14. Треб. К текстовой части управленческих док-тов

1. Употребление спец. лексики: - употр-ие спец-х терминов

Термин – слово,словосочетание, которому предписываются определенные понятия. Термины указаны в ГоСТах и терминологических словарях. Профессионализмы – слова, возникшие в той или иной области, где нет своей терминологии или слово заменяющее оф. термины.

2. Отсутствие устаревшей лексики

3. Употребление неологизмов

4. Отказ от Употребления слов с универсальным знач-ем, т.е. слов с неопределенным смыслом.

5. Запрещено Употребл-е сокращений: 1) лексические: инициальные (из начал. букв слов); частично-сокращенные слова ,телескопические ,слоговые

2) аббревиатуры: точечные (стр. 50, и др., и т.п., ул.); дефисные (г-н, гр-н, п/о); нулевые (км, ч, мин, кг).

6. Употребления языковых формул – устойчивых стандарт. языковых оборотов, вид к-рых не меняется.

7. Ограниченное упоребл-е глаголов в личной форме.

Ошибки. 1)Связанные с незнанием значения слов 2)Неразличение слов – паронимов 3)Наличие в тексте слов плеоназмов – слова, близкие по смыслу,но разные по звучанию. 4)Ош, связанные с употр. числительных 5)соблюдение этикета в письмах.

Требов-я к оформлению текста. ГОСТ 1.5-93.

Текст док-та делится на простой и сложный. Простой – содержится 1 вопрос, 1 исполнитель. (справки, письма, служеб. записки). Сложные – содерж. нес-ко вопросов, нес-ко исполнителей. (протоколы, акты).

Структура текста: вводная, аналитич. и заключительная части. Текст док-та должен делиться на абзацы. Если текст длинный, то целесообразно его разделить на разделы/подразделы, пункты/, подпункты. Нумеруются арабскими цифрами. 1, 1.1, 1.1.1█

15. Способы унификации текстов документов. Оформление таблиц, трафаретов, анкет

Унифицированные формы док-тов создаются для разрешения однотипных ситуаций. Сущ-т 3 способа униф-ии: трафарет, анкеты, таблица.

Трафарет – форма представления грамматически связанного текста, содержащий постоянную инф-ю и пропуски для заполнения переменной инф-ции, к-рая харак-ет конкретную ситуацию (письмо, справка, акт, протокол, докладная записка). Трафарет. док-ты составляют в организации, если необходимость в них более 200 экземпляров в год.

Анкета – форма представления текста, содержащая хар-ку одного объекта по определенному набору признаков (опросные, социологические).

Таблица – форма пердставления унифицирован. текста, содержащая хар-ки ряда объектов. ГОСТ 1.5-93

Таблица в тексте нумеруется внутри раздела или в тексте. Таблица сразу после упоминания в тексте. Точка нигде не ставится. Таблицу можно не делить на строки, если текс хорошо читается.

16. Требования к составлению и оформлению приказов

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем организации на основе единоличного принятия решения для разрешения основных и оперативных задач в организации. Делятся на 3 группы: 1)по организационным вопросам – издаются при создании, реорганизации, ликвидации учреждения или подразделения;

2)приказы по основной деят-ти – регулируют порядок финансирования учреждения, материал.-технич. снабжения, информац. обеспечения управления, соц. вопросы;

3)приказы по личному составу.

Приказы оформляются на общем или спец. бланке организации. Приказ долж. иметь заголовок, отвеч-й вопрос «о чем?». Текст приказа состоит из: 1) вступит. часть – обоснование необх-ти издания док-та. Вступит. часть заканч-ся ключ. словом «ПРИКАЗЫВАЮ:»;

2) распорядит. часть, содержит пункты. Туда пишутся действие, исполнителя и срок выполнения. Нельзя в один пункт поместить более одного действия.

3)контроль.

Приказ подпис-т 1-е лицо в организации или заместитель. Д.б. намечены и однозначно определены конкретные действия. К приказу могут иметься приложения. В тексте приказа делается ссылка на приложение, приводится его наименование. Вместо слова «ПРИКАЗЫВАЮ» могут исп-ся: «УВОЛИТЬ», «НАЗНАЧИТЬ НА ДОЛЖНОСТЬ», «ПРИНЯТЬ» и т.д.

Не исп-ся спец. термины, не надо отделываться общими словами.

█