1.7. Средства автоматизации ввода и редактирования данных

В последних версиях Excel имеются разнообразные средства для автоматизации ввода данных в ячейки электронной таблицы. К ним относятся: автозавершение, автозамена, автозаполнение.

Автозавершение используется для ускорения ввода текстовых данных в столбцы таблицы. Табличный процессор способен предвидеть намерения пользователя. При вводе текста в некоторый столбец Excel формирует список слов, содержащихся в этом столбце, и пытается завершить набор повторяющихся слов после ввода его первых символов. Пользователь может либо принять вариант автозавершения и зафиксировать его обычным способом, либо продолжать вводить другой текст, не обращая внимания на предлагаемый вариант. В контекстном меню любой ячейки столбца с текстовыми данными имеется команда Выбрать из раскрывающегося списка, с помощью которой можно просмотреть весь список слов, введенных в данный столбец, и выбрать любое из них для вставки в активную ячейку. Операцию автозавершения удобно использовать при создании таблиц, содержащих большое количество строк с повторяющимися текстовыми данными (заполненные ячейки должны идти подряд, без пустых ячеек между ними). Автозавершение не используется для ввода дат и чисел.

Автозамена используется в Excel, как и в других приложениях MS Office, для исправления наиболее распространенных опечаток и ускорения ввода часто используемых фрагментов. Список автозамены можно расширять, вводя часто используемые специальные символы. Настройка параметров, добавление, удаление элементов в список автозамен производится в диалоговом окне Автозамена, вызываемом командой: кнопка Office  кнопка Параметры Excel  вкладка Правописание  кнопка Параметры автозамены  вкладка Автозамена.

Автозаполнение облегчает и ускоряет ввод в таблицу однотипных данных и формул. Автозаполнение работает с числами, датами, днями недели, месяцами и смешанными данными с использованием маркера заполнения — маленького черного квадратика в правом нижнем углу выделенной ячейки.

Для построения числового ряда с шагом, равным 1, необходимо выполнить следующие действия:

• ввести первое число ряда в первую ячейку диапазона;

• нажать и удерживать нажатой клавишу Ctrl;

• подвести указатель мыши к маркеру заполнения ячейки с первым числом ряда и убедиться в том, что указатель мыши преобразовался в черный крестик;

• нажать левую кнопку мыши и потянуть, выделяя диапазон;

• отпустить кнопку мыши и клавишу Ctrl.

Числовой ряд с произвольным шагом можно построить разными способами. При использовании первого способа необходимо выполнить следующие действия:

• ввести в ячейку первое число ряда;

• ввести в соседнюю (смежную) ячейку второе число;

• выделить диапазон из двух ячеек с введенными числами;

• протащить маркер заполнения через требуемый диапазон — Excel вычислит разность между двумя заданными числами и заполнит выбранные ячейки как арифметическую прогрессию.

Второй способ предполагает выполнение следующих действий:

• ввести в первую ячейку первое число ряда;

• выбрать команду: Главная  группа Редактирование  Заполнить  Прогрессия;

• в диалоговом окне Прогрессия задать шаг, предельное значение, тип прогрессии, способ расположения данных и нажать кнопку ОК.

Смешанным рядом является ряд, члены которого содержат текст и число. Текст может находиться как перед числом, так и после него. Смешанный ряд строится по закону изменения числа, при этом начальные значения ряда задаются одной или двумя ячейками так же, как и для числовых рядов. Из рядов, представленных на рис. 1.1, первые три ряда (диапазоны А1:F1, A2:F2 и A3:F3) построены с использованием одной начальной ячейки и протаскивания маркера заполнения (клавишу Ctrl нажимать не следует). Excel «понимает», что кварталов может быть только четыре, и после четвертого квартала вновь вводит первый. Ряды в диапазонах A4:F4 и A5:F5 построены с использованием двух начальных ячеек, их последующего выделения и протаскивания маркера заполнения.

	A	B	C	D	E	F
1	1-й квартал	2-й квартал	3-й квартал	4-й квартал	1-й квартал	2-й квартал
2	Квартал 1	Квартал 2	Квартал 3	Квартал 4	Квартал 1	Квартал 2
3	Секция 10	Секция 11	Секция 12	Секция 13	Секция 14	Секция 15
4	30 кг	40 кг	50 кг	60 кг	70 кг	80 кг
5	100 руб.	200 руб.	300 руб.	400 руб.	500 руб.	600 руб.

Рис. 1.1

Ряды из дат строятся по тем же принципам, что и числовые ряды. Например, можно ввести в одну ячейку дату 15.02.10 и, протянув маркер заполнения, получить ряд из дат, в котором по умолчанию шаг изменения полагается равным одному дню, при этом правильно выполняется переход через границу месяца и года. Если в две соседние ячейки ввести две даты, то Excel определит закон, по которому должен строиться ряд, и, после выделения этих двух ячеек и протаскивания маркера заполнения, построит именно такой ряд, например, ряд с шагом изменения в три дня, один месяц или один год. Самый универсальный способ построения рядов из дат обеспечивается в диалоговом окне Прогрессия, для вызова которого надо выполнить команду: Главная  группа Редактирование  Заполнить  Прогрессия. На рис. 1.2 представлены различные способы построения рядов из дат.

	A	B	C	D	E	F	G
1	Ряд, построенный с помощью одной начальной ячейки
2	27.09.09	28.09.09	29.09.09	30.09.09	01.10.09	02.10.09	03.10.09
3	Ряд, построенный с помощью двух начальных ячеек
4	01.08.09	01.09.09	01.10.09	01.11.09	01.12.09	01.01.10	01.02.10
5	Ряд из рабочих дней, построенный в окне Прогрессия
6	30.08.10	31.08.10	01.09.10	02.09.10	03.09.10	06.09.10	07.09.10

Рис. 1.2

По окончании заполнения выделенного диапазона появляется кнопка Параметры автозаполнения, при щелчке на которой открывается список команд, определяющих способ заполнения данных. Состав предлагаемых в списке команд зависит от заполняющего содержимого (текст, числа или даты).

В Excel существуют стандартные текстовые ряды, называемые списками, содержащие названия дней недели и названия месяцев. Стандартные списки чаще всего используют для заголовков строк и столбцов. Для просмотра существующих списков и создания новых списков необходимо выполнить команду: кнопка Office  кнопка Параметры Excel  вкладка Основные  кнопка Изменить списки. Открывшееся диалоговое окно Списки содержит информацию о существующих списках и элементы управления для создания новых. Для создания нового списка необходимо выбрать элемент НОВЫЙ СПИСОК в поле Списки, затем перейти в поле Элементы списка и ввести поочередно элементы списка, нажимая после ввода каждой записи клавишу Enter. Когда список будет введен полностью, следует нажать кнопку Добавить, после чего он отобразится в поле Списки. Если элементы списка уже содержатся в определенном диапазоне ячеек листа, то необходимо в поле Импорт списка из ячеек указать диапазон со списком и нажать кнопку Импорт. Для того чтобы использовать список в таблице, надо в первую ячейку диапазона ввести значение одного из элементов списка (не обязательно первого) и протащить маркер заполнения, выделяя диапазон. Если выделенный диапазон больше количества элементов в списке, то он будет заполняться циклически, т.е. после последнего элемента списка будет введен первый и т.д. Чтобы удалить ненужный список, его следует выделить в поле Списки и нажать кнопку Удалить.

Протягивание маркера заполнения при нажатой правой кнопке мыши позволяет управлять процессом автозаполнения с помощью команд контекстного меню.