8.3. Организация учета материалов на складах и его связь с системой бухгалтерского учета.

Важнейшим условием правильной организации учета материалов и обеспечение их сохранности служит хорошее состояние складского хозяйства. Помещения складов должны быть изолированы, оборудованы сигнализацией, необходимым количеством стеллажей, ячеек, поддонов, средствами механизации и весоизмерительными приборами. Внутри каждого склада каждая группа, подгруппа и вид материала должны храниться в определенном месте в соответствии со строго придуманной системой. Каждому месту хранения прикрепляется материальный ярлык.

Приказом руководителя предприятия устанавливается материальная ответственность лиц, работающих на складах. С ними заключаются договоры о материальной ответственности.

Учет материалов на складах и в кладовых ведется непосредственно этими лицами (заведующими складами, секциями и другими материально-ответственными лицами). В отдельных случаях с согласия материально-ответственных лиц допускается возлагать ведение карточек складского учета на операторов. Такой учет называется количественно-сортовым или складским.

В последнее время наиболее прогрессивным методом учета материалов является оперативно-бухгалтерский учет (сальдовый). При этом методе бухгалтерия предприятия открывает и выдает под расписку в журнале регистрации заведующему складом (кладовщику) карточки складского учета типовой формы М12 на каждый номенклатурный номер материала. В ней характеризуется материал, место его хранения, отражается движение и остаток, а также показывается норма запаса, необходимая для контроля за состоянием складских запасов и др. Записи в карточке производятся на основании оформленных в установленном порядке документов по приходу материальных ценностей в день совершения операции. После каждой операции выводится новый остаток. Записи операций по отпуску и возврату материалов по лимитно-заборным картам можно производить в карточках складского учета по мере закрытия карт, но не позднее первого числа следующего за отчетным месяца. При этом в течение месяца лимитно-заборные карты хранятся вместе с соответствующими карточками складского учета.

Карточки хранятся на складе в специальных ящиках, они располагаются по группам и подгруппам материальных ценностей, а внутри них по номенклатурным номерам. Хранение карточек в разрезе групп и подгрупп облегчает их поиск и ускоряет разноску данных приходно-расходных документов.

На складах с небольшой номенклатурой материалов вместо карточек складского учета допускается использовать книги сортового учета, содержащие необходимые реквизиты карточек.

На основании первичных документов по приходу и расходу каждая операция отражается на карточках складского учета и технических носителях информации, которые используются для составления соответствующих машинограмм. В этом случае достигается тождественность складского и бухгалтерского учета, значительно сокращается трудоемкость складского учета и упрощается проверка данных аналитического и синтетического учета.

При наличии персональных компьютеров ведение складского учета наиболее эффективно организуется с их помощью. В этом случае отпадает необходимость ведения складских карточек с их данными.

Все первичные документы по приходу и расходу ежедневно (или один раз в несколько дней), а лимитно-заборные карты по окончанию месяца (или по мере выбора лимита) материально-ответственные лица сдают в бухгалтерию. При сальдовом методе это делается непосредственно на складе.

Работники бухгалтерии обязаны систематически, но не реже одного раза в неделю (декаду) непосредственно на складах в присутствии заведующего складом или кладовщика проверять правильность и своевременность разноски сведений из первичных документов в карточке складского учета и подтверждать это своей подписью. Выявленные расхождения и ошибки здесь же и устраняется. Одновременно с этим работник бухгалтерии производит приемку первичных документов, а заведующий складом – их сдачу.

Приемка–сдача первичных документов оформляется специальным реестром формы М13 (реестр приема-сдачи документов). Он составляется в одном экземпляре материально-ответственным лицом и передается в бухгалтерию предприятия вместе с первичными и необходимыми приложениями. Однако с согласия материально-ответственных лиц подтверждением приемки-сдачи документов может служить роспись работника бухгалтерии в карточке складского учета о проверке записи складского учета. В этом случае реестр по форме М13 не составляется.

При необходимости работник бухгалтерии может произвести проверку фактического наличия тех или иных ценностей на складе.

Связь количественно-сортового материала на складе, с их учетом в бухгалтерии в суммовом выражении при оперативно-бухгалтерском методе учета, обеспечивается с помощью ведомости учета остатков материалов на складе (форма М14). Она открывается в бухгалтерии по каждому складу в разрезе групп, подгрупп и номенклатурных номеров с указанием единиц измерения, учетных цен и остатков в натуральном и денежном выражении на каждое первое число месяца на год.

В течение месяца ведомость учета остатков на складе находится в бухгалтерии и используется для справочных целей. В конце месяца она передается на склад для переноса сведений об остатках материалов (в натуральном выражении на конец месяца из карточек складского учета по каждому номенклатурному номеру).

Таким образом, количественно-сортовой учет материалов на складе при сальдовом методе увязывается с их учетом в бухгалтерии предприятия при помощи ведомости учета остатков материалов на складе, либо отчетов материально-ответственных лиц о движении ценностей по складу.