1.8. Формулы

Для выполнения вычислений и обработки данных в Excel используется мощный аппарат формул и функций. Формула — это выражение, состоящее из операндов и операторов. Формула в Excel обязательно должна начинаться со знака равенства =, а иначе введенные данные будут восприниматься как текст. Операндами могут быть числа, текстовые константы, имена, ссылки на ячейки, диапазоны ссылок, встроенные функции. Операторы в формулах обозначают действия, производимые с операндами. По функциональному назначению операторы можно объединить в четыре группы: арифметические, текстовые, сравнения, адресные.

К арифметическим операторам относятся: +, –, *, /, %, ^ (возведение в степень). Эти операторы используются для выполнения основных математических вычислений над числами. Символ % — оператор, который в формулах Excel делит предшествующее ему число на 100. Например, формула =5% дает результат 0,05.

Операторы сравнения используются для обозначения операций сравнения двух операндов. К ним относятся: =, <, >, <=, >=, <>. Результатом вычисления формул, содержащих эти операторы, являются логические значения ИСТИНА или ЛОЖЬ.

Оператор конкатенации & осуществляет объединение последовательностей символов в единую последовательность. Например, формула =12&13 будет отображать 1213. Если операндом в выражении является текстовая строка, то она должна быть заключена в кавычки. Например, в результате действия формулы ="Затраты = " & В25 появится текст: Затраты = 576, если в ячейке В25 находится число 576.

Адресные операторы объединяют диапазоны ячеек для осуществления вычислений. К ним относятся: «:» (двоеточие) — оператор диапазона, «;» (точка с запятой) — оператор объединения, « » (пробел) — оператор пересечения.

Приоритет выполнения операций: адресные операторы, унарный минус, процент (%), возведение в степень (^), умножение и деление (*, /), сложение и вычитание (+, –), оператор конкатенации (&), операторы сравнения. Операторы с одинаковым приоритетом выполняются слева направо. Изменить порядок выполнения операций можно, заключив те или иные составляющие формулы в круглые скобки, так как выражения в круглых скобках выполняются в первую очередь. Например, результат вычисления по формуле = -3^2 не равен значению формулы = -(3^2), так как операция изменить знак (унарный минус) имеет более высокий приоритет, и в 1-м случае она выполняется перед возведением в степень, а во 2-м случае сначала выполняется операция в скобках, а потом применяется операция изменения знака. При записи формул с использованием скобок надо следить за тем, чтобы количество левых скобок соответствовало количеству правых. Каждый уровень вложенных скобок отмечается разным цветом, что помогает контролировать правильность записи формулы.

Для ввода в ячейку формулы необходимо:

• активизировать ячейку;

• ввести с клавиатуры знак равенства = и без пробелов нужные значения, ссылки, знаки операций (вводимый текст одновременно отображается и в строке формул);

• зафиксировать ввод.

При работе с длинной формулой можно растянуть строку формул так, чтобы видеть не одну строку, а сразу несколько. Для этого нужно щелкнуть на кнопке Развернуть строку формул, находящуюся в правой части строки формул.

Одной из наиболее распространенных ошибок при использовании формул и функций является ввод адресов ячеек на русском регистре (в ячейке появляется сообщение об ошибке #ИМЯ?), поэтому ссылки на ячейки лучше вводить в формулу щелчком мыши по этой ячейке. Примеры формул: =А1+В6; =С8^3; =500–2*D3; =F5<=D5; =F4&"тип".

После ввода формулы в ячейке появляется вычисленный результат, а сама формула отображается в строке формул. Если необходимо (в ходе проверки таблицы) отобразить в ячейках таблицы именно расчетные формулы, а не результаты, то надо выполнить команду: Формулы  группа Зависимости формул  Показать формулы.

Операндом формулы может быть ссылка. В Excel существуют три вида ссылок: относительные, абсолютные и смешанные. Относительная ссылка указывает на ячейку, основываясь на ее положении относительно ячейки, в которой находится формула. При копировании формулы относительные ссылки в ней изменяются в соответствии с новым местоположением ячейки. Например, если в ячейке С1 записана формула =А1+В1, то при копировании ее в ячейку С2 формула будет иметь относительные ссылки =А2+В2, а при копировании в D1 — =B1+C1. Для ввода в формулу значения из фиксированной ячейки (адрес которой при копировании и перемещении формулы должен оставаться неизменным) используются абсолютные ссылки. При их обозначении вставляется знак $ перед именем столбца и номером строки, например, $A$7, $G$15. Смешанные ссылки — это ссылки, являющиеся комбинацией относительных и абсолютных ссылок. Например, фиксированный столбец и относительная строка: $D7 или фиксированная строка и относительный столбец: C$5. Для ввода абсолютных и смешанных ссылок используется клавиша F4:

F4 F4 F4 F4

B3  $B$3  В$3  $В3  B3

Обычно большинство формул ссылаются на ячейки, находящиеся в пределах одного рабочего листа, но Excel позволяет ссылаться на ячейки других рабочих листов активной книги. Для этого надо перед адресом ячейки указать имя листа с восклицательным знаком. Например, =Лист2!А3 ссылается на ячейку А3 рабочего листа Лист2.

В Excel предусмотрен также удобный способ ссылки на ячейку путем присвоения этой ячейке произвольного собственного имени. Имена ячеек в формулах представляют собой абсолютные ссылки. Имена присваиваются ячейкам или диапазонам ячеек для придания наглядности вычислениям в таблице и удобства работы, например, собственными именами можно обозначать постоянные величины, коэффициенты, которые используются при выполнении вычислений. Присвоить ячейке собственное имя можно с помощью команды: Формулы  группа Определенные имена  Присвоить имя или используя поле имени, расположенное левее строки формул. В последнем случае необходимо выделить ячейку или диапазон ячеек, щелкнуть мышью в поле имени (в поле появится текстовый курсор), ввести имя и нажать клавишу Enter. Для удаления ранее присвоенного имени нужно ввести команду: Формулы  группа Определенные имена  Диспетчер имен, а затем в диалоговом окне Диспетчер имен выделить нужное имя и щелкнуть на кнопке Удалить. Для быстрого перехода к ячейкам с собственными именами надо нажать клавишу F5 и в появившемся диалоговом окне Перейти выбрать имя нужной ячейки. Имена ячеек не должны содержать пробелов (пробелы рекомендуется заменять символом подчеркивания), не должны совпадать с адресами ячеек (недопустимо, например, имя В2), могут содержать строчные и прописные буквы, но Excel их не различает, например, ИТОГИ, Итоги и итоги — одно и то же имя. Нельзя присваивать одинаковые имена разным ячейкам одной рабочей книги, даже на разных листах.