Тема 6. Организация работы с документами

Организация работы с поступающими («входящими») документами. Прием, организация прохождения и порядок исполнения поступающих («входящих») документов. Порядок организации работы с отправляемыми («исходящими») документами. Правила организации работы с внутренними документами. Учет объема документооборота.

Регистрация документов - составная часть технологии организации работы с документами. Цели и основные принципы регистрации документов. Формы регистрации документов и порядок их заполнения. Журнальная форма регистрации. Регистрационно-контрольная карточка. Автоматизированная система регистрации и контроля исполнения документов.

Понятие «номенклатура дел». Назначение и виды номенклатуры дел. Типовая, примерная и конкретная номенклатуры дел. Требования, предъявляемые к составлению и заполнению формы номенклатуры дел организации. Заголовки дел, их систематизация и формулировки в номенклатуре дел. Сроки хранения дел. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации.

Правила формирования различных категорий документов в дела. Ответственность за сохранность документов. Выдача документов для временного пользования при хранении их в структурном подразделении.

Понятие «оформление дела». Основные требования, предъявляемые к оформлению дел. Полное и частичное оформление дел. Подшивка дел. Нумерация листов дела. Составление заверительной надписи, внутренней описи. Оформление обложки дела. Правила передачи дел на хранение в архив. Организация архивного хранения документов.

Содержание контрольной работы

Контрольная работа состоит из двух частей, обязательных для выполнения: теоретической и практической.

Теоретический часть

Каждому студенту предлагается дать ответ на вопросы из приведенного ниже списка вариантов контрольных работ. Вариант выбирается по последней цифре номера зачетной книжки.

0 вариант

1. Документационное обеспечение управления в системе менеджмента организации: его состав и назначение.

2. Назначение, состав и требования к оформлению документации по личному составу (заявление, трудовой договор, приказ по личному составу).

1 вариант

1. Документ в системе документационного обеспечения управления: понятие, функции, классификация. Юридическая сила документа.

2. Обеспечение документооборота в организации: понятие, схемы движения документов в организации.

2 вариант

1. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления.

2. Назначение, состав и требования к оформлению документов личного происхождения (заявление, объяснительная записка, письмо).

3 вариант

1. Система организационно-распорядительной документации (ОРД): классификация и структура.

2. Составление номенклатуры дел в организации.

4 вариант

1. ГОСТ Р 6.30 - 2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: его значение для развития делопроизводства, область применения, общая структура.

2. Деловое письмо: требования к составлению и оформлению. Классификация деловых писем.

5 вариант

1. ГОСТ Р 6.30 - 2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: формуляр-образец управленческого документа, состав и расположение реквизитов.

2. Назначение, состав и требования к оформлению организационно-правовой документации (устав, положение, инструкция).

6 вариант

1. ГОСТ Р 6.30 - 2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: бланки документов.

2. Назначение, порядок разработки, состав и требования к оформлению коллегиальной организационно-распорядительной документации (постановление, решение).

7 вариант

1. ГОСТ Р 6.30 - 2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: требования к оформлению реквизитов.

2. Организация архивного хранения документов.

8 вариант

1. Назначение, порядок разработки, состав и требования к оформлению единоличной организационно-распорядительной документации (приказ по основной деятельности, распоряжение, указание).

2. Организация работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию.

9 вариант

1. Назначение, состав и требования к оформлению информационно-справочной документации (протокол, акт, служебная и докладная записка).

2. Общие требования к тексту делового документа: язык, стиль, структура.