3. Организация и координация.

Организация – функция управления, задачей которой является формирование структуры организации, а также обеспечение намеченных к выполнению работ всем необходимым для достижения намеченных целей. Эта функция предполагает конкретизацию задач, определение объема работ и необходимых ресурсов, распределение ответственности и делегирование полномочий, обеспечение взаимодействия исполнителей и выработка методов контроля за достижением запланированных результатов. Она основывается на стратегии организации и должна создать эффективный механизм реализации этой стратегии – через оптимальное взаимодействие с внешней средой, рациональное распределение усилий сотрудников, максимально полное удовлетворение потребностей клиентов и, наконец, достижение целей существования организации.

В жизни, конечно, не всегда получается так гладко, как на бумаге. Реализация этой функции часто приводит к пересмотру и изменению организационной структуры (См. Лекцию 2) уже в ходе работы для приведения ее в соответствие с новыми реалиями (изменение задач, возникновение новых или расширение/сокращение старых направлений деятельности, изменение в обеспеченности ресурсами и т.д.). Таким образом, в реальной жизни менеджер должен подходить к организации и координации деятельности творчески, воспринимая принятые ранее решения не как догму, а как руководство к действию.

INCLUDEPICTURE \d \z "Gif1.gif"

Схема 1. Организующая составляющая менеджмента

Эта упрощенная схема описывает организационную составляющую деятельности менеджера. Сверху вниз уточняется понимание стоящих перед каждым уровнем задач, детализируется объем работ, делегируются полномочия и ответственность, конкретизируются ожидаемые результаты. Кроме того, менеджер каждого уровня определяет и обеспечивает необходимые для выполнения работ ресурсы. Снизу вверх поступает информация об использовании выделенных ресурсов и достижении заранее определенных результатов.

Пример: Реализация обучающей программы для школьников-добровольцев по оказанию социальной помощи пожилым людям. Менеджер по проекту определяет несколько основных этапов проекта; внутри каждого этапа он разделяет работы на блоки. Например, в случае выполнения проекта по проведению обучающей программы каждый из функциональных этапов состоит из подбора тренеров, разработки повестки дня соответствующего обучающего модуля, отбора и приглашения участников, определения места и дат проведения обучающего мероприятия, собственно обучения и получения обратной связи от участников и тренеров. Далее менеджер должен сформировать рабочую группу/команду, ответственную за выполнение работ по каждому из сегментов. Если работа по разным блокам ведется параллельно (например, учебные модули ориентированы на разные группы участников и проводятся одновременно), то таких групп может быть несколько. В каждой группе определяется руководитель. В процессе реализации проекта руководители групп действуют самостоятельно, определяют график работ, проигрывают различные сценарии "что-если" для выбора оптимального варианта выполнения работ по своему блоку и при необходимости пересматривают запланированный ход работ, распределяют обязанности и полномочия внутри группы, проверяют, насколько хорошо работают подчиненные. Менеджер проекта контролирует не только его сроки и бюджет, но и необходимость привлечения дополнительных средств.

Вместе с тем организация неотделима от координации – то есть обеспечения взаимодействия с другими подразделениями/проектами/направлениями работы в той же организации .

INCLUDEPICTURE \d \z "Gif2.gif"

Схема 2. Координирующая составляющая менеджмента

Для обеспечения согласованности работы всех звеньев организации используются все возможные в рамках данной организации средства коммуникации – от неформальных контактов, регулярных собраний, совещаний, планерок до отчетов, докладных записок и аналитических материалов.

Естественно, организация и координация работ не могут идти стихийно и должны оформляться в виде соответствующей организационной структуры, политики организации, набора, правил, процедур, инструкций и т.д.

Политика – общее руководство для действий и принятия решений, которое облегчает достижение целей. Политика обычно формулируется руководителями организации на длительный период времени. Процедура – описание действий, которые следует предпринять в конкретной ситуации. По существу, это запрограммированное решение, которое исключает необходимость «заново изобретать колесо». Процедуры рассчитаны на ситуации, в которых имеет место последовательность действий. Правило определяет, что должно быть сделано в специфической конкретной ситуации. Правило рассчитано на регулирование конкретного и ограниченного вопроса (например, рабочий день – с 9:00 до 18:00).

Вместе с тем управление – это всегда творческий процесс. И принимаемые правила, процедуры и пр. должны помогать сделать управление более эффективным – но ни в коем случае не ограничивать, а уж тем более не мешать достижению максимальной эффективности.

Существуют пять основных элементов для повышения эффективности труда работника управления (HYPERLINK \l "3"3).

1. Эффективные менеджеры должны знать, на что они расходуют свое время. Умение контролировать свое время является важнейшим элементом производительной работы.

2. Эффективные менеджеры должны ориентироваться на достижения, выходящие за рамки своих организаций. Им следует быть нацеленными не на выполнение работы как таковой, а на конечный результат. Хороший управляющий, прежде чем приступить к выполнению того или иного задания, задает себе вопрос: "Каких результатов я должен достичь?" Сам процесс работы и ее методы отходят для него на второй план.

3. Эффективные менеджеры должны строить свою деятельность на преимущественных, сильных качествах, как собственных, так и руководителей, коллег и подчиненных, а также обязаны отыскивать положительные моменты в конкретных ситуациях. Им не следует опираться на то, что ненадежно. Нельзя начинать работу с решения нереальных на данный момент задач.

4. Эффективные менеджеры концентрируют свое внимание на нескольких важнейших участках, в которых исполнение поставленных заданий принесет наиболее ощутимые результаты. Они должны научиться устанавливать приоритетные направления работ и не отклоняться в их выполнении. Собственно, вся их деятельность должна состоять из выполнения именно приоритетных заданий - обязан заниматься лишь главным. Пустая трата сил и времени приводит к самым отрицательным результатам.

5. Наконец, эффективные менеджеры должны принимать эффективные решения. А это прежде всего вопрос системности, то есть процесс выполнения задания должен проходить в нужной последовательности. Следует помнить, что эффективное решение - это всегда суждение, основанное, скорее, на "несовпадении мнений", чем на "согласованности по фактам". Чрезмерная поспешность ведет к принятию неверных решений. Решений должно быть немного, но все они должны быть фундаментальными. В принятии решений нужно руководствоваться верной стратегией, а не сиюминутными тактическими соображениями.