Глава 7 Бухгалтерские документы (документация)

7.1 Бухгалтерский документ, сущность, значение и требования к оформлению

В бухгалтерском учете каждая хозяйственная операция в обязательном порядке должна быть оформлена документально. Документ в переводе с латинского означает свидетельство, доказательство, поэтому любая хозяйственная операция оформляется документом, который подтверждает факт ее свершения и делает бухгалтерскую запись юридически законной. Благодаря документу точно известно место, время, объект учета и ответственные лица.

Документ – это письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции или дающее право на её совершение, которое придаёт юридическую силу данным бухгалтерского учета. Бухгалтерскими документами оформляются любые хозяйственные операции в той последовательности, в какой они совершаются, т.е. документирование обес­печивает: сплошной, непрерывный учет всех объектов учета.

Документы являются письменным доказательством при рассмотрении исков и претензий в судах и арбит­ражах. Важную роль документы играют в контроле над сохранностью собственно­сти. Прием и отпуск товарно-материальных ценностей и денежных средств, произ­водимых на основании правильно оформленных документов, предотвращает возможность злоупотребления. Документы принимаются к учету, если они правильно оформлены.

Требования к содержанию и оформлению бухгалтерских документов:

1. Наличие обязательных (основных) реквизитов, которые придают документу юридическую силу:

- наименование документа (справка, акт, приходный кассовый ордер);

- дата составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание операции;

- количественные и стоимостные измерители;

- фамилия и должность лиц, ответственных за свершение хозяйственной операции и правильность оформления;

- личные подписи этих лиц и их расшифровка;

- печати организации, штампы.

2. Документы следует составлять на бланках установленной формы с заполнением всех реквизитов. Если некоторые реквизиты не заполнены, то свободное место прочеркивают.

Единую форму документов в РФ разрабатывают централизовано. Разработка стандартных форм для оформления однородных хозяйственных операций называется унификацией. Унификация форм первичной учетной документации имеет большое значение для совершенствования учета, так как устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности организаций, систематизирует учет, исключает из оборота устаревшие и произвольные формы, способствует рациональной организации учета. В России унифицированы формы кассовых документов, почти все банковские документы, формы отчётности, они обязательны для всех отраслей народного хозяйства. Функции по разработке, утверждению и распространению унифицированных форм документов возложено на Госкомстат России.

3. Записи в документах делают чернилами, шариковой ручкой, на пишущей машинке, принтере, т.е. такими средствами, которые обеспечивают сохранение записей длительное время.

4. В денежных документах сумма указывается цифрами и прописью. В таких документах исправления не допускаются. В остальных документах исправления должны быть подтверждены подписями тех лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

5. Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры написаны чётко и разборчиво.

6. Лица, которые составили и подписали документ, несут ответственность за своевременное и правильное составление, за достоверность данных, за передачу документа в установленные сроки для отра­жения в бухгалтерском учете.