1.2. Розрахунково-касове обслуговування

Касове обслуговування клієнтів і обробка готівки в підрозділах ПУМБ здійснюється в операційних касах: прибуткових, видаткових, прибутково-видаткових касах, вечірніх касах, розташованих в касовому вузлі, який складається з внутрішніх приміщень, касового залу для перебування клієнтів під час проведення касових операцій і боксу інкасації.

Касові операції в ПУМБ здійснюються на підставі Інструкції про касові операції банків в Україні, затвердженої Постановою Правління|постановою НБУ від 14.08.2003 №337. Прийняття готівки і цінностей в операційну касу Банку при виконанні прибуткових касових операцій здійснюється по касових документах. Прийняття національної валюти від клієнтів здійснюється по таких прибуткових касових документах: за заявою на переказ готівки: (додаток 2) (від юридичних осіб для зарахування на власні поточні рахунки; від фізичних осіб для зарахування на поточні, вкладні (депозитні) рахунки); по рахунках на сплату платежів від фізичних осіб на користь юридичних осіб; по прибутковому касовому ордеру (додаток 3) від працівників та клієнтів банків за внутрішньобанківськими операціями, по документах, встановленими відповідною платіжною системою:

По прибутково-видаткових касових ордерах здійснюється оформлення наступних касових операцій в національній і іноземній валюті: прийом готівки, що надійшла від територіальних управлінь НБУ, інших установ банку, інших банків, пунктів обміну валют; Прибутковий позабалансовий ордер використовується для проведення прибуткових касових операцій з цінностями, які враховуються на забалансових рахунках. Оформляються прибуткові касові ордери працівниками ПУМБ за допомогою технічних засобів з вказівкою номера екземпляра в правому верхньому кутку або виписуються з використанням копіювального паперу із заповненням всіх реквізитів. При прийомі готівки від працівників установи банку в ордері наголошується прізвище, ім'я, по батькові платника, назва документа (посвідчення, пропуск) і його номер.

Якщо наданий клієнтом прибутковий документ не заповнений або заповнений з порушенням вимог, то йому пропонується переоформити такий документ або операція не виконується. Прибуткова касова операція не виконується, якщо клієнтом не надані до установи банку документи, які необхідні для виконання окремих операцій з готівкою і цінностями.

Після відповідної перевірки прибуткового касового документа касовий працівник приймає від клієнта (обов'язково в його присутності) готівку таким чином: банкноти шляхом суцільного поаркушного перерахування, монети – за кружками, з перевіркою захисних елементів банкнотів і із застосуванням технічних засобів для визначення достовірності банкнотів, звіряє суму, вказану в прибутковому документі, з сумою, фактично виявленою при перерахунку.

При відповідності суми прийнятій готівці і інших цінностей вказаним в прибутковому касовому документі, касовий працівник підписує його, а квитанцію (другий примірник касового документа) крім того скріпляє печаткою і віддає клієнтові. Квитанція або інший документ, що є підтвердженням про внесення готівки у відповідній платіжній системі, повинні містити: найменування банку, який здійснив касову операцію; дату здійснення касової операції (у разі здійснення касової операції в післяопераційний час - час виконання операції); підпис працівника банку, який прийняв готівку; відбиток печатки(штампу) або електронний підпис працівника банку, засвідчений підписом САБ і тому подібне.

Облік прибуткових операцій, здійснених із застосуванням платіжних і інших карток, формування облікових документів і передача інформації для відображення операцій на відповідних рахунках (рахунку 1001, 1002) здійснюється засобами САБ. Всі операції, що виконуються повинні фіксуватися в протоколі (звіті) роботи САБ у формі, що не допускає зміни його змісту.

Із кас установ ПУМБ готівка видається по таких видаткових касових документах: по грошових чеках, (юридичним особам, їх відокремленим підрозділам), за заявою на видачу готівки ( фізичним і юридичним особам), за документами, встановленими відповідною платіжною системою, за видатковими касовими ордерами.

Видача національної і іноземної валюти по прибутково-видаткових касових ордерах здійснюється для оформлення наступних касових операцій: вивіз надлишків національної валюти до територіальних управлінь НБУ; видачі підкріплень готівкою Установам банку, установам інших банків, пунктам обміну валют; видачі готівки для завантаження банкоматів; для видачі готівки під звіт працівникам банку[6].

Вимоги до заповнення видаткових касових документів аналогічні оформленню прибуткових операцій. У всіх видаткових касових документах наголошується дата фактичного здійснення операції. Для здійснення видаткових касових операцій клієнтом повинні пред'являтися паспорт або документ, що його замінює. Після перевірки касового документа касовий працівник: готує необхідну суму готівки (цінностей); зіставляє підготовлену суму з сумою касового документа; відбиває її на обчислювальній машині; викликає одержувача грошей. Видану з каси Банку готівку клієнт має, не відходячи від каси, перевірити. У разі виявлення клієнтом під час перерахунку готівки недостач або надлишків банкнот (монет) у окремих корінцях (мішечках) у непошкодженій упаковці працівник установи банку , під контролем якого здійснювалося перерахунок, перевіряє всю отриману цим клієнтом готівку, і у разі підтвердження розбіжностей, складає відповідний Акт про розбіжності в двох екземплярах, що затверджується підписами всіх осіб, які були присутні під час перерахунку. Виявлена клієнтом під час перерахування готівки сума недостачі відшкодовується одержувачеві готівки з операційної каси установи банку, а її надлишок зараховується до операційної каси.

Облік видаткових касових операцій здійснюється на рахунках 1001, 1002. По кредиту рахунків 1001 і 1002 проводяться суми, видані з кас на підставі відповідних первинних документів.

При звірці залишку операційної каси в ПУМБ касовий працівник підраховує суми приходу і видатку по наявних касових документах, по яких здійснювалися операції, підраховує суму готівки, яка підлягає здачі завідуючому касою, і складає довідки касира (у ручну або за допомогою комп'ютерної техніки). Довідки касира складаються (окремо по операціях здійсненими в операційний час і окремо по операціях, здійсненими у вечірній касі) - одна в національній і одна в іноземній валюті. Оформлені належним чином довідки касовий працівник звіряє з даними бухгалтерського обліку (касовий журнал) і фактичним залишком готівки в касі. Після звірки з касовими журналами по приходу і видатку операційних працівників (контролерів), підтверджуються взаємними підписами. Завідуючий касою, після одержання від касових працівників готівки (цінностей), реєстрів, звітів, касових документів і доповнень до них, перевіряє їх відповідність довідкам касирів, а потім здійснює закриття каси.

Емісійне регулювання касових залишків передбачає управління розмірами залишків готівки, що знаходяться в касі після операційного дня. Існує спеціальна методика емпіричного розрахунку лімітів каси банка, за допомогою якої визначають скільки готівки вимагається банку для нормального виконання своїх операцій. Здійснюється також прогнозний розрахунок надходження і видачі готівки з каси. Якщо у банку виникає надлишок готівки, він може продати його іншому банку або філії/відділенню в своїй системі. Якщо ж банк відчуває брак коштів, то можлива купівля готівки в іншому банку або підкріплення каси в НБУ.

Облік емісійних операцій здійснюється за допомогою використання балансових рахунків класу 1. При продажу або вилученні готівки відповідні суми списуються по кредиту рахунків 1001 «Банкноти і монети в касі банку», 1002 «Банкноти і монети в касі відділень банку» на рахунок 1007 «Банкноти і монети в дорозі», а при отриманні даних коштів одержувачем списуються і з цього рахунку. При оприбутковуванні готівки відповідні суми зараховуються по дебету рахунків 1001 і 1002.

Операції підкріплення готівкою операційних кас установ ПУМБ і реалізації її надлишків можуть здійснюватися як між установами банку, тобто на внутрішньо-системному ринку, так і на міжбанківському ринку, у тому числі і з територіальними управліннями Національного банку України. Всі операції переміщення готівки між власними філіями і відділеннями Банку, установами інших банків і територіальними управліннями НБУ реєструються в обов'язковому порядку у внутрішньо-системному програмному комплексі „Біржа наявних ресурсів" (далі – внутрішньо-системний ПК).

Підкріплення територіальними управліннями НБУ філій ПУМБ національною валютою, здача до них національної валюти, зокрема не придатних до звернення банкнотів (монет), здійснюється на підставі договорів про касове обслуговування, якими повинен визначатися порядок здачі національної валюти, зокрема доставленою власною службою інкасації і перевезення цінностей філії банку, з урахуванням технічних можливостей відповідного територіального управління.

Готівка, відіслана установам банку, враховується на балансовому рахунку 1007 „Банкноти і монети в дорозі до отримання від установ - одержувачів готівки повідомлень про її отримання, які застосовуються у внутрішньо-системному ПК. Установи Банку - одержувачі готівки повідомлення про її отримання посилають філіям - відправникам готівки внутрішньо-системним ПК в день оприбуткування готівки в операційну касу і відображення її в обліку по відповідних рахунках (дебету 1001 або 1002). Філії банку - відправники готівки повинні списати готівку з балансового рахунку 1007 „Банкноти і монети в дорозі" в день отримання повідомлення про отримання готівки. Видача готівки тією установою банку, що передає готівку іншій установі банку проводиться по прибутково-видатковому касовому ордеру і довіреністю (при необхідності - описом цінностей). У разі відправлення готівки через службу перевезення цінностей і інкасації територіальних управлінь - по прибутково-видатковому касою ордеру, дорученням і описом цінностей.