7.5 Документооборот

Под документооборотом в бухгалтерском учете понимают порядок и путь прохождения документов по всем инстанциям с момента их составления до сдачи в архив. Документооборот - это движение документов от момента их созда­ния или получения от других организаций до сдачи в архив.

Понятие документооборота включает в себя составление графика документооборота. Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота, который составляется бухгалтером и утверждается руководителем предприятия. График документооборота, устанавливает через какие рабочие места, в какие сроки, и в какой последовательности проходит каждый документ. График документооборота может быть оформлен в виде схемы, графика или перечня работ, с указанием исполнителей и сроков движения документов. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в которой перечисляются документы, относящиеся к сфере его деятельности, и сроки предоставления этих документов. Контроль за выполнением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.

График документооборота позволяет улучшить контроль со стороны бухгалтерии за всей учетной работой организации. При его составлении учитывают требования, предъявляемые к рациональной организации документооборота (требования к графику документооборота): кратчайший путь движения документов, указание конкретных исполнителей, минимальные сроки прохождения по инстанциям.

Этапы документооборота:

1. Составление документа на предприятии или получение со стороны.

2. Проверка документа: по форме (правильность и полнота оформления, устанавливают необходимое количество заполненных реквизитов, наличие и подлинность подписей, чёткость и разборчивость документа), арифметически (таксировка – определяют правильность подсчётов в документе); по существу (устанавливают законность и целесообразность хозяйственных операций – документы, которые противоречат законодательству или установленному порядку приёмки, хранения и расходования денежных средств, ТМЦ, немедленно передаются главному бухгалтеру предприятия для принятия решения).

3. Обработка документа: запись проводок (контировка – запись корреспондирующих счётов по каждой хозяйственной операции), включение первичных документов в сводные учётные регистры;

4. Сдача документа в архив.

Все первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат передаче в архив. До передачи документов в архив они хранятся в бухгалтерии в специальных шкафах или сейфах. Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия. Для сдачи в архив документы подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, переплетаются и подшиваются в папки (дела). На титульном листе указывают наименование организации, название и порядковый номер дела, отчётный период (год, месяц), общее количество листов, срок хранения дела.

Федеральным законом «О бухгалтерском учете» установлены определенные правила и сроки хранения документов в архиве. Например, первичные и учетные документы хранятся в течение 5 лет, инвентаризационная документация, акты проведения ревизии — 3 года, бухгалтерские отчеты и балансы, квартальные балансы — 3 года, годовые — 10 лет, лицевые счета рабочих и служащих — 75 лет и т.д.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, реги­стров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Организация документооборота имеет большое значение, поскольку усиливает контрольные функции учета, ускоряет сроки составления бухгалтерской отчетности, повышает оперативность бухгалтерского учета.