1.15. Условное форматирование

Условное форматирование — это изменение оформления ячейки при вводе данных, соответствующих определенным условиям, тенденциям. Условное форматирование обеспечивает наглядность при исследовании и анализе данных, обнаружении критических проблем, позволяет визуально выделить данные определенного характера, например, по каким показателям обеспечивается более чем 10-про-центный прирост. Для того чтобы задать для выделенного диапазона ячеек условное форматирование, следует воспользоваться одноименной командой из группы Стили вкладки Главная. Самый простой способ задать условное форматирование — выбрать один из пунктов появившегося меню:

• Гистограммы — внутри каждой выделенной ячейки строится гистограмма, соответствующая ее значению по отношению к другим ячейкам текущего выделения;

• Цветовые шкалы — различные значения в ячейках имеют разный цвет фона;

• Набор значков — позволяет разбивать значения ячеек из выбранного диапазона на несколько категорий и согласно делению присваивает выбранный набор символов.

После выбора пункта Правила выделения ячеек появляется меню, в котором надо выбрать нужную операцию, например, Между, Текст содержит или Дата, а затем в появившемся диалоговом окне ввести значения, которые следует использовать, и выбрать формат.

Выбрав пункт Правила отбора первых и последних значений, можно найти максимальное и минимальное значения в диапазоне ячеек на основе указанного порогового значения, значения выше и ниже среднего значения и др.

Если требуемое правило форматирования отсутствует в представленных наборах меню кнопки Условное форматирование либо оно удовлетворяет условию частично, то можно создать собственное правило, воспользовавшись командой Создать правило, выполнение которой вызовет диалоговое окно Изменение правила форматирования. В этом окне надо выбрать тип правила, задать условие и формат. К одним и тем же ячейкам можно применить несколько правил условного форматирования.

Особенность условного форматирования состоит в том, что если в столбце, отформатированном таким способом, появится новое значение, то это значение подчинится заданному формату.

Команда Управление правилами позволяет посмотреть список применяемых правил как в текущем выделенном диапазоне, так и в других диапазонах и на других листах.

Команда Удалить правила позволяет полностью или выборочно удалить условное форматирование и вызывается нажатием одноимен­ного пункта в меню кнопки Условное форматирование.

1.16. Защита информации в электронных таблицах Excel

Для скрытия промежуточных или конфиденциальных данных надо выполнить следующую последовательность действий:

• выделить ячейку или диапазон ячеек;

• на вкладке Число диалогового окна Формат ячеек выбрать последний элемент (все форматы) и заменить текущее содержимое поля Тип тремя символами точки с запятой (;;;);

• нажать кнопку ОК.

Значения в выделенных ячейках будут скрыты, но они будут отображаться в строке формул. Для отображения ранее скрытых данных надо выполнить приведенную выше последовательность действий, но на вкладке Число выбрать нужный тип формата.

В Excel можно скрыть целые строки и столбцы рабочего листа. Данные скрытых строк и столбцов не видны ни на экране монитора, ни в печатной версии листа. Чтобы скрыть строки или столбцы, необходимо их выделить и выполнить команду: Главная  группа Ячейки  кнопка Формат  Скрыть или отобразить  Скрыть строки (или Скрыть столбцы). Excel скроет выделенные строки (столбцы) листа, но в формулах можно ссылаться на ячейки этих строк (столбцов). Для отображения скрытых строк необходимо выделить строки, расположенные выше и ниже от ранее скрытых, и выполнить команду: Главная  группа Ячейки  кнопка Формат  Скрыть или отобразить  Отобразить строки. С помощью аналогичной команды выполняется отображение столбцов. Рабочий лист можно скрыть с помощью команды контекстного меню Скрыть.

Все эти операции выполняются без использования пароля, поэтому любой пользователь, просматривающий электронную таблицу, может отобразить скрытую информацию. Для предотвращения несанкционированного редактирования рабочего листа, его необходимо защитить с помощью пароля.

Для защиты рабочего листа необходимо выполнить команду: Главная  группа Ячейки  кнопка Формат  Защитить лист или Рецензирование  группа Изменения  Защитить лист. В открывшемся диалоговом окне Защита листа в поле Пароль для отключения защиты рабочего листа ввести пароль, в списке Разрешить всем пользователям этого листа установить флажки напротив тех действий, которые разрешается выполнять другим пользователям. После щелчка на кнопке ОК, появляется диалоговое окно Подтверждение пароля, в котором надо вторично ввести пароль. Для того чтобы снять защиту листа надо выбрать команду Снять защиту листа в меню кнопки Формат вкладки Главная или в группе Изменения вкладки Рецензирование и в появившемся диалоговом окне Снять защиту листа ввести пароль, которым защищен рабочий лист.

Часто возникает необходимость защитить часть листа от изменений, а для других ячеек, наоборот разрешить изменение содержимого. Для того чтобы защитить часть листа от изменений, надо выделить ячейки, в которые можно вносить изменения, и снять с них защиту с помощью команды: Главная  группа Ячейки  кнопка Формат  Блокировать ячейку или на вкладке Защита диалогового окна Формат ячеек снять флажок Защищаемая ячейка. Затем применить команду Защитить лист, причем обязательно должен быть установлен флажок Выделение незаблокированных ячеек, в противном случае в эти ячейки невозможно будет внести изменения.

В случае, если требуется скрыть используемые формулы от пользователей листа, надо выделить ячейки с формулами, на вкладке Защита диалогового окна Формат ячеек установить флажок Скрыть формулы. После применения команды Защитить лист при выделении ячейки с формулой в строке формул будет пусто.

Для защиты рабочей книги следует выбрать команду: Рецензирование  группа Изменения  кнопка Защитить книгу  Защита структуры и окон. В открывшемся диалоговом окне Защита структуры и окон можно с помощью установки/снятия соответствующих флажков выбрать защиту структуры и/или окна и ввести пароль. Защита структуры рабочей книги позволит запретить добавление, удаление или перемещение листов книги. Защита окна запрещает создание нового окна, закрепление области, вставку разделителя для окон. Сняв флажок с пункта Защита структуры и окон в раскрывающемся списке Защитить книгу, можно отключить защиту книги.