Умовна класифікація ділових паперів

№

Ознаки класифікації

Групи документів

1.

За найменуванням

Заява, лист, телеграма, довідка, протокол тощо.

2.

За походженням

Службові та особисті.

3.

За місцем виникнення

Внутрішні, зовнішні.

4.

За призначенням

Щодо особового складу, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, організаційні, розпорядчі.

5.

За напрямом

Вхідні, вихідні.

6.

За формою

Стандартні, індивідуальні.

7.

За терміном виконання

Звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові.

8.

За ступенем гласності

Для загального користування, службового, таємні, цілком таємні.

9.

За стадіями створення

Оригінали, копії. Різновидами копії є відпуск (повна копія відправленого із установи документа, який залишається у відправника), дублікат (другий примірник документа, що видається у зв’язку із втратою оригіналу), витяг (відтворення частини документа).

10.

За складністю

Прості (відображають одне питання), складні – декілька.

11.

За терміном зберігання

Тимчасового (до 10 років), тривалого (понад 10 років), постійного.

12.

За технікою відтворення

Рукописні, відтворені механічним способом, комп’ютерний набір.

13.

За носієм інформації

На папері, диску, дискеті, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці, дискеті.

14.

За юридичною силою

Справжні та підробні

15.

За змістом і спеціалізацією

Загальні, з адміністративних питань, з питань планування діяльності, з питань підготовки та розподілу кадрів, спеціалізовані з фінансово-розрахункових і комерційних питань.

Призначення

(спеціалізація)

Назва

(найменування)

Організаційні документи

Положення, статут, інструкція, правила

Розпорядчі документи

Постанова, ухвала, розпорядження, накази та витяги з них, вказівки

Довідково-інформаційні документи

Акти, відзиви, висновки, довідки, доповіді, службові, доповідні та пояснювальні записки, запрошення (повідомлення), пропозиції, звіти, огляди, плани робіт, оголошення, протоколи та витяги з них, службові листи, телеграми, факси, телефонограми

Документи з кадрово-контрактових питань

Автобіографії, заяви, контракти, особові листки, угоди

Особисті офіційні документи

Характеристики, доручення, заповіти, заяви посвідчення, розписки, списки, переліки

Спеціалізована документація

Документи з господарсько-договірної діяльності

Договори на: постачання, підряду, матеріальну відповідальність, спільну діяльність, оренди; договори щодо створення нових форм господарювання; господарські договори в науковій діяльності; про взаємовідносини підприємств і банку

Документи з посередницької діяльності

Договори про надання посередницьких послуг, договір про інформаційне обслуговування

Документи з господарсько-претензійної діяльності

Протоколи розбіжностей до договорів, комерційні акти, претензійні листи, позовні заяви

Документи в банківській діяльності

Договір на здійснення кредитно-розрахункового обслуговування, договір на депозитний вклад, кредитний договір, договір про спільну діяльність, договір лізингу, договір про пайовий внесок

Обліково-фінансові документи

Акт, відмова від акцепту, відомість, гарантійний лист, заява-зобов′язання, заявка, квитанція, накладна, оформлення відкриття рахунка в банку, заява, картка із зразками підписів, чекові книжки, реєстр чеків, платіжне доручення

Документи з організації зовнішньоекономічної діяльності

Контракти, додаток (до контракту), запис бесіди, протокол намірів, договір, статут

Документи в рекламній діяльності

Договір, угода