6. Свойства документа

Документ (Д,) – матер. объект с сознат. закрепленной на нем инфой. Свойства Д. – его отличительные качества.

С.Д. – отличит. кач-во Д.

1)Атрибутивность - наличие неотъемлемых слагаемых без которых не существует док-та.

2)Функциональность: Документ многофункц-ен

3)Структурность – сохранение осн. Д. при различных внегн и внутр св-вах Д. Д. единое целое, кот сост из разных составл. Д – инф – реквизиты. Д –мат нос. - расположение

Признаки Д. – параметр,атрибут, кот. опр. некий предмет как Д

1) Наличие содержания; 2) Наличие формы, (определяется формуляром/образцом, согласно ГОСТам); 3)Авторство; 4) Наименование (обознач. Д. на естественном языке); 5) Датирование; 6) Наличие юр. силы (её придают соблюдение правил оформления, наличие даты и подписей сторон/автора, печать, бланк); 7) Завершенность сообщения;

8) Оригинальность Д. Оригинал - Д., выполн. на любом носителе, предназначенном для изготовл. подлинника

9) Подлинность Д. Подлинник – первый/единичный экзем. офиц. Д.

10) Копийность Д. Копия – Д., полностью воспроизводящий инфу другого Д., все его признаки и не имеющий юр. силы

7!!!!!!! Способы и средства документирования

Документирование – запись инф-циина разл. носителях – регламентир процесс,придающий док-ту юр силу. Осуществляется на носителе, кот по определению мат. объект, исп-ся для закрепления инф-ции речевой,звуковой и др.

Носители: 1)естественная основа2)искуств.

По конструкции носителя: листовые,кодексовые,карточные,ленточные,дисковые.

Два СП-ба док-ия: на естественном языке и на искусственном.

В результате такого документирования возникают Д. текстовые, технические, фото-, кино-, док-ты,машинные Д.

Текстовое документ-ие позволяет получать текстовые,рукописные машинные Д.

Технич докум-ие – технич документы, кот закрепляют техническую мысль.

Машинное документирование исп-ся для машинной обработки хранения инф-ции.

7.Управленческие документы. Их назначение и виды

Назначение управленческой документации (УД) – фиксирование управленческой деятельности предприятия.Д. состоит из обязательных эл-тов, реквизитов.

Все документы делятся на системы и внутри каждой характеризуются требованиями к оформлению и содержанию:

УД делится на следующие виды:

Организационно-правовые – регулирование орг. деятельности предприятия: разработка и утверждение док-тов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус орг-ции, ее компетенцию, структуру и штатный состав.

Это уставы, положения, долж. инструкции, штатное расписание, правила, памятки. Обяз. проходят процедуру утверждения.. Регулируют создание, выбор правовой формы, структуры, штатной численности, подразделений предприятий;

Оформляются на листах А4, но с реквизитами(угловое расположение):1)наимен. орг-ции2)дата 3)виза согласования

2)Организационно-распорядительные – регулироване деятельности предприятия для обеспечения мах. эф-ти его деятельности. Содержат решения направленные сверху-вниз. Они относятся к нормативно-правовым актам, отражают юр. власные предписания. Классиф:

1)По сфере действия: - нормативно-правов. акты действ на федеральном уровне, на уровне субъекта федерации, в пределах отрасли, в различных орг-циях

2)По принципу принятия решения: док-ты издаваемые в условиях коллегиальности, в условиях единоличного принятия решения.

Плановые – планы работ, мероприятий; Информационно-справочные и справочно-аналитические: доклады, справочные материалы, отчеты; Отчеты – различные формы отчетов, например итоги работ на год, результаты проверок и проч.; По обеспечению кадрами (или по личному составу): приказы по л/с, ведомости; Финансовая документация – платежки, выписки; Документация по материально-техническому снабжению – накладные, документы на оборудование, инструкции; Договорные – договоры, соглашения; Документация по информационному обеспечению деятельности учреждения; Документация, отражающая основную деятельность учреждения.