22. Основные направления совершенствования состава и форм документов. Табель и альбом форм документов.

В управленческой деятельности существуют два типа задач: повторяющиеся и оригинальные.Унификация и стандартизация – основные направления усовершенствования документации.

Унификация – установление единообразия состава и форм управленческих документов. Стандартизация – закрепление унификации с помощью нормативных актов. Объекты унификации и стандартизации: 1)термины и определения 2)организационные структуры предприятий 3)классификаторы управленческих функций 4)управленческая документация. Унификация документов предполагает: унификацию состава документов и унификацию форм. После проведения унификации создаются: табель форм документов предприятия, альбом форм. Цель: снизить время на подгот. Д., повысить эфф работы.

Табель форм – перечень, разрешенных к применению унифицированных форм документа. Для организации это справочник, содержащий в упорядоченном виде формы документов, которые необходимы для ведения управленческой и основной деятельности.Это нормативные, рпавовые док-ты, все внутр. док-ты, все формы док-тов по ОКУД.

Содерацжит графы: наим.Д., Код по ОКУД,кем и когда утверждена такая форма Д.,периодичность составления, составитель Д,внутр согласование,внеш согл,подпись, утверждение, печать, куда предост.,примечание.

Этап подготовки табеля:1)составляется карта Д.2)на основе карты сост. образец Д. Образец помещается в альбом форм.

Альбом форм закрепляет результаты унификации и содержит эталонные формы документа в виде бланка с необходимыми реквизитами.

23.Телеграмма, телекс, факсограмма, телефонограмма, элек. Сообщение: назнач., цель составл., треб. К оформл.

Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых особым способом передачи текста по телеграфной сети общего назначения. Бывают: правительств., внеочередные, международные, обыкновенные, срочные, пресса.

Реквизиты: указание категории, телегр. адр. получателя, текст, подпись, дата, номер, адр. отправителя. Все слова делятся на действительные и тарифные. Пишут: «тчк», «зпт», «скб», «двтч», «нр» (номер).

Телекс - обобщенное название различных по содержанию документов, отправляемых по абонентской телексной сети. Требования: как в телеграмме, можно ставить запятые и точки.

Факсограмма - получаемая на бумажном носителе копия документа письменного, графического, изобразительного, переданного по каналам факсимильной связи.

Телефонограмма - обобщенное название документов, передаваемых по каналам телефонной связи. Оформляется в одном экземпляре на спец. бланке. Если бланк отсутствует, то заводится журнал.

Электронное сообщение - документ, переданный электронной почтой и получаемый в виде видеограммы на экране монитора или в виде бумажной копии (машинограмма).█

24.Контроль за исполнением документов. Задачи контроля. Сроки исполнения.

Цель контроля – содействие своевременному и качественному исполнению док-тов. Контроль ведется по следующим этапам: 1)постановка док-та на контроль 2)проверка доведения до исполнителя 3)предварительная проверка хода исполнения 4)учет и обобщение результатов контроля.

Уровни контроля: формализованный контроль исполнения; контроль соответствия формы док-та; контроль соответствия уровня удостоверения док-та; контроль соответствия экземпляров на идентичность. Для выполнения контроля выделяются спец. люди в документационных службах и в подразделениях. Для док. ДСП другой человек.

Все док-ты делятся на: подлежащие контролю и не подлежащие. Сроки: типовые (периодически создаваемые док-т, отражающие деятельность орг-ции) и индивидуальные (указываются в тексте док.). Срок может быть продлен. Если док-т имеет несколько заданий, то на каждое – свой срок. ГСДОУ устанавливает следующие сроки: исполняется несколько лет – 1раз в год; исполняется несколько месяцев – 1 раз в месяц; исполняется в течение месяца – каждые 10 дней и за 5 дней до окончания срока. Снять с контроля док-т может лицо, поставившее на контроль. Сведения об исполнении контроля док-т сообщаются в службу контроля в письменной форме (кол-во док-тов на контроле, % выполненных в срок, % не выполненных в срок, причины, по которым не выполнены в срок).

Классификация док-тов: оперативные; док-ты, отражающие научно-технические достижения, общественную жизнь (хранятся постоянно); социальные, содержащие социально значимую инфу (хранятся в течение в жизни).█