1.3 Характеристика документів, які використовуються на підприємстві тов «Лакомка»

Статут - це офіційно зареєстрований документ, який визначає форму власності підприємства, сферу його діяльності, спосіб управління та контролю, порядок утворення майна підприємства та розподілу прибутку, порядок реорганізації та інші положення, які регламентують діяльність юридичної особи. Статут підприємства - це його мала конституція, його основний закон (Додаток №___).

Установчий договір - це угода (договір), яка укладається між двома або кількома засновниками щодо створення підприємства (фірми) певним шляхом, суть установчого договору полягає в тому, що він є одним із різновидів згоди про спільну господарську діяльність з утворенням самостійної юридичної особи.

В установчому договорі визначаються предмет угоди, назва та юридична адреса підприємства (фірми), статутний фонд, відповідальність засновників та інші умови функціонування підприємства (фірми). Зміст установчого договору - об’єднання майна (капіталів) і підприємницьких зусиль з метою отримання прибутку. Тому головним для установчого договору є визначення всіх параметрів взаємовідносин між учасниками фірми, насамперед майнового та організаційного характеру.

Установчий договір набирає сили з моменту його підписання всіма засновниками (учасниками) фірми (Додаток №___).

Структура підприємства - це його внутрішній устрій, який характеризує склад підрозділів та систему зв'язків, підпорядкованості та взаємодій між ними. У практиці господарювання виділяють загальну, виробничу та організаційну структуру управління (Додаток №___).

Посадова інструкція — це документ, що визначає підпорядкованість державного службовця, його конкретні завдання та обов’язки, права та відповідальність, є організаційно-правовим документом, що регламентує повноваження та обов’язки працівника.

Посадова інструкція — документ, що видається з метою регламентації організаційно-правового статусу працівника, його конкретних завдань та обов’язків, прав, відповідальності, забезпечує умови для його ефективної роботи.

Посадова інструкція — це документ, який визначає певний перелік посадових обов’язків, завдань, прав, повноважень, відповідальності, що покладаються на працівника, посаду якого передбачено штатним розписом (Додаток №___).

Штатний розклад - документ, що встановлює структуру, штатний склад і штатну чисельність організації відповідно до її Статуту (Положення).

Штатний розклад готується відповідно до уніфікованої форми Т-2 і містить перелік структурних підрозділів, посад, зведення про кількість штатних одиниць, посадові оклади, надбавки і місячний фонд заробітної плати.

Підписує штатний розклад заступник керівника підприємства, візує головний бухгалтер, затверджується наказом (розпорядженням) керівника організації або уповноваженою ним особою (Додаток №___).

Заява – це офіційний документ що містить повідомлення в письмовій формі. Заява містить найчастіше пропозиції, скарги або прохання якої-небудь людини, адресовані або організації, або посадовій особі (Додаток №___).

Автобіографія — це документ, у якому особа, що скла­дає його, подає опис свого життя та діяльності в хро­нологічній послідовності.

Автобіографія має бути вичерпною й лаконічною, може писатися від руки або з використанням технічних засобів (Додаток №___).

Трудова книжка – це основний документ про трудову діяльність працівника, який підтверджує страж роботи, а також дає змогу власнику при прийнятті на роботу мати уяву про досвід роботи працівника (Додаток №__).

Наказ — це розпорядчий документ, який видається керівником установи (структурного підрозділу) на правах єдиноначальності та в межах своєї компетен­ції, обов’язковий для виконання підлеглими (Додаток №___).

Агенту з постачання для здійснення успішної роботи необхідно володіти свіжою достовірною інформацією.

Інформацію, що стосується комерційних інтересів, фінансової діяльності, ділових планів, клієнтів, маркетингу даного підприємства та ін. відносять до типу комерційної таємниці, яка підлягає захисту та охороні.

Носієм комерційної таємниці є керівник підприємства, який діє виходячи не тільки з-за принципів своєї безпеки, але й виробничої користі.

Умовам ринку потрібна торгівельна реклама продукції, тому надмірне засекречення комерційної таємниці може призвести до зниження прибутків.

Для того, щоб запобігти розсекреченню комерційної таємниці директор підприємства укладає з працівниками, для роботи яких вона необхідна, контракт про нерозголошення комерційної таємниці, в якому передбачаються заходи покарань в разі витоку комерційної інформації чи її розповсюдження (Додаток №___).

Працівники, під час прийняття на роботу та періодично, повинні проходити на підприємстві інструктажі з питань охорони праці, надання першої медичної допомоги потерпілим від нещасних випадків, а також з правил поведінки та дій у разі виникнення аварійних ситуацій, пожеж і стихійних лих.

Вступний інструктаж проводиться спеціалістом служби охорони праці або іншим фахівцем відповідно до наказу (розпорядження) по підприємству, який в установленому Типовим положенням порядку пройшов навчання і перевірку знань з питань охорони праці.

Вступний інструктаж проводиться в кабінеті охорони праці або в приміщенні, що спеціально для цього обладнано, з використанням сучасних технічних засобів навчання, навчальних та наочних посібників за програмою, розробленою службою охорони праці з урахуванням особливостей виробництва. Запис про проведення вступного інструктажу робиться в журналі реєстрації вступного інструктажу з питань охорони праці, який зберігається службою охорони праці або працівником, що відповідає за проведення вступного інструктажу, а також у наказі про прийняття працівника на роботу (Додаток №___).

Договір купівлі-продажу - договір, за яким продавець зобов’язується передати майно у власність покупцеві, а покупець зобов’язується прийняти майно і сплатити за нього певну грошову суму (Додаток №___).

Специфікація - документ, в якому характеризуються основні ознаки тієї чи іншої речі, переданої за договором. В якості речі може виступати майно (в т.ч. і нерухоме), товар, тара і т.д.

Специфікація - додаток до договору, що має юридичну силу і що є невід'ємною частиною договору. Вид специфікації залежить від характеристик перераховуються об'єктів і визначається індивідуально в кожному конкретному випадку. У договорі обов'язково має бути зазначене посилання на специфікацію (Додаток №___).

Замовлення ­– це документ торгової організації, що відображає потребу в товарах і повідомляє їх розгорнутий асортимент, кількість, ціну та ін.

Замовлення оформлюється на основі прайс-листа або каталогу тієї фірми, по якій ми замовляємо товар, на фірмовому бланку підприємства

(Додаток №___).

Рахунок – це документ, який продавець виписує покупцю в бухгалтерії. Він засвідчує суму замовлення, що підлягає оплаті разом із сумою упакування, транспортування та сумою ПДВ (Додаток №___).

Платіжне доручення – це документ-розпорядження банку на переведення визначеної суми грошей з рахунку покупця на рахунок продавця. Платіжне доручення використовується підприємством для розрахунків за товарну продукцію, виконані роботи або надані послуги, розрахунки з бюджетом, органом соціального страхування та ін. У ньому, крім суми, що підлягає перерахуванню обов’язково вказують їх призначення

(Додаток №___).

Накладна – це документ, яким засвідчується кількість та найменування товарів, що постачаються. Також це основний документ, що слугує оформленням факту прийому товарів від постачальника та їх оприбуткуванню (Додаток №___).

Податкова накладна – це документ, що підтверджує сплату покупцем суми єдиного податку. Податкова накладна підписується уповноваженою платником особою та скріплюється печаткою (Додаток №___).

Довіреність – це письмове повноваження на отримання товарів поза межами торгового підприємства (Додаток №___).

Товарно-транспортна накладна – це основний документ в автомобільних перевезеннях. Цей документ виконує такі функції:

• договору перевезення;

• товаро-супровідного документу;

• розписки перевізника.

Товарно-транспортна накладна складається відправником в 4-х екземплярах (2 екз. – для перевізника, 1 екз. – для продавця, 1 екз. – для покупця). Підписується відправником та перевізником (Додаток №___).

Сертифікат відповідності — документ, що виданий для підтвердження того, що продукція, система якості, система управління якістю, система управління довкіллям, персонал відповідає встановленим вимогам конкретного стандарту чи іншого нормативного документу, визначеного чинним законодавством.

Сертифікат відповідності є юридичним документом, який видається Заявнику уповноваженим органом з сертифікації, який і відповідає за достовірність інформації наведеної в сертифікаті (Додаток №___).

Товарний звіт – це документ, що відображає рух товарних цінностей у торгівельному підприємстві.

Складається на підставі прибуткових та видаткових документів. У товарному звіті вказується матеріально відповідальна особа, дата, номер

Складається 1 раз кожного дня, якщо приход товару великий, а якщо ні, тоді – 1 раз на 3 дні (Додаток №___).

Картка складського обліку заводиться на підставі накладних після отримання товару на кожне найменування (Додаток №___).

Форма 3-торг – документ статистичної звітності. Форма 3-торг звітує про товарообіг товару. Представляється для статистичного звіту, щоб було видно скільки товару покупається, реалізується, залишається. Вказується артикульний номер товару, найменування, ціна закупочна, одиниці виміру, кількість, сума, скільки замовлено та фактично получено, підводиться підсумок (Додаток №___).

Розділ 2