов работы, оформление таблицы. На первом этапе задается форма таблицы, т.е. определяется назначение и необходимое число строк и столбцов, таблица заполняется исходными данными для расчета. На втором этапе в таблицу вводятся формулы для расчетов по видам изданий, а также таблица дополняется формулами для статистических расчетов. На третьем этапе выполняются действия, позволяющие улучшить внешний вид таблицы: форматирование заголовков и данных таблицы, установка границ, изменение шрифтов, заливка отдельных ячеек или диапазонов ячеек.

Этап 1. В ячейку А1 введем заголовок таблицы, который захватит и пустые соседние ячейки. В ячейки А2:Н2 введем заголовки столбцов. Заголовок Структура в % к итогу введем в ячейку F2, а затем выделим ячейки F2:G2 и нажмем кнопку Объединить и поместить в центре в группе Выравнивание вкладки Главная. Если заголовок не помещается в установленную по умолчанию ширину столбца, то надо увеличить ширину столбца. Для этого с помощью мыши перетащим границу между столбцами (в заголовке столбцов). Длинные заголовки введем в ячейки таблицы в виде нескольких строк. Для этого выделим ячейки D2:H2 и щелкнем на кнопке Перенос текста в группе Выравнивание вкладки Главная. В этом случае вводимые данные заполняют ячейку в несколько строк, не выходя за боковые границы ячейки. Разделить строки в одной ячейке можно с помощью комбинации клавиш Alt + Enter. В ячейку F3 введем текст: План, в ячейку G3 — Отчет. В ячейки А4:А7 введем заголовки строк, а в ячейки В4:С6 числа, соответствующие плановому и фактическому выпуску литературы.

Этап 2. Сначала вычислим суммарные значения для плана выпуска и фактически выпущенного за год. Для этого выделим ячейку В7 и щелкнем по кнопке  (Автосумма) в группе Редактирование вкладки Главная. В результате этих действий диапазон ячеек В4:В6 становится окруженным «бегущей» границей, а в ячейке и в строке формул появляется формула =СУММ(В4:В6). Подтверждаем ввод формулы нажатием клавиши Enter или кнопки _ в строке формул. Аналогично вычисляем сумму фактически выпущенной литературы. Отклонение вычисляется как разность между фактическим выпуском и планом, поэтому в ячейку D4 вводим формулу =С4–В4 (адреса ячеек следует вводить в формулу щелчком мыши на соответствующей ячейке). Затем устанавливаем указатель мыши на маркер заполнения ячейки D4 (маленький черный квадратик) и тащим маркер вниз, пока внешняя граница выделения (рамка) не охватит весь диапазон D5:D7. Для вычисления процента выполнения плана в ячейку Е4 введем формулу =С4/В4*100 или =С4/В4%, а затем выполним автоматическое заполнение формулами диапазона Е5:Е7, используя маркер заполнения. В столбце F надо вычислить для каждого вида издания его долю (в процентах) в годовом выпуске, которая вычисляется как отношение запланированного количества наименований для каждого вида издания к годовому плану. Так как во всех формулах диапазона в качестве делителя выступает одна и та же ячейка В7 (план на год), то в формуле адрес этой ячейки должен быть задан в виде смешанной ссылки В$7, чтобы номер строки не изменялся при копировании формулы. Итак, в ячейку F4 введем формулу =В4/B$7% и выполним автоматическое заполнение диапазона F5:F7, используя маркер заполнения. Формулы в столбце G аналогичны формулам столбца F, поэтому выделим ячейки F4:F7, установим указатель мыши на маркер заполнения и протащим маркер вправо на столбец G. В последний столбец таблицы надо ввести формулу с логической функцией ЕСЛИ. Для этого выделим ячейку Н4, нажмем кнопку f_x в строке формул, в появившемся диалоговом окне Мастер функций — шаг 1 из 2 выберем категорию Логические, функцию ЕСЛИ и нажмем кнопку ОК, во втором окне Мастера функций заполним поля:

Логическое_выражение: С4>=В4 (или Е4>=100, или D4>=0)

Значение_если_истина: выполнен

Значение_если_ложь: не выполнен

и нажмем кнопку ОК. Остальные ячейки этого столбца заполним, используя маркер заполнения.

Теперь на основании созданной таблицы найдем максимальный процент выполнения плана и определим число позиций, по которым выполнен план. Оформить результаты этих расчетов можно по-разному:

• В ячейку G9 введем формулу =МАКС(Е4:Е6), с помощью которой определяется наибольшее значение в диапазоне Е4:Е6. Функцию МАКС можно вызвать, нажав кнопку f_x и выбрав в окне Мастер функций категорию Статистические. В соседние (слева и справа) ячейки введем поясняющий текст: в ячейку А9 — Максимальный процент выполнения плана составил, в ячейку Н9 — %. Аналогично оформляется 10 строка. Вычисление проводится с помощью функции СЧЕТЕСЛИ из категории Статистические. Эта функция имеет два аргумента: диапазон и условие. План выполнен, если отклонение  0, поэтому формулу можно записать так: =СЧЕТЕСЛИ(D4:D6;">=0").

• Результаты расчетов статистических показателей можно оформить в виде таблицы (табл. 1.2).

Таблица 1.2

Расчетный показатель	Значение
Максимальный процент выполнения плана	=МАКС(Е4:Е6)
Количество показателей, по которым план выполнен	=СЧЕТЕСЛИ(D4:D6;">=0")

• В ячейку А9 введем формулу ="Максимальный процент выполнения плана составил "& ОКРУГЛ(МАКС(E4:E6);2) & " %". С помощью функции МАКС(Е4:Е6) находим максимальное значение в указанном диапазоне, а функция ОКРУГЛ(…), округляет полученное значение до двух знаков после запятой (команды форматирования чисел на результат данной формулы не распространяются). В ячейку А10 введем формулу: ="План выполнен по "& СЧЕТЕСЛИ(D4:D6;">=0") & " видам изданий". Результат вычисления в ячейке А9 выглядит так: «Максимальный процент выполнения плана составил 106,82%», а в ячейке А10 — «План выполнен по 2 видам изданий».

3 этап. На 1-м этапе частично было выполнено форматирование заголовков, а теперь завершим их форматирование, выполним форма­тирование чисел и обрамление таблицы. Сначала выделим ячейки Е4:G7, в которых записаны вычисленные проценты. Так как такое ко­личество цифр после запятой в подобных таблицах не нужно, следует в выпадающем меню кнопки Числовой формат в группе Число вкладки Главная выбрать числовой формат с 2-мя знаками после запятой. Изменить количество цифр после запятой можно с помощью кнопки Уменьшить разрядность в группе Число вкладки Главная (щелчок по кнопке уменьшает число на один разряд в дробной части).

С помощью соответствующих кнопок групп Шрифт и Выравнивание вкладки Главная изменим размер шрифта и начертание заголовка таблицы, объединим ячейки А1:Н1, А2:А3, В2:В3, С2:С3, D2:D3, Е2:Е3, Н2:Н3, отцентрируем заголовки столбцов, сделаем заливку строки с итоговыми данными. Поскольку при печати таблицы линии сетки не видны, то для лучшего восприятия таблицы необходимо обвести ее рамками. Выделим диапазон А2:Н7 и откроем диалоговое окно Формат ячеек. На вкладке Граница этого окна выберем тип линии и укажем к какой части диапазона он относится (для внешней и внутренних границ выбираем разные типы линий). Для проведения рамок можно также воспользоваться кнопкой Границы в группе Шрифт вкладки Главная.

На рис. 1.5 представлена таблица после форматирования.

	A	B	C	D	E	F	G	H
	Анализ выполнения тематического плана выпуска литературы по числу изданий
1
	Виды изданий	План	Отчет	Отклонение	% выполнения плана	Структура в % к итогу		Вывод: (план выполнен или нет)
2
3						план	отчет
4	Книги	75	80	5	106,67	41,90	43,96	выполнен
5	Журналы	44	47	3	106,82	24,58	25,82	выполнен
6	Изопродукция	60	55	-5	91,67	33,52	30,22	не выполнен
7	Всего	179	182	3	101,68	100,00	100,00	выполнен
8
9	Максимальный процент выполнения плана составил						106,82	%
10	План выполнен по		2	видам изданий

Рис. 1.5

На рис. 1.6 представлен фрагмент этой таблицы с включенным режимом отображения формул (команда: Формулы  группа Зависимости формул  Показать формулы).

	A	B	C	D	E	F
	Виды изданий	План	Отчет	Отклонение	% выполнения плана	Структура в %
2
3						план
4	Книги	75	80	=С4-В4	=С4/В4%	=В4/В$7%
5	Журналы	44	47	=С5-В5	=С5/В5%	=B5/B$7%
6	Изопродукция	60	55	=С6-В6	=С6/В6%	=B6/B$7%
7	Всего	=СУММ(В4:В6)	=СУММ(С4:С6)	=С7-В7	=С7/В7%	=B7/B$7%

Рис. 1.6

Пример 1.2. В таблице (рис. 1.5) изменить фон и цвет символов тех ячеек столбца Е, где план выполнен, применить к столбцам F и G соответственно гистограмму и наборы значков условного форматирования.

Для решения данной задачи выполним следующие действия:

• выделим ячейки Е4:Е7;

• выберем команду: Главная  группа Стили  кнопка Условное форматирование  Правила выделения ячеек  Больше;

• в левой части открывшегося диалогового окна Больше зададим значение, которое будет использовано в качестве критерия, в данном случае это должно быть 100; в правой части окна укажем параметры цветового оформления, которые будут применены к ячейкам, отвечающим заданному условию, в данном случае — желтая заливка и темно-желтый текст;

• нажмем кнопку ОК.

Для форматирования столбца F выделим ячейки F4:F7, выберем команду: Главная  группа Стили  кнопка Условное форматирование  Гистограммы, в появившемся меню укажем желаемую цветовую палитру (в данном случае — синяя гистограмма). Для форматирования столбца G выполним аналогичную последовательность действий, но вместо пункта меню Гистограммы выберем Набор значков (в данном случае — набор 5 оценок).

В результате применения команд условного форматирования получена таблица, фрагмент которой представлен на рис. 1.7.

Рис. 1.7