7.2 Классификация бухгалтерских документов

Бухгалтерские документы классифицируются по нескольким признакам.

1. По месту составления:

- внутренние документы – документы, которые составляются непосредственно на данном предприятии для отражения внутренних операций. Например, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, расчетно-платежные ведомости. Например, выдали деньги из кассы на основании расходного кассового ордера.

- внешние документы – документы, которые поступают на предприятие со стороны (от других физических и юридических лиц: государственных органов, вышестоящих организаций, банков, налоговых органов, от учредителей, поставщиков, покупателей), они заполняются вне пределов данного предприятия, и поступают уже в оформленном виде. Например, счета-фактуры, выписки банка, распоряжения вышестоящих органов.

2. По порядку составления:

- первичный документ – это бухгалтерский документ, который составляется на каждую отдельную операцию в момент ее совершения (или сразу после окончанию операции) и является свидетельством произошедших фактов. Например, приходный кассовый ордер отражает факт поступления денежных средств кассу, накладные, счета-фактуры, платежные поручения, акты на списание основных средств и т.д.

Первичная документация дает начало движению учетной информации, обеспечивает бухгалтерский учет сведениями, необходимыми для сплошного и непрерывного отражения хозяйственной деятельности предприятия. Первичный документ подтверждает юридическую силу произведённой хозяйственной операции.

- сводный документ – это документ, который оформляются на основе ранее составленных первичных документов, путем их обобщения, группировки и систематизации. Например, кассовый отчет кассира, отчёты подотчетных лиц об израсходованной сумме денежных авансов (авансовые отчёты).Применение сводных документов облегчает контроль однородных операций.

3. По способу отражения операций:

- разовые документы – первичный документ, который фиксирует единственную, однократно совершённую операцию. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основой для отражения в бухгалтерском учете. Например, в каждом кассовом ордере, чеке, накладной фиксируют единственную, однократно совершённую операцию.

- накопительные документы – первичный документ, который фиксирует несколько однородных операций по мере их свершения на протяжении некоторого промежутка времени (суток, недели, месяца). В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям. К накопительным документам относятся лимитно-заборные карты, оформляющие многократный отпуск ТМЦ со склада, дневные заработные карты, двухнедельные или месячные наряды на работу (в него последовательно записываются задания и их выполнение, по окончанию месяца наряд закрывается и сдаётся в бухгалтерию, для начисления з/пл).

От сводных документов накопительные отличаются тем, что накопительный – это первичный документ, составленный постепенно, а сводный – составлен на основании первичных документов.

4. По назначению:

- распорядительные документы - разрешают проведение хозяйственных операций (приказы, распоряжения, указания, доверенности). Информация, содержащаяся в них, не отражается в учетных регистрах. Например, доверенность на вождение автомобиля даёт право, данному лицу управлять и пользоваться автомобилем без присутствия хозяина. Распоряжение директора фирмы о необходимости проведения инвентаризации даёт право инвентаризационной комиссии начать проверку.

- оправдательные документы - отражают факт совершения операции, информация, содержащаяся в них, записывается в учетные регистры (чеки, акты приёмки материалов, акты приёмки-выбытия основных средств, накладные, приходные и расходные ордера и т.д

- комбинированные документы - одновременно выполняют функции распорядительных и оправдательных документов (накладные, расчётно-платёжные ведомости на выдачу заработной платы, расходные кассовые ордера, требования на получения материалов со склада). Например, накладная на отпуск материальных ценностей содержит распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической их выдачи и др. Платёжная ведомость содержит разрешение на выплату заработной платы, а также сведения о фактических суммах выплат. Например, расходный кассовый ордер вначале содержит распоряжение о выдаче денег из кассы, а затем после совершения этой операции становится оправдательным документом.

5. По порядку заполнения: документы, составленные вручную и при помощи электронно-вычислительной техники.