8.5. Инвентаризация материалов на складах и отражения ее в учете

Согласно ст.12 Закона от 18.10.1994 г.№3321-Х11 «О бухгалтерском учете и отчетности» для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и оценка имущества и обязательств.

Инвентаризация представляет собой определенную последовательность практических действий по документальному подтверждению наличия, состояния и оценки имущества и обязательств организации с целью обеспечить достоверность данных учета и отчетности. Она способствует реализации контрольной функции учета, позволяя выявить случаи необоснованного уменьшения капитала хозяйствующего субъекта, вложенного различные виды имущества (активов).

Инвентаризация проводится с целью:

• обеспечения достоверности отражения активов организации в бухгалтерском учете и отчетности;

• подтверждения надежности системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля наличия и учета ценностей.

Основу любой инвентаризации составляет полная или выборочная проверка фактического наличия материальных ценностей, имущественных прав и обязательств силами специально созданной в организации комиссии.

Различают два вида проверок: натуральную и документальную. Натуральная (вещественная) проверка состоит в непосредственном наблюдении объектов и определении их количества путем, взвешивания, обмера.

Натуральной проверке подвергаются: основные средства, материально-производственные запасы, денежные средства, бланки документов строгой отчетности.

При документальной проверке наличия в организации имущественных прав (нематериальных активов, расходов будущих периодов, дебиторской задолженности и др.) и финансовых обязательств подтверждается непосредственно документами – договоры, акты, накладные, счета.

Обязательная ежегодная инвентаризация начинается с даты, установленной приказом руководителя организации. Ответственный за проведение инвентаризации является постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

При значительном объеме имущества и обязательств по приказу руководителя организации могут быть созданы рабочие инвентаризационные комиссии.

В соответствии с методическими указаниями персональный состав постоянно действующих рабочих инвентаризационных комиссий утверждает своим приказом (распоряжением) руководитель организации (учреждения, предприятия), о чем в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации делается отметка.

Основной формой первичной документации для учета результатов натуральной инвентаризации является инвентаризационная опись, а документальной – акт инвентаризации.

При проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей (ТМЦ) необходимо помнить, что:

• инвентаризации подвергаются не только собственные товарно-материальные ценности, но и находящиеся на ответственном хранении, полученные для переработки от других организаций и др. На такое имущество составляют отдельные описи;

• в состав инвентаризационной комиссии обязательно включаются материально-ответственные лица, отвечающие за сохранность проверяемого в ходе проведения инвентаризации имущества;

• проверка фактического наличия имущества должна производиться только при обязательном участии материально-ответственных лиц (при коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводится с обязательным участием бригадира или его заместителя и членов бригады, работающих на момент начала инвентаризации).

Инвентаризация материальных ценностей должна, как правило, проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении. Нельзя допускать во время инвентаризации беспорядочного перехода от одного вида ТМЦ к другому.

При хранении материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально-ответственного лица инвентаризация производится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение пломбируется, и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

ТМЦ заносятся в инвентаризационные описи по каждому отдельному наименованию с указанием номенклатурного номера, вида, группы, артикула, сорта и количества.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально-ответственные лица. В конце описи материально-ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

Председатель рабочей инвентаризационной комиссии или по его поручению члены комиссии в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально-ответственных лиц проверяют фактическое наличие ТМЦ путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Категорически запрещается вносить в описи данные об остатках ТМЦ со слов материально-ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

В результате инвентаризации может быть выявлен излишек имущества – основные средства, материальные ценности, денежные средства и т.д. В этом случае инвентаризационная комиссия должна установить причины возникновения излишка и выявить виновных лиц.

Имущество же, оказавшееся в излишке, необходимо оприходовать по рыночной стоимости, которая определяется на дату проведения инвентаризации. В бухгалтерском учете стоимость такого имущества включается во внереализационные доходы организации.

По результатам инвентаризации производятся следующие записи:

Д-т сч. 10, 01, 04, 41, 43, 50 – К-т сч. 92 – на стоимость выявленного при инвентаризации неучтенного имущества.

Недостача материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относится на виновных лиц.

В бухгалтерском учете это отражается так:

Д-т сч. 94 – К-т сч. 50, 01, 10, 41, 43 – списана недостача сверх норм естественной убыли;

Д-т сч. 73 – К-т сч. 94 – списание суммы выявленной недостачи на виновных лиц.

При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм естественной убыли.

Если недостача возникла по вине работника, то он обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете.