1.5. Заполнение ячеек

В ячейке может находиться числовое значение, текстовое значение, формула или она может оставаться пустой. Чтобы заполнить ячейку, ее нужно выделить, ввести текст с клавиатуры, по окончании ввода нажать клавишу Enter. В ячейку можно поместить большой фрагмент текста. Если ячейка справа пуста, текст «перетекает» в нее. Если же соседняя ячейка заполнена, текст «обрезается», если он оказывается шире, чем столбец.

Чтобы заполнить ячейки содержимым, также можно использовать операции Копировать – Вставить, Вырезать – Вставить, Перемещение и Автозаполнение. Автозаполнение используется для создания ряда последовательных элементов (например, столбец содержит дату, для этого удобно ввести дату в первую ячейку и применить Автозаполнение, данная операция может быть применена и при вводе формул, если данная формула повторяется в ряде ячеек). Чтобы воспользоваться операцией Автозаполнения нужно выделить первую ячейку с содержимым, подвести указатель мыши в правый нижний угол выделенной ячейки, до появления тонкого черного крестика. Удерживая нажатой левую кнопку мыши, переместить через весь интервал ячеек.

1.6. Типы вводимых данных

При работе в MS Excel необходимо различать три типа вводимой информации: текст, числовые значения и формулу.

Текстовые значения представляют собой комбинации букв и знаков пунктуации или букв и цифр. Все текстовые данные автоматически выравниваются по левому краю ячеек.

Числовые значения бывают количественные (14 единиц), в денежном выражении (140р., $45), в процентном выражении (15%) и дата (30 июля 1995 года) или время (2:00 после полудня). Числовые данные автоматически выравниваются по правому краю ячеек.

При вводе в ячейку денежного значения с символом денежной единицы содержимому ячейки нужно присвоить числовой формат Денежный. При вводе величины в процентах - числовой формат Процентный. При вводе даты - формат Дата. Для того чтобы присвоить числовой формат, нужно выделить ячейку и выбрать числовой формат (команда меню Формат – Ячейки, вкладка Число).

Даты и время в электронной таблице могут использовать в формуле, поэтому лучше придерживаться правил для ввода дат (12/05/05 или 12.05.05) и времени (3:14 или 15:14), иначе программа будет трактовать введенные даты и время как текстовые значения.

2. Действия с элементами таблицы

2.1. Вставка элементов таблицы

Для вставки ячеек следует выделить ячейки, на месте которых будут вставлены новые, и вызвать команду меню Вставка - Ячейки. В появившемся диалоговом окне выбрать тип вставляемого элемента: ячейки, со сдвигом вправо, ячейки, со сдвигом вниз, строку, столбец и щелкнуть ОК.

Для вставки строк или столбцов необходимо выделить строки или столбцы, на месте которых будут вставлены новые, выбрать команду меню Вставка - Строки или Столбцы.

2.2. Удаление элементов таблицы

Для удаления элементов таблицы следует выделить их и выбрать команду меню Правка - Удалить. Столбцы и строки удаляются без запросов, а при удалении ячеек появляется диалоговое окно, в котором необходимо выбрать вариант удаления элемента: ячейки, со сдвигом влево, ячейки, со сдвигом вверх, строку или столбец.