1.12. Вставка и удаление ячеек, строк, столбцов, листов

Рабочий лист состоит из 16 384 столбцов и 1 048 576 строк. Тем не менее, часто приходится сталкиваться с необходимостью вставки дополнительных строк или столбцов, когда между строками или столбцами уже готовой электронной таблицы требуется ввести новые данные. Для вставки в таблицу дополнительного столбца необходимо выполнить следующие действия:

• активизировать ячейку столбца, слева от которого надо вставить дополнительный столбец, либо выделить весь столбец, щелкнув мышью на его заголовке;

• выполнить команду: Главная  группа Ячейки  кнопка Вставить  Вставить столбцы на лист.

Для вставки сразу нескольких столбцов надо выделить столько же столбцов рабочего листа. Аналогично осуществляется вставка дополнительных строк. Вставка всегда происходит выше первой из выделенных строк и левее первого из выделенных столбцов.

В некоторых случаях возникает необходимость только в дополнительных ячейках, а не строках или столбцах. Для вставки ячеек надо выполнить следующие действия:

• выделить одну или несколько ячеек в той части таблицы, в которой необходимо вставить пустые ячейки (Excel автоматически вставит столько ячеек, сколько предварительно выделено);

• выполнить команду: Главная  группа Ячейки  кнопка Вставить  Вставить ячейки; в появившемся диалоговом окне Добавление ячеек указать в каком направлении (вправо или вниз) следует сместить заполненные ячейки таблицы после вставки дополнительных ячеек.

При вставке ячеек происходит автоматическое изменение ссылок в формулах, расположенных в смещаемых ячейках.

Удаление выделенных ячеек, строк, столбцов производится аналогично (команда: Главная  группа Ячейки  кнопка Удалить). При удалении ячеек следует указать направление смещения окружающих ячеек. Только содержимое выделенного диапазона ячеек можно удалить, нажав клавишу Delete или выбрав в контекстном меню команду Очистить содержимое. Кроме того, в группе Редактирование вкладки Главная есть кнопка Очистить, открывающая список команд, с помощью которых можно удалить только содержимое выделенных фрагментов, только форматы данных, находящихся в выделенных фрагментах таблицы, только примечания и все данные — форматы, содержимое и примечания.

Вставка и удаление листов производится аналогично вставке строк и столбцов (Главная  группа Ячейки  кнопка Вставить  Вставить лист и Главная  группа Ячейки  кнопка Удалить  Удалить лист). Для вставки нового листа можно использовать кнопку Вставить лист, расположенную справа от ярлыка последнего листа, и команду контекстного меню, открывающегося при щелчке правой кнопки мыши на ярлыке рабочего листа.

1.13. Перемещение и копирование данных

Перемещение и копирование данных в Excel могут производиться различными способами.

Перемещение и копирование с помощью мыши. В Excel, как и в других приложениях Windows, выделенный фрагмент можно переместить или скопировать в другое место рабочего листа методом drag-and-drop (перетащить и оставить) с помощью мыши. Чтобы воспользоваться этим методом, нужно выделить ячейку или диапазон смежных ячеек, поместить указатель мыши на любую линию контура ячейки или диапазона так, чтобы он превратился в наклоненную влево стрелку , нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместить диапазон в другое место. Копирование производится аналогично при одновременно нажатой клавише Ctrl. Перемещение и копирование можно выполнить методом специального перетаскивания с помощью правой кнопки мыши. В этом случае после указания нового местоположения диапазона ячеек появляется контекстное меню, в котором нужно выбрать необходимую команду.

Для перемещения или копирования выделенных ячеек с одного листа на другой в пределах одной рабочей книги следует:

• выделить нужную область на исходном рабочем листе;

• перетащить выделенный фрагмент на ярлык другого листа при одновременно нажатых клавишах соответственно Alt или Ctrl + Alt;

• на открывшемся рабочем листе, не отпуская клавиш Alt или Ctrl + Alt, поместить выделенный фрагмент в нужную позицию листа.

Использование буфера обмена. Программное средство Буфер обмена предназначено для хранения ранее скопированных или вырезанных данных. В отличие от буфера обмена операционной системы Windows, который предназначен для хранения только одного объекта, в буфере обмена MS Office может храниться до 24 ранее скопированных объектов. Для отображения области задач буфера обмена надо щелкнуть на значке, расположенном в правом нижнем углу группы Буфер обмена вкладки Главная.

Для помещения фрагмента в буфер обмена надо активизировать перемещаемый (копируемый) фрагмент, задать команду Вырезать (Копировать) из группы Буфер обмена вкладки Главная или контекстного меню, затем выделить область, куда надо переместить (скопировать) данные, и нажать клавишу Enter или задать команду Вставить (из группы Буфер обмена или контекстного меню). При проведении данных операций можно использовать комбинации клавиш Ctrl + x (вырезать), Ctrl + c (копировать), Ctrl + v (вставить).

Место вставки диапазона ячеек можно указать одним из двух способов:

• выделить одну ячейку, соответствующую верхнему левому углу диапазона, помещенного в буфер обмена; при этом вставка будет производиться вниз и вправо от выделенной ячейки;

• выделить диапазон, который по размерам должен точно соответствовать перемещаемому или копируемому диапазону ячеек.

Если для вставки выделен диапазон, а вставляется значение лишь одной ячейки, то во все ячейки выделенного диапазона будет помещено одно и то же значение. Следует иметь в виду, что при использовании команды Вставить Excel не переносит в область вставки параметры ширины и высоты копируемых ячеек.

При копировании (но не при перемещении) Excel предоставляет возможность задавать параметры вставки. Для этого после выполнения команды Копировать надо выполнить команду: Главная  группа Буфер обмена  кнопка Вставить  Специальная вставка. Диалоговое окно этой команды позволяет указать, что именно будет вставляться: формула, значение, формат, примечание, ширины столбцов и т.п. (переключатель в области Вставить), указать, какую арифметическую операцию следует выполнить над содержимым буфера обмена и исходным содержимым диапазона назначения (переключатель в области Операция), выбрать параметр Транспонировать, указывающий, что строки диапазона будут вставлены по столбцам и наоборот, выбрать параметр Пропускать пустые ячейки, чтобы предотвратить замещение в области вставки существующих значений пустыми значениями из области копирования. Кроме того, при вставке на лист любого скопированного фрагмента из буфера обмена прямо под вставленным элементом появляется кнопка Параметры вставки.

При нажатии этой кнопки открывается список с командами, позволяющими изменить способ вставки данных на лист: сохранить ширину столбцов, вставить только значения и т.п.

Копирование данных в Excel можно производить также с помощью маркера автозаполнения и команды: Главная  группа Редактирование  Заполнить.

Использование маркера автозаполнения. В этом случае надо установить указатель мыши на правый нижний угол копируемой ячейки (указатель принимает форму черного крестика) и, держа нажатой левую кнопку мыши, протянуть на всю ту область, куда надо скопировать данные. По окончании заполнения выделенного диапазона появляется кнопка Параметры автозаполнения, нажав на которую можно изменить режим копирования. Доступны следующие опции:

• Копировать ячейки — содержимое ячейки переносится вместе с формулами и параметрами форматирования;

• Заполнить только форматы — копируются только форматы выделенных ячеек;

• Заполнить только значения — содержимое каждой ячейки диапазона заменяется значением, соответствующим введенной фор­муле.

Использование команды Заполнить. В этом случае надо, начиная с ячейки, где содержится копируемая информация, выделить диапазон, куда надо скопировать данные, вызвать команду: Главная  группа Редактирование  Заполнить и указать направление заполнения в зависимости от выделенного диапазона (например, Вниз).

При копировании формул любым из рассмотренных способов относительные ссылки на адреса ячеек изменяются в формулах в зависимости от направления копирования. Абсолютные ссылки на адреса в формулах после копирования остаются неизменными. Если же в формуле указаны смешанные ссылки на адреса, то при копировании в формуле меняется только относительная часть адреса.

Для перемещения и копирования листов надо выполнить следующие действия: щелкнуть правой кнопкой мыши на ярлыке рабочего листа, подлежащего перемещению или копированию, в контекстном меню выбрать команду Переместить/скопировать; в появившемся диалоговом окне Переместить или скопировать указать имя книги, имя листа, перед которым надо вставить лист, установить флажок Создать копию, если надо копировать, а не перемещать выбранный рабочий лист.

Для перемещения или копирования листов в пределах текущей книги следует выделить нужное количество листов и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, протащить указатель к месту вставки (при копировании надо держать нажатой клавишу Ctrl).