Тема 5. Информационные системы в управлении предприятием

1. Основные тенденции и закономерности образования информационных систем предприятия.

2. Функциональная структура процессов управления, ее влияние на структуру АИС.

3. Взаимосвязь функций управления и потоков информации.

1. Основные тенденции и закономерности образования локальных подсистем.

Автоматизация ИС независимо от размера предприятия может формироваться путем создания отдельных локальных подсистем. Эта тенденция наметилась на начальной стадии разработки и внедрения АСУ. Локальная подсистема обычно формируется вследствие необходимости автоматизированной обработки информации в конкретном структурном подразделении. Поэтому структуры автоматизированных систем копируют организационные и производственные структуры управления.

Эта тенденция учитывает административное разделение управленческого труда, при этом не учитываются интегрированные свойства систем управления. Обычно информация объединяется при решении сложных проблем по принципу целевой ориентации. Поэтому за последние 10 лет в Украине наметились другие тенденции. Одна из них – использование идеологии АРМ. Она была вызвана заменой большой ЭВМ на персональную ЭВМ.

ПЭВМ хорошо показали себя в небольших фирмах. Они более мобильны, более совершенны, для них практически не ограничены возможности выбора программного обеспечения. Поэтому замена больших ЭВМ на ПЭВМ является явно выраженной закономерностью формирования автоматизированных систем.

Использование ПЭВМ предполагает на начальной стадии создавать индивидуальные АРМ, затем групповые, локальные и интегрированные (глобальные) АРМ.

Преимущества этой идеологии по сравнению с использованием больших ЭВМ заключается в следующем:

1. Каждый специалист предприятия получает доступ к массивам информации, в создании которых он участвует. Специалисты становятся участниками получения выходной информации. Они несут ответственность за оперативность, своевременность, полноту и надежность принимаемых решений.

2. При формировании групповых АРМ появляется возможность специалистам одного отдела иметь возможность обращаться к базам данных, расположенных рядом АРМ без усложнений социального, психологического и др. характера. Обычно в групповом АРМ используются следующие типы соединений: кольцеобразная, звездообразная и общая шина.

3. Кроме того, объединение ПЭВМ создает большие возможности для решения управленческих задач, повышает оперативность и позволяет специалистам вести диалог как внутри групповых АРМ, так и внутри локальных АРМ.

Кроме этих преимуществ следует учитывать другие качества ПЭВМ:

Компактность.

Относительно низкая стоимость.

Возможность постоянно повышать уровень компьютерной грамотности.

1. Функциональная структура процессов управления, ее влияние на структуру аис

Создание автоматизированных систем и локальных подсистем предусматривает детальное изучение процессов финансовой, хозяйственной и др. деятельности предприятия. Это необходимо для того, чтобы определить структуру, функции управления и выделить те задачи, для которых использование ЭВМ имеет решающее значение. В процессе исследований необходимо разрозненные функции и задачи объединить в специальные группы, которые могут быть локальными подсистемами. В связи с этим целесообразно рассмотреть функциональную структуру процессов управления.

В методике изучения функциональных структур группы функций названы процессы управления. Различают процессы 1-й группы (1-го рода), процессы 2 группы (2-го рода).

Процессы 1-го рода – называются процессами развития.

Процессы 2-го рода – называются процессами ресурсного обеспечения.

Функциональная структура обычно отражает схему распределения конкретных задач управления по структурным подразделениям аппарата управления. При построении функциональной структуры используется несколько подходов:

Первый подход – на основе уже сложившейся схемы распределения функций в действующей организационной структуре управления.

Второй подход – путем копирования типовых схем распределения функций с некоторой доработкой схемы в условиях работы конкретного объекта.

Третий подход – на основе методологии процессов управления.

Первые два подхода имеют существенные недостатки: дублирование функций; сохранение административных барьеров между подразделениями; игнорирование новых подходов и методов решения проблем, направленных на повышение эффективности работы коллектива.

Процессы развития имеют первостепенное значение для коллектива. Они формируют организационно-интеллектуальный потенциал, определяющий способность коллектива решать множество задач и обеспечивать высокий уровень эффективности работы организации.

К процессам 1-й группы относятся: управление планово-экономической деятельностью, управление научно-техническим развитием, управление социальным развитием, организация управления.

Организация – управления – это продукт умственного труда, он не поддается автоматизации. Этот процесс включает четыре направления работ:

1. Совершенствование организационной структуры управления.

2. Разработка технологии автоматизированной обработки информации.

3. Организация управленческого труда.

4. Разработка формализованных средств процесса принятия решений.

Указанные процессы 1-й группы могут формировать соответствующие локальные подсистемы в структуре АИС, за исключением процесса организации управления. Организация управления слабо формализованный процесс и не поддается математическому моделированию и компьютеризации.

Процессы ресурсного обеспечения включают следующие функции:

1. Оперативное управление.

2. Управление материальными ресурсами.

3. Управление финансовыми ресурсами.

4. Управление вспомогательными службами: транспортное, складское, ремонтно-механическое хозяйство.

Между 1-й и 2-й группами существуют прямые и обратные связи. Они выражаются в том, что процессы 1-й группы формируют для 2-й группы различные разработки, программы, методическое обеспечение, формализованные средства. Процессы 2-й группы воспринимают указанные разработки в режиме обратной связи и перерабатывают их. Режим обратной связи способствует адаптации подразделений, занимающихся процессами 1-йгруппы. Кроме этого, процессы 2-го рода обеспечивают выполнение производственной программы и других разделов хозяйственной деятельности. От их работы зависит доход предприятия, уровень прибыли. При этом часть прибыли идет на обеспечение процесса управления путем финансирования проектов и программ.

Процессы 2-го рода определяют состав локальных подсистем, так как они в наибольшей степени соответствуют особенностям производственно-хозяйственной деятельности. Исследование каждого процесса способствует разработке алгоритмов новых задач и структур локальных подсистем адекватным определенным сферам работы предприятия.