7.4 Учётные регистры и их классификация

Необходимая для отражения на счетах бухгалтерского учёта информация, содержащаяся в первичных документах, обязательно накапливается и систематизируется в регистрах бухгалтерского учёта. Все хозяйственные операции после их отражения в первичных документах должны быть зарегистрированы в определённой последовательности. Регистрацию проводят в специальных таблицах определённой формы, которые называются учётными регистрами.

Учетные регистры – документы (таблицы) для регистрации и группировки хозяйственных операций. Записи в этих таблицах называются учётной регистрацией.

Благодаря регистрации получают необходимые сводные и аналитические данные о движении товарно-материальных ценностей, о происходящих изменениях в составе имущества и источниках, как в целом по предприятию, так и по отдельным подразделениям. Формы и бланки учётных регистров видоизменяются под влиянием НТП, изменением учётной политики, развитием международных стандартов бухгалтерского учёта.

Учётные регистры классифицируются по различным признакам.

1. По внешнему виду:

- бухгалтерские книги – это переплетенные между собой листы, которые объединены в одно целое (имеющие обычно жёсткую обложку). В книгах обеспечивается сохранность информации на достаточно длительное время. Книги менее удобны для учёта одновременно разнообразных операций, т.е. с ней может работать только один человек (есть вероятность возникно­вения различных трудностей в распределении труда между работниками бухгалтерского учета). В бухгалтерии ведутся такие книги как: кассовая книга, книга регистра­ции приходных и расходных ордеров, Главная книга, книги учета основных средств и др.

- карточки – это разграфленные одиночные бланки, одинакового формата, изготовленные из более плотной бумаги (картона). Как правило, карточки предназначаются для ведения аналитического учета по счетам. Карточки хранятся в специальной картотеке по группам и наименованиям средств (для обеспечения быстроты нахождения в картотеке). Преимущество карточек в том, что с ними одновременно могут работать несколько работников. Недостаток – легко доступны для злоупотреблений. В бухгалтерском учете принято вести карточки складского учета материа­лов (для количественного учета товарно-материальных ценностей на складах), инвентарные карточки учета основных средств и др.

- свободные листы – изготовлены из более тонкой бумаги большего формата, обычно открываются на один месяц, хранятся по однородным операциям в отдельных папках. Они содержат большее количество сведений по сравнению с карточками. К свободным листам относятся ведомости, журналы-ордера и т.д.

2. По содержанию:

- синтетические регистры записи ведутся только в денежном выражении с указанием, кроме бухгалтерской проводки, также даты, номера документа, но без пояснительного текста. К ним относятся Главная книга и журналы-ордера.

- аналитические регистры используют для записей по аналитическим счетам. В них указывают номер, дату документа, краткое содержание хозяйственной операции. При этом для учета товарно-материальных ценностей используются денежные и натуральные измерители. К аналитическим регистрам относятся карточки, ведомости, книги (платёжные ведомости, лицевые счета работников, которые содержат сведения о каждом работнике: стаж, время поступления в организацию, продолжительность отпуска, начисленные и удержанные суммы оплаты труда за каждый месяц).

- комбинированные регистры – совмещающие синтетический и аналитический учёт (некоторые виды журналов-ордеров).

3. По характеру записей:

- хронологические регистры используют для записей хозяйственных операций по мере их совершения и поступления документов в бухгалтерию без определенной группировки по счетам. Такие регистры обеспечивают контроль за полнотой бухгалтерских записей и сохранностью поступающих документов. Виды хронологического регистра: регистрационный журнал, книга учета хозяйственных операций, книги покупок и продаж.

- систематические регистры – регистры, в которых документы регистрируются по определенной системе (группировке), они используются для отражения однородных по экономическому содержанию хозяйственных операций. Например, кассовая книга, карточки учёта материалов, инвентаризационная опись ценностей.

- комбинированные регистры сочетают хронологические и систематические записи. Например, в журналах-ордерах записи ведут в разрезе синтетических счетов и в хронологическом порядке.