Етапи проведення тендерів

Підготовка торгів, представлення пропозицій учасникам, вибір постачальника, підпис контракту.

Процедура підготовки тендерів може складатися із 2-х етапів. Спочатку ведеться пошук і відбір одного або декіль­кох контрагентів шляхом інформування про наміри проведення торгів. На цій стадії, аналізуючи заповнені анкети бажаючих взяти участь в торгах продавців, замовники розглядають технічні і фінансові можливості заяв­ників і обирають найбільш прийнятний варіант.

Потім вибирають оферентів (постачальників), яким посилають офіційний запит. Запит складається із письмового звернення замовника до оферента і тендерної документації.

Учасники торгів повинні мати гарантію банку або страхової компа­нії. Конкурентна боротьба забезпечує замовнику (покупцю) найбільш ви­гідні для нього комерційні умови, оптимальні строки виконання робіт чи надання послуг.

Інформація щодо процедури торгів, на підставі якої замов­ник торгів готує звіт про їх результати, повинна зберігатися замовником торгів протягом трьох років і обов'язково містити:

а) стислий опис продукції, яка є об'єктом закупівлі;

б) найменування і адресу постачальників (підрядників), що подали тендерні пропозиції, заявки на участь у попередній кваліфікації та на­ йменування і адресу постачальника, з яким укладено договір на закупів­ лю, а також ціну цього договору;

в) відомості про кваліфікацію постачальників, що подали тендерні пропозиції, заявки на участь у попередній кваліфікації, або запис про від­ сутність таких відомостей;

г) ціну та стислий опис інших основних умов кожної тендерної про­ позиції і договору на закупівлю.

Процедура підготовки та проведення тендерів

Запрошення на торги має бути опубліковано за­мовником торгів у вітчизняній та іноземній пресі, зокрема, в технічних журналах, які поширюються за міжнародними каталогами. У разі потреби замовник торгів може також зробити оголошення про їх проведення через радіо або телебачення.

Запрошення на торги повинно обов'язково містити інформацію про:

а) найменування та адресу замовника торгів;

б) спосіб проведення торгів, характер, кількість та місце доставки товарів або надання послуг чи характер та місце проведення робіт;

в) бажаний або граничний термін поставки товарів, надання послуг або виконання робіт;

г) спосіб і місце отримання тендерних документів;

д) розмір плати за тендерні документи, якщо таку плату встановле­но замовником торгів;

е) валюту та умови оплати тендерних документів;

є) мову (мови), якою (якими) тендерні документи можуть бути пе­редані учасникам;

ж) місце та кінцевий термін подання тендерних пропозицій;

з) бажаний або граничний термін отримання тендерних документів;

і) джерело фінансування закупівель.

Замовник торгів повинен подати постачальникам (підрядникам) тендерні документи згідно з процедурами і вимогами, зазначеними у за­прошенні на торги. Плата, яку вправі вимагати замовник торгів за тендерні документи, може відображати тільки витрати, безпосередньо пов'язані з їх підготовкою, друкуванням та відправленням постачальнику.

Тендерні документи повинні містити такі необхідні умови:

- інструкцію для постачальників (підрядників), яка у свою чергу повинна містити установлені замовником умови проведення торгів та ви­моги до складання і подання тендерних пропозицій;

- інформацію про характер та необхідні технічні і якісні характе­ристики продукції, що закуповується, у тому числі відповідні технічні спе­цифікації, плани, креслення, малюнки; кількість товару; місце, де мають бути здійсненні роботи; допоміжні послуги, що мають бути надані; бажані або граничні терміни, якщо такі передбачені для поставки товарів, вико­нання робіт або надання послуг;

- критерії, які використовуватимуться замовником торгів під час визначення найкращої тендерної пропозиції;

- основні умови договору на закупівлю в тій частині, у якій вони відомі замовнику торгів, і його проект, якщо такий є і в подальшому може бути підписаний сторонами;

- якщо допускаються альтернативні характеристики продукції або інші вимоги до неї - заяву з цього приводу та спосіб оцінки і зістав­лення альтернативних тендерних пропозицій;

- методику розрахунку ціни тендерної пропозиції та зазначення ціни тендерної пропозиції, включаючи її елементи, крім вартості самих товарів і робіт, наприклад, витрати на транспортування, страхування, за­вантаження, розвантаження тощо;

- найменування валюти (валют), в якій (яких) має бути розрахо­вана та зазначена ціна тендерної пропозиції;

- зазначення мови (мов), якою (якими) мають бути складені тен­дерні пропозиції;

- вимоги замовника торгів до умов тендерного забезпечення, яке має бути надане постачальниками (підрядниками);

- підстави і терміни повернення тендерного забезпечення та під­стави неповернення тендерного забезпечення тощо.

Постачальники після отримання і вивчення тендерних документів підготовляють і надсилають на адресу замовника тендерні пропозиції.

Тендерні пропозиції мають бути підписані та подаватися постача­льником у письмовій формі в запечатаному конверті або в будь-якій іншій формі, зазначеній в тендерних документах.

На запит постачальника замовник торгів повинен підтверди­ти отримання його тендерної пропозиції із зазначенням дати і часу. Тендерна пропозиція обов'язково супроводжується документом, що підтверджує внесення тендерного забезпечення.