12. Функциональный и процессный подход к управлению. Проектная и матричная структура управления. Функциональный и процессный подходы к управлению

Что такое процесс:

- совокупность разных видов деятельности, которые на входе используют один или более видов ресурсов, и в результате этой деятельности на выходе создается продукт, имеющий ценность для потребителя (Хаммер, Чампи)

Бизнес-процесс – устойчивая целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя.

Процесс = Действие + Объект + начало и окончание

Бизнес-процессы:

• Производство

• Продажа

• Снабжение

• Управляющие

• Развивающие (инвестиционные программы)

• Обслуживающие

Функции – обособленные повторяющиеся виды деятельности, выполняемые на постоянной основе.

Функция – без начала и окончания

Процесс – имеет результат, показатели

Подходы к описанию деятельности:

1. При функциональном подходе к управлению

- перед каждой структурной единицей (сотрудник, отдел, управление) закреплен ряд функций,

- описана область ответственности,

- сформулированы критерии успешной и неуспешной деятельности.

- Как правило, горизонтальные связи между структурными единицами слабы,

- а вертикальные связи по линии «начальник-подчиненный» — сильны.

- Подчиненный отвечает только за порученные ему функции и, возможно, за деятельность своего подразделения в целом.

- Функции и результаты работы параллельных структурных единиц его не очень интересуют.

Ф ункциональный подход наиболее оптимален в тех случаях, когда весь бизнес-процесс (или его значительная часть) сосредоточен в рамках одной структурной единицы.

Например, в случае промышленного предприятия, когда некоторая структурная единица выполняет полный цикл производства и продажи некоторого товара: от закупки сырья до реализации готового продукта. В целом такая схема больше всего подходит предприятиям со стабильными бизнес-процессами, действующим на рынках с низким уровнем конкуренции. К таким рынкам относятся и рынки естественных монополий.

2. При процессном подходе к управлению

- каждая структурная единица обеспечивает выполнение конкретных бизнес-процессов, в которых она участвует.

- Обязанности, область ответственности, критерии успешной деятельности для каждой структурной единицы сформулированы и имеют смысл лишь в контексте конкретного бизнес-процесса.

- Горизонтальные связи между структурными единицами при таком подходе значительно сильнее, чем в случае функционального подхода.

- Вертикальные связи между структурными единицами и по линии «начальник-подчиненный» несколько слабее.

- Сотрудник отвечает не только за свои функции, но и за те бизнес-процессы, в которых он задействован.

- Функции и результат деятельности параллельных структурных единиц, которые участвуют в тех же бизнес-процессах, что и он, для него важны. Возникает взаимная ответственность за результат бизнес-процесса между всеми его участниками.

Есть также:

• Функционально-процессный подход

• Процессно-функциональный подход

Выделить бизнес-процесс – значит:

1. Дать описание существенных характеристик

2. Дать описание порядка исполнения деятельности

3. Обозначить начало и конец

4. Найти владельца

5. Установить требования к результату

Иерархия бизнес-процесса до действий:

Бизнес-процесс -> функция -> операция -> действия

Бизнес-процесс -> подпроцесс -> процедура

Проектирование бизнес-процессов: снизу вверх? Сверху вниз? Правильнее – итеративно

Описание сверху:

1. Основная модель -> действия

2. Сопоставить орг. звенья и бизнес-процессы

3. Наложить количественные показатели на бизнес-процессы

Снизу:

1. Цель описания (перспектива)

2. Задание окружения процесса – с чем связан

3. Набор функций, которые реализуют бизнес-процесс

4. Схематическое представление бизнес-процесса

5. Движение вверх

Основные формы описания бизнес-процессов:

1. Текстовая

2. Табличная

3. Графическая

Методы и стандарты описания бизнес-процессов:

IDEF0 – Integration Definition For Function Modeling – классический метод процессного подхода к управлению.

Концептуальный принцип методологии IDEF – представление любой системы в виде набора взаимодействующих и взаимосвязанных блоков, отображающих процессы, операции, действия.

• Входная стрелка – данные или материальные объекты, которые преобразуются функцией в выход.

• Выходная стрелка – данные или матер. объекты, произведенные функцией. Ввыходные стрелки связываются с правой стороной блока IDEF0.

• Управляющая стрелка – условия, при выполнении которых выход блока будет правильным. Данные или объекты, моделируемые как управления, могут преобразовываться функцией, создающей соответствующий выход. Управляющие стрелки связываются с верхей стороной блока IDEF0.

• Стрелка механизма – отображают механизмы IDEF0, то есть средства, используемые для выполнения функции.

Входные и управляющие стрелки блока, соединяющие его с другими блоками или с внешней средой, описывают условия, которые должны быть выполнены для того, чтобы реализовалась функция, записанная в качестве имени блока.

Буквы I, C, O, M, написанные около несвязанного конца граничной стрелки на дочерней диаграмме идентифицируют стрелку как вход (input), управление (control), выход (output) или механизм (mechanism) в родительском блоке. Буква следует за числом, определяющим относительное положение точки подключения стрелки к родительскому блоку; это положение определяется слева направо или сверху вниз. Например, код «С3», написанный возле граничной стрелки на дочерней диаграмме, указывает, что эта стрелка соответствует третьей (слева) управляющей стрелке родительского блока.

Туннельные стрелки означают, что данные, выраженные этими стрелками, не рассматриваются на родительской диаграмме и на дочерней диаграмме.

Метод SADT (Structured Analysis and Design Technique) – разработан Д. Россом (1969)

1. Верхний уровень модели должен отражать только контекст системы – взаимодействие моделируемого (единственным контекстным процессом) предприятия с внешним миром.

2. На втором уровне модели должны быть отражены основные виды деятельности (тематически сгруппированные бизнес-процессы) предприятия и их взаимосвязи. В случае большого их кол-ва некоторые можно вынести на 3й уровень модели.

3. Дальнейшая декомпозиция до нужной степени детализации

4. Описание элементарной бизнес-операции осуществляется посредством задания алгоритма (действий) ее выполнения.

Самые распространенные проблемы, связанные с документированием процессов:

1. Документов слишком много

2. Недостаточно иллюстраций

3. Документация плохо структурирована

4. Документы неудобны для использования

5. Смешение информации разных видов

6. Документы не разделены на части

7. Трудно быстро найти нужную информацию

8. Документы просто пылятся на полке