20!!!!!!!!!!. Письма

Служебные письма - обобщенные названия различных по содержанию документов, выделяемых особым способом передачи текста (пересылка по почте). Реквизиты: наим-е организации, автор, дата, №, заголовок, подпись, отметка об исполнителе. Главная цель: побудить к действию. Является ср-вом общения с учереждениями, частными лицами, для решения оперативных запросов.

Оформление: Только на спец. бланке на А4, реже А5, бланк угловой.Реквизиты: эмблема орг-ции, наименование орг-ции автора, расчетный счет, если есть финансовая операция, дата, номер, Ссылка на дату и на номер инициативного письма.Заголовок к тексту.

Текст д.б. логичным, корректным, объективным, содержать точные цифровые данные. м.б. простым и сложным. Сложное письмо содержит 2-3 части 1ч –изложение событий. 2ч. –просьба. Текст излагается от первого лица ед.числа, 3 лица ед, ч и от 1 лица мн.ч

Рекомендации: Письмо д.б однопредметное,на 2-х экземплярах.

Письма имеет отметку об исполнителе.

Письма:

1)Сопроводительные – к изделию прилагаемому.

2)Приглашения – принять участие.

3)Информационные – сообщают о к-л факте

4)Рекламное – описание товара, услуг.

5)Письмо-извещение – письмо приглашение с конкр. адресатом

6)Письмо-подтверждение – подтверждаем получение...ответное.

7)Письмо-напоминание- ... приближается срок...

8)Гарантийное письмо – док-т обеспечивающий исполнение изложенных обязательств

9)Инициативное – письмо, требующее ответа.

10)Письмо-ответ – зависит от текста инициативного письма;

11)Рекламационное – претензионное, требует возмещения убытков, из-за невыполнения или нарушения условий.

21.Сист. Справ.-аналитич. Документации. Назначение и состав. Область прим. Правила составления и оформления*

Такие документы (Д.) содержат сведения для принятия решения рук-вом организации. В них входят: акт, справка, сводка, заключение, отзыв, список, поручение.

Акт – документ, составл. для подтвержд. установл. фактов и событий, например: акт приемо-передачи, акты испытаний, акты обследования состояния. Акт фиксир. факты и содержит выводы. Акт должны составлять ≥2 чел.

Оформление: акт оформляется на бланке организации или спец. бланке. Реквизиты: название вида документы, дата, номер, место составления, заголовок, отметка о подтверждения, гриф и подпись. Текст состоит из 2х частей: 1) вводная – основание для проведения данного мероприятия, 2) основная - решения.

Акт подписывают члены комиссии с расшифровкой подписи, ниже указывается количество и куда направлены.

Справка – док-т, составленный с целью описания фактов осн. деятельности орг-ции или подтверждение сведений биографич. или служебного характера. Делятся на внешние и внутр. Внешние составляются для предоставления в другую орг-цию на общем бланке. Внутр. на стандартном листе. Часто используются трафареты. Текст состоит из 2 частей: основание и существо вопроса. Первая часть обычно отсутствует. Реквизиты: название орг-ции и подразделения, вида документа, дата, номер, адресат, наличие приложений, подпись, печать.

Сводка – док-т, содержащий обобщение сведений по какому-либо вопросу. Оформляется в виде таблицы. Подписывается руководителем. Реквизиты как у справки.

Заключение – док-т, содержащий мнения, выводы орг-ции или комиссии по какому-либо док-т или вопросу. Составляется на научные работы, статьи, отчеты по опр. правилам. Должно быть: заголовок, краткое изложение существа вопроса, конкретные замечания. Пишется на А4. Должна быть подпись.

Отзыв –док-т, содержащий мнение орг-ции или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей в орг-цию на рассмотр. Оформляется как заключение.

Перечень–док-т, содержащий систематизир. перечисление предметов, лиц, объектов работ, составленный в целях распространения на них опр. норм и требований. Оформляется в виде таблицы. Подписывается и утверждается руководителем предприятия.

Список – док-т, содержащий перечисление предметов, объектов в опр. порядке. Составляется в табличной форме, подписывается руководителем.