1.14. Форматирование

Форматирование — это оформление табличных данных, находящихся на рабочем листе, с целью повышения их наглядности, улучшения визуального восприятия без изменения содержимого ячеек. По умолчанию ячейка имеет формат Общий, в котором введенные числовые данные отображаются в обычной форме и прижимаются к правой границе ячейки, а текстовые данные прижимаются к левой границе ячейки. В дальнейшем формат данных может быть изменен. Форматирование выделенного объекта может быть выполнено с использованием кнопок групп Шрифт, Выравнивание, Число вкладки Главная, но большие возможности форматирования обеспечиваются в диалоговом окне Формат ячеек. Для вызова этого окна необходимо щелкнуть по значку, расположенному в правом нижнем углу перечисленных групп, выбрать команду Формат ячеек в контекстном меню или нажать клавиши Ctrl + 1.

В группе Число вкладки Главная расположены несколько команд, при помощи которых можно управлять форматом ячейки. При помощи раскрывающегося списка Числовой формат, расположенного в верхней части группы, отображается формат текущей ячейки листа (по умолчанию — Общий). Кроме того, имеется возможность выбрать другой формат, раскрыв этот список. На рис. 1.3 показано число 1500,5 в различных форматах отображения.

Кнопка Финансовый числовой формат служит для применения указанного формата. В выпадающем меню можно выбрать обозначение валюты, которое будет отображаться в ячейке (р., €, ₤, ¥ и др.). При щелчке на кнопке Процентный формат значение в выделенной ячейке умножается на 100 и отображается со знаком %. После щелчка на кнопке Формат с разделителями формат ячейки изменится на финансовый без отображения денежной единицы и будет введен разделитель групп разрядов. Кнопки Увеличить разрядность и Уменьшить разрядность служат соответственно для увеличения и уменьшения количества знаков после запятой. Следует иметь в виду, что при использовании команды Увеличить разрядность происходит автоматическое увеличение ширины столбца, но только в том случае, если ширина столбца не изменялась пользователем.

	А	В
1	1500,50	Числовой с двумя десятичными знаками
2	1 500,50 р.	Денежный
3	1 500,50 р.	Финансовый
4	8.02.1904	Краткая дата
5	8 февраля 1904	Длинный формат даты
6	12:00:00	Время
7	150050,00%	Процентный
8	1500 1/2	Дробный
9	1,50Е+03	Экспоненциальный с двумя десятичными знаками
10	1500,5	Текстовый

Рис. 1.3

На вкладке Число диалогового окна Формат ячеек можно для перечисленных форматов задавать количество отображаемых знаков после запятой, применять разделитель групп разрядов и способ отображения отрицательных чисел. Если ни один из предлагаемых форматов не подходит, то нужно выбрать пункт Все форматы и в правом поле Тип описать свой формат с учетом принятых в Excel соглашений и обозначений кодов форматов.

Иногда требуется ввести числа как текст. Например, надо ввести коды товаров, начинающиеся с нулей (000134, 000138 и т.д.). При установке числового формата ячеек коды товаров будут выводиться в виде 134, 138 и т.д. Если установить текстовый формат, то коды товаров будут восприниматься как текст и отображаться в полном объеме.

Как отмечалось ранее, по умолчанию размещение данных в пустой ячейке выполняется со следующими параметрами: все значения выравниваются по нижнему краю ячейки, числовые значения выравниваются по правому краю, текст — по левому краю, слова не переносятся на следующую строку внутри ячейки, ориентация текста горизонтальная. Для быстрого изменения этих параметров предназначены кнопки группы Выравнивание на вкладке Главная: ориентация, объединить и поместить в центре, перенос текста, уменьшить (увеличить) отступ, выровнять по верхнему краю, выровнять по середине, выровнять по нижнему краю, выровнять по левому краю, выровнять по центру, выровнять по правому краю.

Более широкие возможности по изменению ориентации значений ячеек и их выравниванию предоставляет вкладка Выравнивание диалогового окна Формат ячеек. В разделе Выравнивание находятся параметры, определяющие тип выравнивания текста по горизонтали и вертикали. В разделе Ориентация можно расположить текст в ячейке снизу вверх или сверху вниз. Кроме того, можно также задать угол поворота текста в ячейке, для чего следует мышью перетащить слово Надпись так, чтобы это слово расположилось в нужном направлении или воспользоваться регулятором градусов, установив с его помощью требуемое значение. В разделе Отображение имеются флажки:

• переносить по словам — устанавливает режим переноса слов на новую строку в ячейке; регулировка количества строк в ячейке осуществляется изменением ее ширины и длины содержимого;

• автоподбор ширины — приводит к автоматическому уменьшению размера шрифта, если текст не умещается в ячейке; возможно, это приведет к тому, что текст будет невозможно прочесть;

• объединение ячеек — выполняет (или отменяет) операцию объединения выделенных ячеек в одну; содержимое объединенной ячейки выравнивается по центру в горизонтальном направлении.

Наряду с установкой флажка переносить по словам можно использовать ручное разбиение текста в ячейке на отдельные строки. Занесение символа конца строки производится с помощью комбинации клавиш Alt + Enter.

На рис. 1.4 показано использование различных параметров вкладки Выравнивание.

	А	В	С	D	E	F		G
1		Выравнивание		Сумма			Сумма
	№ п/п	Фамилия И.О.	Дата	Без НДС	НДС	НДС
2

Рис. 1.4

К ячейке В1 применен автоподбор ширины, в ячейках А2:В2 использован перенос по словам, ячейки D1:F1 и G1:G2 объединены, к ячейкам А2, В2, D2, E2 и F2 применено выравнивание по вертикали: ячейки А2, В2, F2 — по центру, ячейка D2 — по верхнему краю, ячейка Е2 — по нижнему краю, в ячейках С2 и G1:G2 изменено направление текста. К ячейке С2 применена команда Повернуть текст вверх (90°), к ячейкам G1:G2 — Повернуть текст вниз (–90°).

Параметры шрифта: размер, начертание, подчеркивание, цвет и др. задаются с помощью команд мини-панели инструментов, группы Шрифт вкладки Главная и вкладки Шрифт диалогового окна Формат ячеек. На вкладке Шрифт в области Видоизменение можно установить флажки надстрочный и подстрочный для ввода текста с надстрочными и подстрочными символами. В пределах одной ячейки можно применять несколько видов форматирования. Для этого необходимо выделить ячейку, нажать функциональную клавишу F2, а затем, выделяя последовательно части данной ячейки, применить свое форматирование для каждой из них отдельно. При изменении параметров шрифта на вкладке Шрифт следует иметь в виду, что при установленном флажке Обычный все установки вкладки Шрифт немедленно сбрасываются, и устанавливается шрифт и размер по умолчанию.

Форматирование ячеек предполагает выбор обрамления, так как при печати таблиц на бумаге рамки являются необходимым атрибутом их внешнего вида. В Excel функцию установки границ для выделенных ячеек выполняет кнопка Границы, расположенная в группе Шрифт вкладки Главная. При щелчке мышью на стрелке, расположенной на этой кнопке, выводится меню, в верхней части которого в разделе Границы представлена палитра стилей рамок, которые можно использовать для обрамления ячеек. Когда выбран стиль рамок, его изображение появляется на левой части кнопки и изображенный на ней стиль рамки применяется для выделенной в данный момент области. Для удаления границ заданного диапазона ячеек используется команда Нет границы.

В разделе Нарисовать границы с помощью пунктов Цвет линии и Вид линии можно задать различные типы обрамляющих линий, их толщину и цвет. При помощи команд Граница рисунка (внешняя граница вдоль периметра выделенного диапазона) и Сетка по границе рисунка (внешние и внутренние границы выделенного диапазона) можно перевести курсор в режим карандаша. В этом режиме ячейки, над которыми пользователь проведет указателем мыши, удерживая нажатой левую кнопку мыши, приобретут границы выбранного цвета и стиля. Для выхода из режима рисования и редактирования границ надо нажать клавишу Esc.

Для применения пользовательского стиля границы или диагональной границы, используется пункт Другие границы, открывающий вкладку Граница диалогового окна Формат ячеек. В полях тип линии и цвет можно выбрать нужные стиль и цвет линии, затем задать внешние и внутренние границы или установить определенные сочетания линий, например, нижнюю и левую. Все вносимые изменения сразу же отображаются в макете ячейки, имеющейся на данной вкладке.

Заливка — это изменение фона выделенных ячеек. Заливку обычно применяют для наглядного оформления рабочего листа, например, для выделения итоговых данных. В качестве фона ячеек следует выбирать такой цвет, который позволяет легко читать текст и числовые данные. Для повышения читабельности текста наряду с заливкой иногда требуется поменять и шрифт данных. Для применения заливки к выбранной ячейке или диапазону ячеек используется кнопка Цвет заливки, расположенная в группе Шрифт вкладки Главная. Выпадающее меню данной кнопки содержит палитру доступных для заливки цветов. Значительно больший набор параметров для изменения узора и цвета заливки предусмотрен на вкладке Заливка диалогового окна Формат ячеек. Для отмены заливки надо выделить необходимые ячейки и выбрать пункт Нет заливки в меню кнопки Цвет заливки.

Применить к данным таблицы формат, уже использованный в какой-либо части листа, можно с помощью кнопки Формат по образцу, расположенной в группе Буфер обмена вкладки Главная. Для этого следует выделить ячейку с нужным форматом, щелкнуть на кнопке Формат по образцу (указатель примет вид кисточки) и указать область применения этого формата. При однократном нажатии кнопки копию формата можно применить только один раз. Чтобы скопировать формат в несколько несмежных ячеек, надо дважды щелкнуть на кнопке, чтобы она осталась нажатой; завершив копирование, нажатую кнопку можно выключить, щелкнув на ней еще раз или нажав клавишу Esc.

Excel позволяет достаточно быстро задать оформление таблицы при помощи встроенных стилей. После щелчка мышью на кнопке Стили ячеек в группе Стили вкладки Главная появляется коллекция стилей, содержащая набор заранее определенных стилей для оформления ячеек заголовков, итогов и данных. Кроме того, разрешено создавать свои собственные стили. Для этого надо выбрать пункт Создать стиль ячейки и в отобразившемся диалоговом окне Стиль сформировать собственный стиль. Сразу же после создания новый стиль становится доступным в коллекции стилей в разделе Пользовательские.

Для отображения эскизов форматирования таблицы в целом надо щелкнуть на кнопке Форматировать как таблицу в группе Стили вкладки Главная. После выбора (щелчком мыши) какого-либо стиля оформления появляется диалоговое окно Форматирование таблицы, в котором нужно проверить и при необходимости исправить диапазон ячеек, которым ограничена таблица. После нажатия на кнопку ОК таблица примет вид, заданный выбранным стилем. Стрелки, отображающиеся под заголовком таблицы, появляются автоматически и предназначены для обеспечения доступа к критериям сортировки и фильтрации. Их можно убрать, выполнив команду: Главная  группа Редактирование  Сортировка и фильтр  Фильтр.