Тема 5 Аналіз даних у середовищі ms Excel з використанням зведених таблиць.

1. Призначення, основні поняття, обмеження Майстра зт.

Зведена таблиця – це інтерактивна таблиця робочого аркушу, за доп. якої можна швидко виводити та аналізувати підсумкову інформацію для даних, які знаходяться на робочих аркушах книги МС Excel або у файлах інших прикладних програм. Зведена таблиця дає змогу легко змінити подання даних завдяки можливості зміни розміщення заголовків рядків та стовпців зведеної таблиці. “Мастер сводных таблиць” – засіб МС Excel для побудови зведених таблиць. Запуск “Мастера сводных таблиць” виконується за доп команди Данные/Сводная таблица. У діалоговому вікні “Мастера сводных таблиць” :

*вибирається місце знаходження початкових даних, за якими будується зведена таблиця; *Визначається макет зведеної таблиці – впорядковане розміщення її полів та елементів. У зведеній таблиці викор-ся 2 типи полів початкових даних: 1). Поля, елементи яких викор-ся як позначки стовпців, рядків та сторінки зведеної таблиці. Зазначені поля, як правило, повинні містити текстові значення; 2). Поля, для яких потрібно обчислити підсумкові значення. Зазначені поля, як правило, повинні містити числові значення.

Поля та елементи, які включаються у зведену таблицю, визначають порядок обчислень підсумкових значень, що розміщуються в області даних таблиці. Поле сторінки розбиває зведену таблицю на сторінки. Це дає можливість аналізувати дані тільки для одного або декількох елементів поля, розміщеного в області сторінки; *вибирається місце розташування зведеної таблиці в робочій книзі.

2. Технологія створення зт.

При створенні зведеної таблиці можна використовувати один з чотирьох типів джерел даних:

список Excel;

зовнішнє джерело даних, доступний через Microsoft Query;

кілька діапазонів консолідації (окремих списків Excel);

іншу зведену таблицю.

Запуск майстра зведених таблиць

Щоб приступити до створення зведеної таблиці, виберіть у меню Дані команду Зведена таблиця. Excel запустить майстер зведених таблиць, який буде супроводжувати нас в процесі створення таблиці, що включає в себе наступні кроки:

Завдання типу джерела даних.

Зазначення місцезнаходження вихідних даних або отримання їх із зовнішнього джерела за допомогою Microsoft Query.

Завдання макета таблиці та вибір підсумкової функції.

Вказівка ​​місця для розміщення таблиці.

Крок 1: завдання типу джерела даних

При установці перемикача У зовнішньому джерелі даних першого вікна діалогу майстра зведених таблиць з'явиться зображення ЕОМ, що передає дані на термінал.

Крок 2: вказівка ​​місцезнаходження вихідних даних

Після завдання типу джерела даних потрібно натиснути кнопку Далі. Майстер зведених таблиць відкриє своє друге вікно діалогу, що пропонує вказати місце, де знаходяться вихідні дані. Якщо джерелом даних є список Excel і перед вибором команди Зведена таблиця виділена лише одна клітинка в цьому списку, то майстер зведених таблиць правильно заповнить це вікно діалогу. Якщо вихідний список знаходиться в невідкритою книзі Excel, потрібно натиснути кнопку Огляд у цьому вікні діалогу. Після знаходження потрібного файла треба ввести ім'я або посилання на діапазон, де знаходиться список.

Крок 3: завдання макета таблиці

Після завдання вихідних даних потрібно натиснути кнопку Далі, щоб перейти у вікно діалогу.

У цьому вікні діалогу ми можемо сформувати макет (структуру) зведеної таблиці і вказати, яка інформація повинна відображатися в тілі таблиці. Точніше кажучи, мова йде тільки про початковий макеті зведеної таблиці, оскільки після створення таблиці її можна реорганізувати в будь-який час.

Крок 4: вказівка ​​місця для розміщення таблиці

У вікні діалогу, вкажемо місце, де буде розташовуватися зведена таблиця.

Щоб помістити таблицю на новому робочому аркуші, встановимо перемикач Новий аркуш. В іншому випадку встановимо перемикач Існуючий лист і введемо ім'я діапазону на посилання.

Після натискання кнопки Готово Excel майже без зволікання створює зведену таблицю. Якщо таблиця заснована на зовнішніх даних, Excel спочатку виконає запит, а потім побудує зведену таблицю.

Коли виділення знаходиться в межах зведеної таблиці, то за замовчуванням Excel виводить на екран панель інструментів Сводниетабліци. Якщо ми не бачимо цієї панелі інструментів, у меню Сервіс вибираємо команду Настройка та потім встановлюємо прапорець Зведені таблиці.

Excel також дозволяє нам скористатися деякими спеціалізованими засобами які перебувають на панелі інструментів зведеної таблиці.